Å flytte et arrangement betyr ikke å begynne på nytt. Arrangementsplattformen AttendBeacon leser filene Eventbrite gir deg, og bygger opp strukturen i arrangementet ditt på nytt: billettyper, priser, spørsmål og, hvis du vil, personene. Ingenting opprettes før du trykker på Bygg arrangementet, og ingen får e-post.
Er du ikke sikker på om du vil flytte ennå? Da kan du også fortsette å selge på Eventbrite og drive resten her. Den muligheten står til slutt.
Før du begynner
- Bestem hvilket arrangement du flytter. Et kommende arrangement blir et utkast. Et arrangement som allerede er holdt, kan tas med som en tidligere utgave, slik at neste års rapporter kan sammenligne med det.
- Forsikre deg om at du kan overføre deltakernes opplysninger. Organisasjonen din er behandlingsansvarlig for disse dataene. Eventbrites personvernerklæring sier at arrangører mottar og kan bruke opplysningene deltakerne oppgir. Å flytte dem til verktøyet du driver arrangementet med, passer med det formålet. Å bruke dem til noe annet gjør det kanskje ikke.
- Ha Mollie- eller Stripe-kontoen din klar hvis du skal selge billetter i AttendBeacon. Billettpengene går rett til din egen konto.
Steg 1: Eksporter fra Eventbrite
Eventbrites hjelpeside om Attendees-rapporten gir stegene for ett arrangement:
- Åpne dashbordet for arrangementet ditt.
- Gå til Reporting og velg Event reports.
- Velg Attendees.
- Velg CSV eller Excel som filtype.
- Last ned filen fra fanen Exports.
For flere detaljer eksporterer du to rapporter til fra samme sted:
- Orders-rapporten, for bestillingsdatoer og totalbeløp.
- Svarene på egne spørsmål, under Attendees, hvis du stilte kjøperne spørsmål.
Har du et program med foredragsholdere? Ta med den filen også: en eksport fra Sessionize, en kalenderfil eller ditt eget regneark. Se import fra Sessionize.
Steg 2: Ta med deg arrangementet ditt
I arbeidsområdet ditt i AttendBeacon går du til Arrangementer, velger Nytt arrangement og deretter Ta med deg arrangementet ditt.
- Last opp filene. CSV, TSV, Excel, JSON og kalenderfiler fungerer, opptil 20 filer på 50 MB hver. Importen kjenner igjen deltakereksporten fra Eventbrite på kolonnene og kobler dem for deg. En tabell den ikke kjenner igjen, venter på at du sier hva som står i den.
- Gå gjennom det vi fant. Billettyper og priser, rabattkoder, spørsmål, programmet og foredragsholderne. Kolonner som ikke er et standardfelt, for eksempel dine egne spørsmål, blir påmeldingsspørsmål. Gebyrene, strekkodene og lenkene fra Eventbrite utelates.
- Navn, datoer og valuta. Prisene beholdes som tallene i filene, i valutaen du velger. De blir aldri omregnet.
- Personene. Du bestemmer om de skal importeres, etter at du har bekreftet at du kan. Bestillingene deres registreres som betalt et annet sted, med totalbeløpene, slik at rapportene og budsjettet ditt viser inntektene. Samtykkebokser importeres aldri: ingen krysset av i dine på Eventbrite.
- Bygg. Et kommende arrangement bygges som et utkast. Ingenting publiseres, og ingen får e-post.
Filene du lastet opp, slettes når arrangementet er bygget, eller etter et døgn hvis du avbryter.
Tidligere utgaver
Er arrangementet allerede holdt, slår du på «Denne utgaven er allerede holdt». Det bygges som et lukket arrangement med deltakerne og innsjekkingene, slik at rapportene og budsjettet kan sammenligne neste utgave med det.
En tidligere utgave er historikk. Alle personene importeres, gratis, uansett grensen i AttendBeacon på 1 000 deltakere. Åpner du den for påmelding igjen senere og den er over grensen, trenger den lisensen først.
Steg 3: Før du går live
- Sjekk utkastet. Billettyper, priser, salgsdatoer og spørsmål. Brukte filene koder uten å si hvilken rabatt de gir, gir du hver kode sin rabatt.
- Betalinger. Koble til Mollie- eller Stripe-kontoen din, slik at nye kjøpere betaler direkte til deg.
- Publiser når du er klar.
- Send billetter. Personer du importerte, har ennå ingen billett fra AttendBeacon i innboksen. For et publisert arrangement kan du sende dem billettene én gang, når du velger. Fortell dem først at arrangementet har flyttet, og hvorfor.
Bruk deretter det Eventbrite ikke gjorde for deg: innsjekking på alle telefoner, arrangementsappen uten appbutikk, navneskilt og programmet.
Eller fortsett å selge på Eventbrite
Du trenger ikke å flytte billettsalget. Under Integrasjoner › Billettsalg henter en direkte kobling bestillinger fra Eventbrite inn i AttendBeacon etter hvert som de kommer. Du fortsetter å selge på Eventbrite, og driver inngangen, appen, navneskiltene og nettverksbyggingen her.
Koblingen er ny og har ennå ikke kjørt med en ekte Eventbrite-konto. Prøv den på et lite arrangement først.
Hva det koster
Importen er inkludert. Et arrangement der alle billetter er gratis, er alltid gratis. Alle andre arrangementer er gratis opptil 1 000 deltakere; over det koster en engangslisens 500 € per arrangement, eks. mva. Se prisene, sammenligningen med Eventbrite og kalkulatoren for billettgebyrer.
Slik avslutter du Eventbrite-kontoen
Bare når du er sikker. Eventbrites hjelpeside forklarer hvordan, og når det ikke kan gjøres ennå, for eksempel mens du fortsatt har publiserte arrangementer eller nylige utbetalinger.
Eventbrite er et varemerke som tilhører sin eier. AttendBeacon er uavhengig av Eventbrite og er ikke tilknyttet, sponset eller godkjent av Eventbrite.