Met een papieren lijst en een pen houd je 300 mensen niet bij. Met een check-in-app voor evenementen met QR-codes lukt het wel, als je de deuren, de crew en de wifi goed plant. In deze handleiding lopen we dat plan door. We gebruiken het evenementenplatform AttendBeacon als voorbeeld, maar de meeste stappen gelden voor elk systeem.
Wat je nodig hebt
Voor 300 mensen heb je geen speciale apparatuur nodig. Wel:
- Een ticket met een QR-code voor elke gast. Het evenementenplatform AttendBeacon mailt er een bij elke aanmelding. De code is ondertekend, dus een gekopieerde of aangepaste code wordt aan de deur geweigerd.
- Een paar telefoons met een camera. De scanner draait in de browser, op Android en op de iPhone. Je hoeft niets te installeren.
- Een crew die weet wat de kleuren op het scherm betekenen.
- Een plan voor de mensen die hun ticket niet klaar hebben.
Stap 1: Bepaal je deuren
Een deur is elke plek waar je scant. Elk evenement heeft één ingang. Je kunt er meer toevoegen:
- een zaal met een beperkt aantal plaatsen, zoals een workshop
- een ruimte, zoals de lunch, de VIP-lounge of de borrel
Per deur kies je welke tickettypes erin mogen. Een deur kan een capaciteit hebben, zodat een volle zaal nieuwe mensen weigert. Je bepaalt of iemand na het weggaan weer naar binnen mag, en of je mensen ook uitscant. De werkruimte toont live hoeveel mensen er binnen zijn.
Begin bij een congres van 300 mensen eenvoudig. Eén ingang, plus een deur voor elke workshop met minder plaatsen dan belangstellenden. Elke extra deur kost crew.
Stap 2: Zorg dat tickets vooraf op de telefoon staan
Het ticket komt per mail, met de QR-code. Deelnemers kunnen het ook openen in de evenementenapp. Die bewaart het ticket op de telefoon en opent het ook zonder netwerk. Heb je Apple Wallet- en Google Wallet-passen ingericht, dan zetten deelnemers het ticket met één tik in hun wallet.
Stuur de dag ervoor een herinnering. Vraag mensen hun code klaar te hebben voordat ze bij de balie zijn. Een rij gaat zo snel als de persoon die nog in zijn inbox zoekt.
Stap 3: Zet de scanners klaar
Open de scanner op elke telefoon die je gebruikt en kies de deur. De camera leest de code en het scherm geeft meteen antwoord:
- Groen betekent welkom: de eerste scan bij deze deur.
- Oranje betekent dat het ticket hier al eerder is gescand en opnieuw wordt binnengelaten. Kijk even goed, want een ticket kan over een hek worden teruggegeven.
- Rood betekent niet binnenlaten, met de reden erbij: geannuleerd, niet betaald, een tickettype dat deze deur niet toelaat, de zaal is vol, geen herintreding, een code die niet echt is, of een ticket voor een ander evenement.
Iemand uitscannen lukt altijd. Een deur mag mensen nooit tegenhouden als ze weg willen.
Heb je USB- of Bluetooth-barcodescanners aan een balie, dan typen die de code direct in. Voor 300 mensen zijn telefoons meestal genoeg.
Stap 4: Reken op slechte wifi
De wifi van een locatie heeft het vaak zwaar zodra de zaal volloopt. De scanner houdt de ticketlijst van het evenement in het geheugen zolang hij open staat. Zonder verbinding beslist hij op de telefoon zelf en zet hij de scans in een wachtrij. Is de verbinding terug, dan controleert de server elke scan opnieuw en toont hij de scans waarover hij anders besliste. Die kun je dan nalopen.
Twee gewoontes maken dit betrouwbaar:
- Open de scanner terwijl je nog verbinding hebt, voordat de deuren opengaan.
- Vernieuw de pagina niet zolang je offline bent. De lijst staat in het geheugen van de pagina, dus na vernieuwen is er niets om naar terug te keren.
Mobiele data op de scantelefoons is een goede reserve voor het netwerk van de locatie.
Stap 5: Instrueer je crew
Nodig je crew uit in dezelfde evenementenapp die je deelnemers gebruiken. Geef iedereen een dienst bij een deur. De hulpmiddelen volgen de dienst: een vrijwilliger bij de deur krijgt de scanner voor die deur, tijdens die uren, en verder niets.
Loop tien minuten voor opening samen de kleuren door. Spreek af wie een rood resultaat afhandelt, zodat de rij blijft doorlopen. Zet één persoon naast de rij, niet erin. Die zoekt gasten op naam, verbetert een verkeerd gespelde naam en meldt binnenlopers aan.
Stap 6: Binnenlopers en kwijtgeraakte tickets
Sommige mensen hebben hun ticket niet op hun telefoon. Anderen hebben helemaal geen ticket.
- Ticket kwijt: zoek de gast op naam op aan de balie en check hem daar in.
- Binnenlopers: meld ze aan bij de deur. Ze betalen op hun eigen telefoon, of aan de balie met pin of contant.
- Zelf inchecken: een zaalscherm kan een QR-code tonen die elke dertig seconden verandert. Deelnemers scannen die met hun eigen telefoon, en de regels van de deur blijven gelden. Dat helpt mensen die de evenementenapp al open hebben, en het haalt ze uit de rij.
- Een kiosk: op een tablet scannen of zoeken deelnemers zichzelf en printen ze hun eigen eerste badge.
Stap 7: Badges, als je die wilt
Bij deze omvang zijn badges niet nodig, maar ze helpen mensen wel met elkaar in gesprek te komen. Je kunt ze vooraf printen of aan de deur. Vanuit de browser print je op een badge van 4 × 3 inch, een CR80-kaart, een rol labels van 62 mm of A6, met naam, functie, bedrijf en een QR-code. Voor een labelprinter aan de balie stuurt de printagent Zebra- en Brother-printers aan.
Printen aan de deur kost een extra stap per gast. Doe je het, zet de printer dan na de scanner, niet ervoor. Een verbeterde naam krijgt de melding "Opnieuw afdrukken", zodat niemand met de verkeerde badge rondloopt.
Stap 8: Oefen
Doe een paar dagen van tevoren een proef, met echte telefoons en geprinte tickets:
- scan een geldig ticket, daarna hetzelfde ticket nog eens, en een geannuleerd ticket
- zet een telefoon in vliegtuigmodus, scan, zet hem terug en kijk hoe de wachtrij wordt verstuurd
- meet hoe lang tien scans in een normaal tempo duren
Bepaal met je eigen meting hoeveel scantelefoons je nodig hebt voor het drukste moment. Dat getal is beter dan elke vuistregel, want je locatie, je crew en je gasten bepalen het tempo.
Als de deuren open zijn
Volg de binnenkomst live in de werkruimte. Meldingen in Microsoft Teams of Slack laten je team weten wanneer de deuren opengaan en hoe de binnenkomst verloopt. Na afloop tonen de rapportages de aankomstcurve, de no-shows en de bezetting per zaal. Gebruik ze om de deuren van volgend jaar te plannen.
Voor de kant van de deelnemer, lees Een evenementenapp die je installeert zonder app store.