Een evenement verhuizen betekent niet opnieuw beginnen. Het evenementenplatform AttendBeacon leest de bestanden die Eventbrite je geeft en bouwt de structuur van je evenement opnieuw op: tickettypes, prijzen, vragen en, als je dat wilt, de mensen. Er wordt niets aangemaakt tot je op Evenement bouwen drukt, en niemand krijgt een mail.
Twijfel je nog over overstappen? Dan kun je ook tickets blijven verkopen via Eventbrite en de rest hier regelen. Die mogelijkheid staat aan het eind.
Voordat je begint
- Kies welk evenement je verhuist. Een komend evenement wordt een concept. Een evenement dat al voorbij is, kan meekomen als eerdere editie, zodat de rapporten van volgend jaar ermee kunnen vergelijken.
- Zorg dat je de gegevens van deelnemers mag overdragen. Jouw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Volgens het privacybeleid van Eventbrite ontvangen organisatoren de gegevens die deelnemers invullen en mogen ze die gebruiken. Ze verhuizen naar het systeem waarmee je het evenement organiseert, past bij dat doel. Ze voor iets anders gebruiken misschien niet.
- Houd je Mollie- of Stripe-account bij de hand als je tickets verkoopt in AttendBeacon. Het geld van tickets gaat direct naar je eigen account.
Stap 1: exporteren uit Eventbrite
Op de helppagina over het rapport Attendees staan de stappen voor één evenement:
- Open het dashboard van je evenement.
- Ga naar Reporting en kies Event reports.
- Kies Attendees.
- Kies CSV of Excel als bestandstype.
- Download het bestand op het tabblad Exports.
Voor meer details exporteer je op dezelfde plek nog twee rapporten:
- Het rapport Orders, voor de besteldata en totalen.
- De antwoorden op je eigen vragen, onder Attendees, als je kopers vragen stelde.
Heb je een programma met sprekers? Neem dat bestand ook mee: een export uit Sessionize, een agendabestand of je eigen spreadsheet. Zie importeren uit Sessionize.
Stap 2: breng je evenement over
Ga in je werkruimte van AttendBeacon naar Evenementen, kies Nieuw evenement en dan Breng je evenement over.
- Upload de bestanden. CSV, TSV, Excel, JSON en agendabestanden werken, tot 20 bestanden van 50 MB. De import herkent de deelnemersexport van Eventbrite aan de kolommen en koppelt ze voor je. Een tabel die hij niet herkent, wacht tot jij zegt wat erin staat.
- Controleer wat we vonden. Tickettypes en prijzen, kortingscodes, vragen, het programma en de sprekers. Kolommen die geen standaardveld zijn, zoals je eigen vragen, worden registratievragen. De kosten, barcodes en links van Eventbrite blijven achter.
- Naam, data en valuta. Prijzen blijven de getallen uit de bestanden, in de valuta die je kiest. Ze worden nooit omgerekend.
- De mensen. Jij besluit of je ze importeert, nadat je hebt bevestigd dat dat mag. Hun bestellingen worden vastgelegd als elders betaald, met hun totalen, zodat je rapporten en budget de opbrengst laten zien. Toestemmingsvakjes worden nooit geïmporteerd: niemand vinkte die van jou aan bij Eventbrite.
- Evenement bouwen. Een komend evenement wordt als concept gebouwd. Er wordt niets gepubliceerd en niemand krijgt een mail.
De geüploade bestanden worden verwijderd zodra het evenement is gebouwd, of na een dag als je stopt.
Eerdere edities
Is het evenement al voorbij? Zet dan "Deze editie is al geweest" aan. Het wordt gebouwd als gesloten evenement met de deelnemers en hun check-ins, zodat rapporten en het budget de volgende editie ermee kunnen vergelijken.
Een eerdere editie is geschiedenis. Alle mensen worden geïmporteerd, gratis, wat de grens van 1.000 deelnemers van AttendBeacon ook is. Open je de registratie later opnieuw en zit het evenement boven die grens, dan is eerst de licentie nodig.
Stap 3: voordat je live gaat
- Controleer het concept. Tickettypes, prijzen, verkoopdata en vragen. Gebruikten de bestanden codes zonder te zeggen welke korting erbij hoort, geef elke code dan zijn korting.
- Betalingen. Koppel je Mollie- of Stripe-account, zodat nieuwe kopers jou direct betalen.
- Publiceer als je er klaar voor bent.
- Tickets sturen. De mensen die je importeerde, hebben nog geen ticket van AttendBeacon in hun mailbox. Voor een gepubliceerd evenement stuur je ze eenmalig hun tickets, wanneer jij kiest. Vertel ze eerst dat het evenement is verhuisd, en waarom.
Gebruik daarna wat Eventbrite niet voor je deed: inchecken met elke telefoon, de evenementenapp zonder app store, badges en het programma.
Of blijf verkopen via Eventbrite
Je hoeft de ticketverkoop niet te verhuizen. Onder Integraties › Ticketverkoop haalt een live koppeling bestellingen van Eventbrite binnen in AttendBeacon zodra ze binnenkomen. Je blijft verkopen via Eventbrite, en regelt de deur, de app, badges en netwerken hier.
De koppeling is nieuw en heeft nog niet gedraaid met een echt Eventbrite-account. Probeer hem eerst op een klein evenement.
Wat het kost
Importeren zit erbij. Een evenement waar elk ticket gratis is, is altijd gratis. Elk ander evenement is gratis tot 1.000 deelnemers; daarboven kost een eenmalige licentie €500 per evenement, exclusief btw. Zie de prijzen, de vergelijking met Eventbrite en de rekenhulp voor ticketkosten.
Je Eventbrite-account sluiten
Alleen als je het zeker weet. Op de helppagina van Eventbrite staat hoe, en wanneer dat nog niet kan, bijvoorbeeld zolang je gepubliceerde evenementen of recente uitbetalingen hebt.
Eventbrite is een handelsmerk van de eigenaar. AttendBeacon staat los van Eventbrite en is er niet aan verbonden, niet door gesponsord en niet door onderschreven.