Transférer un événement ne veut pas dire tout recommencer. La plateforme événementielle AttendBeacon lit les fichiers que vous fournit Eventbrite et reconstruit la structure de votre événement : types de billets, prix, questions et, si vous le souhaitez, les personnes. Rien n’est créé tant que vous n’avez pas appuyé sur Construire l’événement, et personne ne reçoit d’e-mail.
Vous hésitez encore à changer ? Vous pouvez aussi continuer à vendre sur Eventbrite et gérer le reste ici. Cette option est présentée à la fin.
Avant de commencer
- Choisissez l’événement que vous transférez. Un événement à venir devient un brouillon. Un événement qui a déjà eu lieu peut être repris comme édition passée, pour que les rapports de l’année prochaine puissent s’y comparer.
- Assurez-vous que vous pouvez transmettre les coordonnées des participants. Votre organisation est le responsable du traitement de ces données. La politique de confidentialité d’Eventbrite indique que les organisateurs reçoivent les informations fournies par les participants et peuvent les utiliser. Les transférer vers l’outil avec lequel vous gérez l’événement correspond à cette finalité. Les utiliser pour autre chose, peut-être pas.
- Préparez votre compte Mollie ou Stripe si vous vendez des billets dans AttendBeacon. L’argent des billets arrive directement sur votre propre compte.
Étape 1 : exporter depuis Eventbrite
La page d’aide d’Eventbrite sur le rapport Attendees donne les étapes pour un événement :
- Ouvrez le tableau de bord de votre événement.
- Allez dans Reporting et choisissez Event reports.
- Choisissez Attendees.
- Choisissez CSV ou Excel comme type de fichier.
- Téléchargez le fichier depuis l’onglet Exports.
Pour plus de détails, exportez deux autres rapports au même endroit :
- Le rapport Orders, pour les dates et les totaux des commandes.
- Les réponses à vos propres questions, sous Attendees, si vous avez posé des questions à vos acheteurs.
Vous avez un programme avec des intervenants ? Apportez aussi ce fichier : un export Sessionize, un fichier de calendrier ou votre propre tableur. Consultez Importer vos intervenants Sessionize.
Étape 2 : transférer votre événement
Dans votre espace de travail AttendBeacon, allez dans Événements, choisissez Nouvel événement, puis Transférez votre événement.
- Chargez les fichiers. Les fichiers CSV, TSV, Excel, JSON et de calendrier sont acceptés, jusqu’à 20 fichiers de 50 Mo chacun. L’import reconnaît l’export des participants d’Eventbrite à ses colonnes et les associe pour vous. Un tableau qu’il ne reconnaît pas attend que vous indiquiez ce qu’il contient.
- Vérifiez ce que nous avons trouvé. Types de billets et prix, codes de réduction, questions, programme et intervenants. Les colonnes qui ne sont pas un champ standard, comme vos propres questions, deviennent des questions d’inscription. Les frais, codes-barres et liens d’Eventbrite sont laissés de côté.
- Nom, dates et devise. Les prix restent les nombres figurant dans les fichiers, dans la devise que vous choisissez. Ils ne sont jamais convertis.
- Les personnes. Vous décidez de les importer ou non, après avoir confirmé que vous en avez le droit. Leurs commandes sont enregistrées comme payées ailleurs, avec leurs totaux, pour que vos rapports et votre budget montrent les recettes. Les cases de consentement ne sont jamais importées : personne n’a coché les vôtres sur Eventbrite.
- Construisez. Un événement à venir est construit en brouillon. Rien n’est publié et personne ne reçoit d’e-mail.
Les fichiers chargés sont supprimés une fois l’événement construit, ou au bout d’un jour si vous vous arrêtez.
Éditions passées
Si l’événement a déjà eu lieu, activez « Cette édition a déjà eu lieu ». Il est construit comme un événement clôturé, avec ses participants et leurs entrées enregistrées, pour que les rapports et le budget puissent comparer l’édition suivante avec lui.
Une édition passée relève de l’historique. Toutes ses personnes sont importées, gratuitement, quelle que soit la limite de 1 000 participants d’AttendBeacon. Si vous rouvrez plus tard les inscriptions et que l’événement dépasse cette limite, il faut d’abord la licence.
Étape 3 : avant la mise en ligne
- Vérifiez le brouillon. Types de billets, prix, dates de vente et questions. Si les fichiers utilisaient des codes sans indiquer leur réduction, attribuez à chaque code sa réduction.
- Paiements. Connectez votre compte Mollie ou Stripe, pour que les nouveaux acheteurs vous paient directement.
- Publiez quand vous êtes prêt.
- Envoyez les billets. Les personnes importées n’ont pas encore de billet AttendBeacon dans leur boîte de réception. Pour un événement publié, vous pouvez leur envoyer leurs billets une fois, au moment que vous choisissez. Prévenez-les d’abord que l’événement a changé de plateforme, et pourquoi.
Profitez ensuite de ce qu’Eventbrite ne faisait pas pour vous : le contrôle d’entrée sur n’importe quel téléphone, l’application de l’événement sans passer par une boutique d’applications, les badges et le programme.
Ou continuer à vendre sur Eventbrite
Vous n’êtes pas obligé de transférer la vente des billets. Sous Intégrations › Billetterie, une liaison en direct importe les commandes Eventbrite dans AttendBeacon au fur et à mesure. Vous continuez à vendre sur Eventbrite, et gérez ici l’entrée, l’application, les badges et le réseautage.
Cette liaison est récente et n’a pas encore fonctionné avec un vrai compte Eventbrite. Essayez-la d’abord sur un petit événement.
Ce que cela coûte
L’import est inclus. Un événement dont tous les billets sont gratuits est toujours gratuit. Tout autre événement est gratuit jusqu’à 1 000 participants ; au-delà, une licence unique coûte 500 € par événement, hors TVA. Consultez les tarifs, la comparaison avec Eventbrite et le calculateur de frais de billetterie.
Fermer votre compte Eventbrite
Seulement quand vous êtes sûr de vous. La page d’aide d’Eventbrite explique comment faire, et quand ce n’est pas encore possible, par exemple tant que vous avez des événements publiés ou des versements récents.
Eventbrite est une marque de son propriétaire. AttendBeacon est indépendant d’Eventbrite : il n’y est pas affilié et n’est ni sponsorisé ni approuvé par Eventbrite.