Przeniesienie wydarzenia nie oznacza zaczynania od nowa. Platforma do wydarzeń AttendBeacon odczytuje pliki, które daje ci Eventbrite, i odtwarza strukturę twojego wydarzenia: rodzaje biletów, ceny, pytania oraz, jeśli chcesz, ludzi. Nic nie powstaje, dopóki nie klikniesz Zbuduj wydarzenie, i nikt nie dostaje e-maila.
Jeśli nie masz jeszcze pewności co do przeprowadzki, możesz też dalej sprzedawać w Eventbrite, a resztę prowadzić tutaj. Ta możliwość jest opisana na końcu.
Zanim zaczniesz
- Zdecyduj, które wydarzenie przenosisz. Nadchodzące wydarzenie staje się szkicem. Wydarzenie, które już się odbyło, można przenieść jako wcześniejszą edycję, aby przyszłoroczne raporty mogły się do niego odnosić.
- Upewnij się, że możesz przekazać dane uczestników. Twoja organizacja jest administratorem tych danych. Polityka prywatności Eventbrite stanowi, że organizatorzy otrzymują informacje podane przez uczestników i mogą z nich korzystać. Przeniesienie ich do narzędzia, w którym prowadzisz wydarzenie, mieści się w tym celu. Wykorzystanie ich do czegoś innego może się w nim nie mieścić.
- Przygotuj konto Mollie lub Stripe, jeśli będziesz sprzedawać bilety w AttendBeacon. Pieniądze za bilety trafiają prosto na twoje własne konto.
Krok 1: Wyeksportuj dane z Eventbrite
Strona pomocy Eventbrite o raporcie Attendees podaje kroki dla jednego wydarzenia:
- Otwórz panel swojego wydarzenia.
- Przejdź do Reporting i wybierz Event reports.
- Wybierz Attendees.
- Jako typ pliku wybierz CSV lub Excel.
- Pobierz plik z karty Exports.
Aby mieć więcej szczegółów, wyeksportuj z tego samego miejsca jeszcze dwa raporty:
- Raport Orders, z datami i sumami zamówień.
- Odpowiedzi na pytania niestandardowe, w sekcji Attendees, jeśli kupujący odpowiadali na twoje pytania.
Masz program z prelegentami? Dołącz też ten plik: eksport z Sessionize, plik kalendarza albo własny arkusz kalkulacyjny. Zobacz import z Sessionize.
Krok 2: Przenieś swoje wydarzenie
W przestrzeni roboczej AttendBeacon przejdź do Wydarzenia, wybierz Nowe wydarzenie, a potem Przenieś swoje wydarzenie.
- Prześlij pliki. Obsługiwane są pliki CSV, TSV, Excel, JSON i pliki kalendarza, do 20 plików po 50 MB każdy. Import rozpoznaje eksport uczestników z Eventbrite po kolumnach i sam je dopasowuje. Tabela, której nie rozpoznaje, czeka, aż powiesz, co zawiera.
- Przejrzyj, co znaleźliśmy. Rodzaje biletów i ceny, kody rabatowe, pytania, program i prelegenci. Kolumny, które nie są standardowym polem, na przykład twoje własne pytania, stają się pytaniami przy rejestracji. Opłaty Eventbrite, kody kreskowe i linki są pomijane.
- Nazwa, daty i waluta. Ceny zostają zachowane jako liczby z plików, w wybranej przez ciebie walucie. Nigdy nie są przeliczane.
- Ludzie. Sam decydujesz, czy ich zaimportować, po potwierdzeniu, że możesz. Ich zamówienia są zapisywane jako opłacone gdzie indziej, z ich sumami, więc raporty i budżet pokazują przychód. Pola zgody nigdy nie są importowane: nikt nie zaznaczył twoich w Eventbrite.
- Zbuduj. Nadchodzące wydarzenie powstaje jako szkic. Nic nie jest publikowane i nikt nie dostaje e-maila.
Przesłane pliki są usuwane, gdy wydarzenie zostanie zbudowane, albo po jednym dniu, jeśli przerwiesz.
Wcześniejsze edycje
Jeśli wydarzenie już się odbyło, włącz „Ta edycja już się odbyła”. Powstaje wtedy jako zamknięte wydarzenie z uczestnikami i check-inami, więc raporty i budżet mogą porównać z nim następną edycję.
Wcześniejsza edycja to historia. Wszyscy jej uczestnicy są importowani bezpłatnie, bez względu na limit AttendBeacon wynoszący 1000 uczestników. Jeśli później ponownie otworzysz w niej rejestrację, a przekracza ona ten limit, najpierw potrzebuje licencji.
Krok 3: Przed publikacją
- Sprawdź szkic. Rodzaje biletów, ceny, daty sprzedaży i pytania. Jeśli w plikach były kody bez informacji o rabacie, przypisz każdemu kodowi jego rabat.
- Płatności. Połącz swoje konto Mollie lub Stripe, aby nowi kupujący płacili bezpośrednio tobie.
- Opublikuj, gdy wszystko będzie gotowe.
- Wyślij bilety. Zaimportowane osoby nie mają jeszcze w skrzynce biletu AttendBeacon. W przypadku opublikowanego wydarzenia możesz raz wysłać im bilety, w wybranym przez siebie momencie. Najpierw poinformuj je, że wydarzenie się przeniosło, i dlaczego.
Potem skorzystaj z tego, czego Eventbrite za ciebie nie robił: check-in na dowolnym telefonie, aplikacja wydarzenia bez sklepu z aplikacjami, identyfikatory i program.
Albo sprzedawaj dalej w Eventbrite
Nie musisz przenosić sprzedaży biletów. W sekcji Integracje › Sprzedaż biletów połączenie na żywo przenosi zamówienia z Eventbrite do AttendBeacon na bieżąco. Sprzedajesz dalej w Eventbrite, a wejście, aplikację, identyfikatory i networking prowadzisz tutaj.
Połączenie jest nowe i nie działało jeszcze z prawdziwym kontem Eventbrite. Najpierw wypróbuj je na małym wydarzeniu.
Ile to kosztuje
Import jest w cenie. Wydarzenie, na którym każdy bilet jest bezpłatny, jest zawsze bezpłatne. Każde inne wydarzenie jest bezpłatne do 1000 uczestników; powyżej tej liczby jednorazowa licencja kosztuje 500 € za wydarzenie, bez VAT. Zobacz cennik, porównanie z Eventbrite i kalkulator opłat za bilety.
Zamknięcie konta Eventbrite
Dopiero gdy masz pewność. Strona pomocy Eventbrite wyjaśnia, jak to zrobić i kiedy nie jest to jeszcze możliwe, na przykład gdy masz jeszcze opublikowane wydarzenia lub niedawne wypłaty.
Eventbrite jest znakiem towarowym swojego właściciela. AttendBeacon jest niezależny od Eventbrite i nie jest z nim powiązany ani przez niego sponsorowany czy rekomendowany.