Producttour
Zie AttendBeacon aan het werk
Korte video's van het echte product, twee tot drie minuten per stuk, van je eerste evenement tot de deur en het verslag achteraf. Kies een onderwerp, of begin bij het begin.
- Ondertiteling in elf talen
- Hoofdstukken om naartoe te springen
- Geen YouTube-speler, geen trackers
Aan de slag
Duur 2:01Deel 1Je eerste evenement in vijf minuten
Maak een evenement in AttendBeacon, kies wat het nodig heeft, geef het je eigen kleuren en een ticket, publiceer het en open de pagina. Een naam en een datum zijn genoeg om te beginnen.
Duur 2:36Deel 2Tickets en registratie
Maak tickettypes met een prijs, een aantal plaatsen, een verkoopperiode en wie ze mag zien; kies wat mensen gevraagd wordt; meld je aan als deelnemer en krijg het ticket met zijn QR-code; daarna de wachtlijst, goedkeuringen, teamtickets en deelnemers importeren van een ander platform.
Duur 2:41Deel 3Betalingen, facturen en terugbetalingen
Koppel je eigen Mollie- of Stripe-account zodat het ticketgeld rechtstreeks bij jou binnenkomt; maak facturen met btw per regel; laat bedrijven later betalen per bankoverschrijving en koppel je bankafschrift; betaal een bestelling helemaal of deels terug, of leg vast dat je op een andere manier terugbetaalde; zie terugboekingen bij de bestelling; en wat AttendBeacon zelf kost: gratis tot 1.000 deelnemers, communityevenementen altijd gratis.
Duur 2:08Deel 4Extra's, pakketten en kortingen
Extra's naast de tickets met een eigen prijs, btw-tarief en aantal; pakketten waar ze bij inbegrepen zijn voor één prijs; kortingscodes en toegangscodes voor verborgen tickets; en automatische groeps- en loyaliteitskortingen, waarbij elk ticket de ene beste korting krijgt. Daarna hoe het eruitziet voor wie zich aanmeldt.
Duur 1:48Deel 16Modules per evenement en de welkomstpagina
Hoe AttendBeacon eenvoudig blijft, hoeveel het ook kan: het welkom in de demonstratiewerkruimte, modules per evenement die verbergen wat een evenement niet gebruikt (en niets verwijderen), de voorinstellingen die aanzetten wat een evenement meestal nodig heeft, en suggesties voor wat je hierna aanzet.
Duur 1:49Deel 29Breng je evenement mee
Overstappen van een ander platform: upload de exports die je al hebt (hier een deelnemerslijst uit Eventbrite en een programma uit Sessionize), zie wat AttendBeacon herkende, controleer de opbouw die het vond, en bouw het, als concept of als de editie van vorig jaar met deelnemers en check-ins voor de rapporten.
Voor deelnemers
Duur 1:52Deel 5De app voor deelnemers
Een rondleiding door de app voor deelnemers met Anna op Beacon Summit: de startpagina, het programma en haar eigen agenda, een sessie, het ticket dat offline werkt, en alles onder Meer.
Duur 2:17Deel 6Eén app voor elk evenement
Deelnemers installeren één AttendBeacon-app, op iPhone, iPad, Apple Watch of Android, en openen je evenement met de code of door de poster te scannen. Je ziet het startscherm, waar de code en de poster in je werkruimte staan, meldingen, het ticket en wisselen tussen evenementen.
Programma en sprekers
Duur 2:50Deel 7Het programma: zalen, tracks en sessies
Hoe het programma van Beacon Summit in AttendBeacon in elkaar zit: zalen met hun plaatsen, tracks met een kleur, sessies met hun sprekers en slides, het rooster waarin je sessies sleept en dubbele boekingen worden geweigerd, uitlopen, een eigen link voor elke spreker, deelnamelinks voor online en hybride evenementen, en daarna de opnames.
Duur 2:38Deel 8De call for speakers
De call for speakers in AttendBeacon bij Beacon Summit: de sprekershub met een eigen pagina voor de call, de voorstellen van een spreker en de editor met een live voorbeeld; daarna de kant van de organisatie met beoordelingen, het selectiebord, besluiten die pas weggaan als jij dat kiest, de bevestigingen met alles wat de locatie moet weten, en het sprekersportaal dat elke spreker krijgt.
Duur 2:44Deel 22Slides, bronnen en certificaten
Slides en sessie-inhoud van sprekers in AttendBeacon: wie ze ziet en wanneer, de toestemming van elke spreker, herinneringen voor wie nog niets uploadde, en het overzicht in de app. Daarna certificaten van deelname met CPD-punten uit gecontroleerde aanwezigheid, voorwaarden, het certificaat zelf, en een openbare verificatiepagina per certificaat.
