Tapahtuman siirtäminen ei tarkoita alusta aloittamista. AttendBeacon-tapahtuma-alusta lukee tiedostot, jotka saat Eventbritesta, ja rakentaa tapahtumasi rakenteen uudelleen: lipputyypit, hinnat, kysymykset ja halutessasi myös ihmiset. Mitään ei luoda ennen kuin painat Rakenna tapahtuma, eikä kukaan saa sähköpostia.
Jos et ole vielä varma siirtymisestä, voit myös jatkaa lipunmyyntiä Eventbritessa ja hoitaa kaiken muun täällä. Tämä vaihtoehto on lopussa.
Ennen kuin aloitat
- Päätä, minkä tapahtuman siirrät. Tulevasta tapahtumasta tulee luonnos. Jo pidetty tapahtuma voidaan tuoda aiempana kertana, jotta ensi vuoden raportit voivat verrata siihen.
- Varmista, että saat luovuttaa osallistujien tiedot. Organisaatiosi on näiden tietojen rekisterinpitäjä. Eventbriten tietosuojakäytännön mukaan järjestäjät saavat osallistujien antamat tiedot ja voivat käyttää niitä. Niiden siirtäminen työkaluun, jolla järjestät tapahtuman, sopii tähän tarkoitukseen. Käyttö johonkin muuhun ei välttämättä sovi.
- Pidä Mollie- tai Stripe-tilisi valmiina, jos myyt lippuja AttendBeaconissa. Lipputulot menevät suoraan omalle tilillesi.
Vaihe 1: vie tiedot Eventbritesta
Eventbriten ohjesivu Attendees-raportista kertoo vaiheet yhdelle tapahtumalle:
- Avaa tapahtumasi hallintanäkymä.
- Siirry kohtaan Reporting ja valitse Event reports.
- Valitse Attendees.
- Valitse tiedostomuodoksi CSV tai Excel.
- Lataa tiedosto Exports-välilehdeltä.
Tarkempia tietoja varten vie samasta paikasta kaksi raporttia lisää:
- Orders-raportti, josta saat tilausten päivämäärät ja summat.
- Vastaukset omiin kysymyksiin kohdassa Attendees, jos esitit ostajille kysymyksiä.
Onko sinulla ohjelma ja puhujia? Tuo myös se tiedosto: Sessionize-vienti, kalenteritiedosto tai oma taulukkosi. Katso tuonti Sessionizesta.
Vaihe 2: tuo tapahtumasi mukanasi
Siirry AttendBeacon-työtilassasi kohtaan Tapahtumat, valitse Uusi tapahtuma ja sitten Tuo tapahtumasi mukanasi.
- Lataa tiedostot. CSV-, TSV-, Excel-, JSON- ja kalenteritiedostot toimivat, enintään 20 tiedostoa, kukin enintään 50 Mt. Tuonti tunnistaa Eventbriten osallistujaviennin sen sarakkeista ja yhdistää ne puolestasi. Taulukko, jota se ei tunnista, odottaa, että kerrot, mitä siinä on.
- Tarkista, mitä löysimme. Lipputyypit ja hinnat, alennuskoodit, kysymykset, ohjelma ja puhujat. Sarakkeista, jotka eivät ole vakiokenttiä, kuten omista kysymyksistäsi, tulee ilmoittautumiskysymyksiä. Eventbriten maksut, viivakoodit ja linkit jätetään pois.
- Nimi, päivämäärät ja valuutta. Hinnat säilyvät tiedostojen lukuina valitsemassasi valuutassa. Niitä ei koskaan muunneta.
- Ihmiset. Päätät itse, tuotko heidät, kun olet vahvistanut, että saat tehdä niin. Heidän tilauksensa kirjataan muualla maksetuiksi summineen, joten raporttisi ja budjettisi näyttävät tulot. Suostumusruutuja ei koskaan tuoda: kukaan ei rastittanut sinun ruutujasi Eventbritessa.
- Rakenna. Tuleva tapahtuma rakennetaan luonnokseksi. Mitään ei julkaista, eikä kenellekään lähetetä sähköpostia.
Ladatut tiedostot poistetaan, kun tapahtuma on rakennettu, tai vuorokauden kuluttua, jos lopetat.
Aiemmat kerrat
Jos tapahtuma on jo pidetty, ota käyttöön ”Tämä tapahtuma on jo pidetty”. Se rakennetaan suljettuna tapahtumana osallistujineen ja sisäänkirjauksineen, jotta raportit ja budjetti voivat verrata seuraavaa kertaa siihen.
Aiempi kerta on historiaa. Kaikki sen ihmiset tuodaan maksutta AttendBeaconin 1 000 osallistujan rajasta riippumatta. Jos avaat sen myöhemmin uudelleen ilmoittautumisille ja raja ylittyy, se tarvitsee ensin lisenssin.
Vaihe 3: ennen julkaisua
- Tarkista luonnos. Lipputyypit, hinnat, myyntiajat ja kysymykset. Jos tiedostoissa käytettiin koodeja kertomatta niiden alennusta, anna jokaiselle koodille sen alennus.
- Maksut. Yhdistä Mollie- tai Stripe-tilisi, jotta uudet ostajat maksavat suoraan sinulle.
- Julkaise, kun olet valmis.
- Lähetä liput. Tuomillasi ihmisillä ei ole vielä AttendBeacon-lippua sähköpostissaan. Julkaistussa tapahtumassa voit lähettää heille heidän lippunsa kerran, silloin kun itse päätät. Kerro heille ensin, että tapahtuma siirtyi, ja miksi.
Ota sitten käyttöön se, mitä Eventbrite ei tehnyt puolestasi: saapumisen kirjaus millä tahansa puhelimella, tapahtumasovellus ilman sovelluskauppaa, nimikyltit ja ohjelma.
Tai jatka myyntiä Eventbritessa
Lipunmyyntiä ei tarvitse siirtää. Kohdassa Integraatiot › Lipunmyynti reaaliaikainen yhteys tuo Eventbriten tilaukset AttendBeaconiin sitä mukaa kuin niitä tulee. Jatkat myyntiä Eventbritessa ja hoidat sisäänkäynnin, sovelluksen, nimikyltit ja verkostoitumisen täällä.
Yhteys on uusi, eikä sitä ole vielä käytetty oikean Eventbrite-tilin kanssa. Kokeile sitä ensin pienessä tapahtumassa.
Mitä se maksaa
Tuonti sisältyy hintaan. Tapahtuma, jonka kaikki liput ovat maksuttomia, on aina ilmainen. Mikä tahansa muu tapahtuma on ilmainen 1 000 osallistujaan asti; sen yli kertaluonteinen lisenssi maksaa 500 € tapahtumaa kohden ilman ALV:tä. Katso hinnoittelu, vertailu Eventbriteen ja lippumaksulaskuri.
Eventbrite-tilin sulkeminen
Vasta kun olet varma. Eventbriten ohjesivu kertoo, miten se tehdään ja milloin sitä ei voi vielä tehdä, esimerkiksi kun sinulla on vielä julkaistuja tapahtumia tai tuoreita tilityksiä.
Eventbrite on omistajansa tavaramerkki. AttendBeacon on riippumaton Eventbritesta, eikä Eventbrite ole sidoksissa siihen, sponsoroi sitä tai suosittele sitä.