Eine Veranstaltung umzuziehen heißt nicht, von vorn anzufangen. Die Veranstaltungsplattform AttendBeacon liest die Dateien, die Eventbrite dir gibt, und baut die Struktur deiner Veranstaltung neu auf: Ticketarten, Preise, Fragen und, wenn du willst, die Personen. Nichts wird angelegt, bis du auf Veranstaltung erstellen klickst, und niemand bekommt eine E-Mail.
Wenn du dir mit dem Umzug noch nicht sicher bist, kannst du auch weiter auf Eventbrite verkaufen und den Rest hier regeln. Diese Möglichkeit steht am Ende.
Bevor du anfängst
- Entscheide, welche Veranstaltung du umziehst. Eine kommende Veranstaltung wird ein Entwurf. Eine Veranstaltung, die schon stattgefunden hat, kann als frühere Ausgabe mitkommen, damit die Berichte im nächsten Jahr den Vergleich ziehen können.
- Stelle sicher, dass du die Daten der Teilnehmenden weitergeben darfst. Deine Organisation ist die Verantwortliche für diese Daten. Laut der Datenschutzerklärung von Eventbrite erhalten Veranstaltende die Angaben, die Teilnehmende machen, und dürfen sie nutzen. Sie in das Werkzeug zu übertragen, mit dem du die Veranstaltung durchführst, passt zu diesem Zweck. Sie für etwas anderes zu nutzen, vielleicht nicht.
- Halte dein Mollie- oder Stripe-Konto bereit, wenn du Tickets in AttendBeacon verkaufst. Das Ticketgeld geht direkt auf dein eigenes Konto.
Schritt 1: Exportiere aus Eventbrite
Die Hilfeseite von Eventbrite zum Bericht Attendees nennt die Schritte für eine Veranstaltung:
- Öffne das Dashboard deiner Veranstaltung.
- Geh zu Reporting und wähle Event reports.
- Wähle Attendees.
- Wähle CSV oder Excel als Dateityp.
- Lade die Datei im Tab Exports herunter.
Für mehr Details exportierst du an derselben Stelle zwei weitere Berichte:
- Den Bericht Orders, für Bestelldaten und Summen.
- Die Antworten auf eigene Fragen, unter Attendees, wenn du deinen Käufern Fragen gestellt hast.
Hast du ein Programm mit Vortragenden? Bring diese Datei ebenfalls mit: einen Export aus Sessionize, eine Kalenderdatei oder deine eigene Tabelle. Siehe Import aus Sessionize.
Schritt 2: Bring deine Veranstaltung herüber
Geh im Arbeitsbereich von AttendBeacon zu Veranstaltungen, wähle Neue Veranstaltung und dann Bring deine Veranstaltung zu AttendBeacon.
- Lade die Dateien hoch. CSV, TSV, Excel, JSON und Kalenderdateien funktionieren, bis zu 20 Dateien mit je 50 MB. Der Import erkennt den Teilnehmerexport von Eventbrite an seinen Spalten und ordnet sie für dich zu. Eine Tabelle, die er nicht erkennt, wartet, bis du sagst, was darin steht.
- Prüfe, was wir gefunden haben. Ticketarten und Preise, Rabattcodes, Fragen, das Programm und die Vortragenden. Spalten, die kein Standardfeld sind, etwa deine eigenen Fragen, werden zu Anmeldefragen. Die Gebühren, Barcodes und Links von Eventbrite bleiben außen vor.
- Name, Termine und Währung. Preise bleiben die Zahlen aus den Dateien, in der Währung, die du wählst. Sie werden nie umgerechnet.
- Die Personen. Du entscheidest, ob du sie importierst, nachdem du bestätigt hast, dass du das darfst. Ihre Bestellungen werden als anderweitig bezahlt erfasst, mit ihren Summen, sodass deine Berichte und dein Budget die Einnahmen zeigen. Einwilligungskästchen werden nie importiert: Bei Eventbrite hat niemand deine angekreuzt.
- Veranstaltung erstellen. Eine kommende Veranstaltung wird als Entwurf angelegt. Nichts wird veröffentlicht, und niemand bekommt eine E-Mail.
Die hochgeladenen Dateien werden gelöscht, sobald die Veranstaltung angelegt ist, oder nach einem Tag, wenn du abbrichst.
Frühere Ausgaben
Wenn die Veranstaltung schon stattgefunden hat, schalte „Diese Ausgabe hat schon stattgefunden“ ein. Sie wird als abgeschlossene Veranstaltung mit ihren Teilnehmenden und Check-ins angelegt, damit Berichte und Budget die nächste Ausgabe mit ihr vergleichen können.
Eine frühere Ausgabe ist Historie. Alle ihre Personen werden importiert, kostenlos, unabhängig von der Grenze von 1.000 Teilnehmenden bei AttendBeacon. Wenn du sie später wieder für Anmeldungen öffnest und sie über dieser Grenze liegt, braucht sie zuerst die Lizenz.
Schritt 3: Bevor du live gehst
- Prüfe den Entwurf. Ticketarten, Preise, Verkaufszeiträume und Fragen. Wenn die Dateien Codes verwendet haben, ohne ihren Rabatt zu nennen, gib jedem Code seinen Rabatt.
- Zahlungen. Verbinde dein Mollie- oder Stripe-Konto, damit neue Käufer direkt an dich zahlen.
- Veröffentliche, wenn du bereit bist.
- Schick die Tickets. Personen, die du importiert hast, haben noch kein Ticket von AttendBeacon in ihrem Postfach. Bei einer veröffentlichten Veranstaltung kannst du ihnen ihre Tickets einmal schicken, wann du willst. Sag ihnen vorher, dass die Veranstaltung umgezogen ist, und warum.
Nutze dann, was Eventbrite nicht für dich erledigt hat: Check-in mit jedem Smartphone, die Veranstaltungs-App ohne App Store, Namensschilder und das Programm.
Oder verkaufe weiter auf Eventbrite
Du musst den Ticketverkauf nicht umziehen. Unter Integrationen › Ticketverkauf holt eine Live-Verbindung Bestellungen von Eventbrite in AttendBeacon, sobald sie eingehen. Du verkaufst weiter auf Eventbrite und regelst Einlass, App, Namensschilder und Vernetzung hier.
Die Verbindung ist neu und lief noch nicht mit einem echten Eventbrite-Konto. Probiere sie zuerst bei einer kleinen Veranstaltung aus.
Was es kostet
Der Import ist inbegriffen. Eine Veranstaltung, bei der alle Tickets kostenlos sind, ist immer kostenlos. Jede andere Veranstaltung ist bis 1.000 Teilnehmende kostenlos; darüber kostet eine einmalige Lizenz 500 € pro Veranstaltung, ohne MwSt. Siehe die Preise, den Vergleich mit Eventbrite und den Rechner für Ticketgebühren.
Dein Eventbrite-Konto schließen
Erst, wenn du dir sicher bist. Die Hilfeseite von Eventbrite erklärt, wie das geht und wann es noch nicht möglich ist, etwa solange du noch veröffentlichte Veranstaltungen oder kürzliche Auszahlungen hast.
Eventbrite ist eine Marke ihres Inhabers. AttendBeacon ist von Eventbrite unabhängig und weder mit Eventbrite verbunden noch von Eventbrite gesponsert oder unterstützt.