Op de dag zelf
Duur 2:29Deel 10Inchecken bij de deur
Zo werkt inchecken in AttendBeacon: deuren met hun eigen tickets en capaciteit, de scanner op elke telefoon met groen, oranje en rood en de reden erbij, sessies in en uit geteld, doorwerken als de wifi wegvalt, binnenlopers aan de deur registreren, en een check-in die per ongeluk gebeurde terugdraaien.
Duur 2:08Deel 11Badges afdrukken
Zo druk je badges af in AttendBeacon: de lijst met wat er is afgedrukt, wanneer en door wie; filters op tickettype, organisatie, check-in en nog niet afgedrukt; alles of een paar selecteren; het voorbeeld in de volgorde van afdrukken; één badge opnieuw afdrukken; afdrukken vanuit de browser op elke printer; en de AttendBeacon Print Agent voor labelprinters van Zebra en Brother en voor kleuren- en DYMO-printers via hun driver.
Duur 1:50Deel 12De badgeontwerper
Ontwerp de badges voor Beacon Summit: kies het materiaal, een indeling, de achtergrond en de blokken op de voorkant, geef elke rol een gekleurde streep, en controleer het resultaat met de namen van je eigen deelnemers, gevouwen en opengevouwen, voordat je afdrukt.
Duur 2:25Deel 13Schermen en kiosken
Koppel een televisie met de code die hij toont, kies wat hij om de beurt laat zien (nu en straks in de zaal, aankomsten, de ranglijst, sponsors, een code om in te checken) en stuur mededelingen naar elk scherm. Dan een kiosk: een tablet bij de deur waar deelnemers hun ticket scannen of zichzelf opzoeken, bevestigen dat zij het zijn, en hun badge laten afdrukken.
Duur 1:45Deel 17Plattegronden
Upload een plattegrond per verdieping en zet er spelden op voor zalen, stands en voorzieningen. Deelnemers krijgen een kaart in de app met verdiepingen, filters, zoeken en een lijst van elke plek, Toon op de kaart vanuit een sessie of een exposant, en hij werkt ook offline. Een zaalscherm laat Je bent hier zien, en de kiosk helpt mensen de weg te vinden.
Duur 2:11Deel 18Crew en vrijwilligers
Crew in AttendBeacon: nodig vrijwilligers uit met een gratis crewticket, kies welke rollen ieder mag doen, plan diensten bij een deur, een zaal of een ruimte in het rooster, en zie op de dag wie er dienst heeft. In de app heeft de crew een eigen plek met de volgende dienst, de briefing en een checklist. Met zelf inroosteren kiezen vrijwilligers zelf open diensten, binnen jouw regels.
Duur 2:35Deel 19Hotelkamers voor de mensen die je ontvangt
Regel en betaal hotelkamers voor je sprekers, crew, VIP's en gasten van sponsors in AttendBeacon: hotels en de kamers die ze voor je vasthouden, een beleid per rol, het planbord met zijn waarschuwingen, toewijzen met de hand of automatisch, kamerlijsten waarvan elke versie bewaard blijft, en de pagina Je hotel in de app van het evenement. Geen kamerblok voor deelnemers.
Duur 2:19Deel 20Reizen, ophaalritten en declaraties
Plan de reizen van de mensen die je ontvangt in AttendBeacon: een reisplan per gast met vluchten en treinen in hun eigen tijd, het aankomstbord met zijn waarschuwingen, ophaalritten met een chauffeur en een passagierslijst, declaraties getoetst aan een beleid per rol, en goedgekeurde declaraties betaald met één SEPA-bestand. Hotelverblijven en geboekte reizen gaan in Apple en Google Wallet.
Duur 2:11Deel 21Catering en tafelindelingen
Plan maaltijden in AttendBeacon: voor wie elke maaltijd is, de aantallen geteld uit aanmeldingen, extra's, crew en sprekers, ieders dieetwensen, een overzicht en mail voor de cateraar die zeggen wat er veranderde, tafelindelingen ingevuld volgens jouw regels met tafellijsten en naamkaartjes, en de eigen dieetkeuze en tafel van de deelnemer in de app.
Duur 1:59Deel 37Word vrijwilliger
Elk evenement in AttendBeacon kan een openbare pagina hebben waar iedereen zich als vrijwilliger kan aanmelden, in de kleuren van het evenement en in de eigen taal: wat vrijwilligers doen, een voorproefje van de diensten, en een formulier met dagen, rollen, talen en je eigen vragen, bevestigd met een code per e-mail. Organisatoren beoordelen aanmeldingen naast de diensten, met een maximum en een wachtlijst, en wie wordt geaccepteerd, hoort bij de crew met een crewticket per e-mail.
