Mudar um evento não significa começar do zero. A plataforma de eventos AttendBeacon lê os ficheiros que o Eventbrite lhe dá e reconstrói a estrutura do seu evento: tipos de bilhete, preços, perguntas e, se quiser, as pessoas. Nada é criado até carregar em Criar o evento, e ninguém recebe e-mails.
Se ainda não tem a certeza de que quer mudar, também pode continuar a vender no Eventbrite e gerir o resto aqui. Essa opção está no fim.
Antes de começar
- Decida que evento vai mudar. Um evento futuro passa a rascunho. Um evento que já aconteceu pode vir como edição anterior, para que os relatórios do próximo ano se possam comparar com ele.
- Confirme que pode transferir os dados dos participantes. A sua organização é a responsável pelo tratamento desses dados. A política de privacidade do Eventbrite diz que os organizadores recebem e podem usar as informações que os participantes fornecem. Passá-las para a ferramenta com que gere o evento cabe nessa finalidade. Usá-las para outra coisa pode não caber.
- Tenha a sua conta Mollie ou Stripe pronta se for vender bilhetes no AttendBeacon. O dinheiro dos bilhetes vai diretamente para a sua própria conta.
Passo 1: Exporte do Eventbrite
A página de ajuda do Eventbrite sobre o relatório Attendees dá os passos para um evento:
- Abra o painel do seu evento.
- Vá a Reporting e escolha Event reports.
- Escolha Attendees.
- Escolha CSV ou Excel como tipo de ficheiro.
- Descarregue o ficheiro no separador Exports.
Para mais pormenor, exporte mais dois relatórios do mesmo sítio:
- O relatório Orders, para as datas e os totais das encomendas.
- As respostas às perguntas personalizadas, em Attendees, se fez perguntas aos seus compradores.
Tem um programa com oradores? Traga também esse ficheiro: uma exportação do Sessionize, um ficheiro de calendário ou a sua própria folha de cálculo. Veja importar do Sessionize.
Passo 2: Traga o seu evento
Na sua área de trabalho do AttendBeacon, vá a Eventos, escolha Novo evento e depois Traga o seu evento.
- Carregue os ficheiros. Funcionam ficheiros CSV, TSV, Excel, JSON e de calendário, até 20 ficheiros de 50 MB cada. A importação reconhece a exportação de participantes do Eventbrite pelas colunas e faz a correspondência por si. Uma tabela que não reconhece fica à espera de que indique o que contém.
- Reveja o que encontrámos. Tipos de bilhete e preços, códigos de desconto, perguntas, o programa e os oradores. As colunas que não são um campo padrão, como as suas próprias perguntas, passam a perguntas de inscrição. As comissões, os códigos de barras e as ligações do Eventbrite ficam de fora.
- Nome, datas e moeda. Os preços ficam com os números dos ficheiros, na moeda que escolher. Nunca são convertidos.
- As pessoas. Decide se as importa, depois de confirmar que pode. As encomendas delas ficam registadas como pagas noutro sítio, com os respetivos totais, para que os seus relatórios e o orçamento mostrem a receita. As caixas de consentimento nunca são importadas: ninguém assinalou as suas no Eventbrite.
- Crie. Um evento futuro é criado como rascunho. Nada fica publicado e ninguém recebe e-mails.
Os ficheiros carregados são apagados assim que o evento é criado, ou ao fim de um dia se parar.
Edições anteriores
Se o evento já aconteceu, ative Esta edição já aconteceu. É criado como evento encerrado, com os participantes e as entradas registadas, para que os relatórios e o orçamento possam comparar a próxima edição com ele.
Uma edição anterior é histórico. Todas as pessoas são importadas, gratuitamente, seja qual for o limite de 1 000 participantes do AttendBeacon. Se mais tarde voltar a abrir as inscrições e ela estiver acima desse limite, precisa primeiro da licença.
Passo 3: Antes de abrir as inscrições
- Verifique o rascunho. Tipos de bilhete, preços, datas de venda e perguntas. Se os ficheiros usavam códigos sem indicar o desconto, dê a cada código o seu desconto.
- Pagamentos. Ligue a sua conta Mollie ou Stripe, para que os novos compradores lhe paguem diretamente.
- Publique quando estiver pronto.
- Envie os bilhetes. As pessoas que importou ainda não têm um bilhete do AttendBeacon na caixa de correio. Num evento publicado, pode enviar-lhes os bilhetes uma vez, quando escolher. Diga-lhes primeiro que o evento mudou, e porquê.
Depois, use o que o Eventbrite não fazia por si: registo de entrada em qualquer telemóvel, a aplicação do evento sem loja de aplicações, os crachás e o programa.
Ou continue a vender no Eventbrite
Não tem de mudar a venda de bilhetes. Em Integrações › Bilheteira, uma ligação em tempo real traz as encomendas do Eventbrite para o AttendBeacon à medida que chegam. Continua a vender no Eventbrite e gere aqui a entrada, a aplicação, os crachás e o networking.
A ligação é nova e ainda não funcionou com uma conta real do Eventbrite. Experimente-a primeiro num evento pequeno.
Quanto custa
A importação está incluída. Um evento em que todos os bilhetes são gratuitos é sempre gratuito. Qualquer outro evento é gratuito até 1 000 participantes; acima disso, uma licença única custa 500 € por evento, sem IVA. Veja os preços, a comparação com o Eventbrite e a calculadora de comissões.
Encerrar a sua conta do Eventbrite
Só quando tiver a certeza. A página de ajuda do Eventbrite explica como, e quando ainda não é possível, por exemplo enquanto ainda tiver eventos publicados ou pagamentos recentes.
Eventbrite é uma marca comercial do respetivo proprietário. O AttendBeacon é independente do Eventbrite e não é afiliado, patrocinado nem aprovado por ele.