Att flytta ett evenemang innebär inte att börja om. Evenemangsplattformen AttendBeacon läser filerna som Eventbrite ger dig och bygger upp strukturen i ditt evenemang igen: biljettyper, priser, frågor och, om du vill, deltagarna. Inget skapas förrän du trycker på Bygg evenemanget, och ingen får mejl.
Är du inte säker på att du vill flytta än kan du också fortsätta sälja på Eventbrite och sköta resten här. Det alternativet finns i slutet.
Innan du börjar
- Bestäm vilket evenemang du flyttar. Ett kommande evenemang blir ett utkast. Ett evenemang som redan har ägt rum kan följa med som en tidigare upplaga, så att nästa års rapporter kan jämföra med det.
- Se till att du får lämna över deltagarnas uppgifter. Din organisation är personuppgiftsansvarig för de uppgifterna. Eventbrites integritetspolicy säger att arrangörer tar emot och får använda de uppgifter som deltagarna lämnar. Att flytta dem till verktyget som du driver evenemanget med passar det syftet. Att använda dem till något annat gör det kanske inte.
- Ha ditt Mollie- eller Stripe-konto redo om du ska sälja biljetter i AttendBeacon. Biljettintäkterna går direkt till ditt eget konto.
Steg 1: Exportera från Eventbrite
Eventbrites hjälpsida om rapporten Attendees ger stegen för ett evenemang:
- Öppna ditt evenemangs kontrollpanel.
- Gå till Reporting och välj Event reports.
- Välj Attendees.
- Välj CSV eller Excel som filtyp.
- Ladda ner filen från fliken Exports.
För fler detaljer exporterar du två rapporter till från samma ställe:
- Rapporten Orders, för beställningsdatum och belopp.
- Svaren på egna frågor, under Attendees, om du ställde frågor till dina köpare.
Har du ett program med talare? Ta med den filen också: en export från Sessionize, en kalenderfil eller ditt eget kalkylblad. Se import från Sessionize.
Steg 2: Ta med ditt evenemang
Gå till Evenemang i din arbetsyta i AttendBeacon, välj Nytt evenemang och sedan Ta med ditt evenemang.
- Ladda upp filerna. CSV, TSV, Excel, JSON och kalenderfiler fungerar, upp till 20 filer på 50 MB vardera. Importen känner igen deltagarexporten från Eventbrite på dess kolumner och matchar dem åt dig. En tabell som den inte känner igen väntar på att du säger vad den innehåller.
- Granska vad vi hittade. Biljettyper och priser, rabattkoder, frågor, programmet och talarna. Kolumner som inte är ett standardfält, till exempel dina egna frågor, blir anmälningsfrågor. Eventbrites avgifter, streckkoder och länkar lämnas utanför.
- Namn, datum och valuta. Priserna behålls som talen i filerna, i den valuta du väljer. De räknas aldrig om.
- Deltagarna. Du bestämmer om de ska importeras, efter att du har bekräftat att du får. Deras beställningar registreras som betalda någon annanstans, med sina belopp, så att dina rapporter och din budget visar intäkterna. Samtyckesrutor importeras aldrig: ingen kryssade i dina på Eventbrite.
- Bygg. Ett kommande evenemang byggs som ett utkast. Inget publiceras och ingen får mejl.
De uppladdade filerna raderas när evenemanget är byggt, eller efter ett dygn om du avbryter.
Tidigare upplagor
Om evenemanget redan har ägt rum, slå på Den här upplagan har redan ägt rum. Det byggs som ett stängt evenemang med sina deltagare och incheckningar, så att rapporterna och budgeten kan jämföra nästa upplaga med det.
En tidigare upplaga är historik. Alla dess deltagare importeras, gratis, oavsett AttendBeacons gräns på 1 000 deltagare. Öppnar du den för anmälan igen senare och den ligger över den gränsen, behöver den licensen först.
Steg 3: Innan du går live
- Kontrollera utkastet. Biljettyper, priser, försäljningsdatum och frågor. Om filerna använde koder utan att ange rabatten, ge varje kod dess rabatt.
- Betalningar. Anslut ditt Mollie- eller Stripe-konto, så att nya köpare betalar direkt till dig.
- Publicera när du är redo.
- Skicka biljetter. De som du importerade har ännu ingen biljett från AttendBeacon i sin inkorg. För ett publicerat evenemang kan du skicka deras biljetter en gång, när du vill. Berätta först för dem att evenemanget har flyttat, och varför.
Använd sedan det som Eventbrite inte gjorde åt dig: incheckning på valfri mobil, evenemangsappen utan appbutik, namnbrickor och programmet.
Eller fortsätt sälja på Eventbrite
Du behöver inte flytta biljettförsäljningen. Under Integrationer › Biljettförsäljning tar en direktkoppling in beställningar från Eventbrite i AttendBeacon när de kommer in. Du fortsätter sälja på Eventbrite och sköter entrén, appen, namnbrickorna och nätverkandet här.
Kopplingen är ny och har ännu inte körts med ett riktigt Eventbrite-konto. Prova den först på ett litet evenemang.
Vad det kostar
Importen ingår. Ett evenemang där alla biljetter är gratis är alltid gratis. Alla andra evenemang är gratis upp till 1 000 deltagare; därutöver kostar en engångslicens 500 € per evenemang, exklusive moms. Se priserna, jämförelsen med Eventbrite och kalkylatorn för biljettavgifter.
Att stänga ditt Eventbrite-konto
Bara när du är säker. Eventbrites hjälpsida förklarar hur, och när det ännu inte går, till exempel medan du fortfarande har publicerade evenemang eller nyliga utbetalningar.
Eventbrite är ett varumärke som tillhör sin ägare. AttendBeacon är oberoende av Eventbrite och är inte knutet till, sponsrat eller rekommenderat av Eventbrite.