Interactie
Duur 2:22Deel 14Netwerken en chatten
Hoe deelnemers elkaar ontmoeten in de AttendBeacon-app: een kaartje en een gids waar ze zelf voor kiezen, suggesties, connecten door een badge te scannen, afspraken aan de tafels van de organisator, één-op-één chatten met blokkeren en melden, en de pagina Netwerken in je werkruimte.
Duur 2:27Deel 15Peilingen, vragen, enquêtes en feedback
Live peilingen en vragen per sessie in AttendBeacon, gemodereerd vanaf een laptop en getoond op het scherm in de zaal; daarna sessiefeedback van de mensen die er echt bij waren, sessies gerangschikt op score, opmerkingen die je voor sprekers verborgen houdt, het eigen geanonimiseerde rapport van elke spreker, de instellingen van de sessie-enquête, en enquêtes voor, tijdens en na het evenement.
Duur 2:03Deel 28Punten, prijzen en de swag shop
Punten in AttendBeacon: regels voor binnenkomen, sessies, stands, feedback, connecties en codes, waarbij één keer ook echt één keer is; sponsoruitdagingen met een poster om af te drukken; de ranglijst in de app en op de schermen; een eerlijke prijstrekking die wordt vastgelegd; en de swag shop, waar medewerkers spullen uitgeven vanaf de boothscanner en uitgeven nooit iemands plek verlaagt.
Duur 2:12Deel 32E-mails, meldingen en mededelingen
Hoe AttendBeacon met deelnemers praat: de automatische e-mails, je eigen e-mails aan een gekozen groep in ieders eigen taal, pushmeldingen die stille uren respecteren, mededelingen op elk scherm en elke telefoon tegelijk, en de inbox waar je team vragen beantwoordt die met Vraag het de organisatie binnenkomen.
Integraties
Duur 2:47Deel 25Integraties: je CRM, Teams, flows en de API
Koppel een AttendBeacon-werkruimte aan de rest van je software: CRM-synchronisatie met Dynamics 365 en Customer Insights - Journeys, Salesforce en HubSpot, per evenement gekozen en zichtbaar bij elke deelnemer; meldingen in Teams en Slack; Power Automate en Zapier; en ondertekende webhooks en de REST API met zijn sleutels.
Duur 2:04Deel 33Je boekhouding, vanzelf bijgewerkt
AttendBeacon boekt elke factuur, creditnota, betaling, terugbetaling en chargeback in je eigen administratie: Exact Online, Moneybird, Xero of QuickBooks Online. Zie elk document en hoe het ervoor staat, waarom een pakket er een weigerde, de koppeling van omzetrekeningen, btw-codes en betaalrekeningen die Automatisch herkennen voorstelt, welke evenementen worden geboekt met een eigen project, en het logboek.
Duur 1:49Deel 34Blijf verkopen via Eventbrite
Verkoop tickets via Eventbrite of Ticket Tailor en doe de rest van het evenement in AttendBeacon. Elke bestelling, annulering, terugbetaling en naamswijziging komt vanzelf binnen, via webhooks, een controle om de paar minuten en een volledige uitlezing elke nacht. Gesynchroniseerde tickets en bestellingen staan als Beheerd in Eventbrite en zijn hier alleen-lezen, een terugbetaling daar annuleert het ticket hier, en de eigen barcodes van het platform scannen aan je deur.
Duur 1:59Deel 35E-mail vanaf je eigen domein, en je mailinglijsten
Verstuur e-mails over je evenementen vanaf je eigen domein: AttendBeacon maakt een ondertekeningssleutel, zet de SPF-, DKIM-, Domain Lockdown- en DMARC-records klaar die je toevoegt, en controleert ze; per evenement kies je het adres, en mail gaat terug naar het adres van AttendBeacon als er iets mis is. En houd Mailchimp en Brevo bij met de mensen die zich aanmeldden en wilden horen van je, met een toestemmingsvraag per evenement, merge fields en tags, afmeldingen die terugkomen, en Mijn gegevens verwijderen dat ze daar ook weghaalt.
Duur 2:08Deel 36Alleen voor leden
Gebruik de ledenlijst die je al bijhoudt, in een Google Sheet, een Airtable-tabel of een lijst in je CRM, voor tickettypes alleen voor leden en een automatische ledenkorting. AttendBeacon bewaart alleen vingerafdrukken van adressen en lidnummers. Bij het aanmelden bewijst een lid het met een code per e-mail of met lidnummer en achternaam, en een live kopie houdt elke aanmelding bij in een sheet of tabel. Pipedrive en Zoho CRM komen erbij naast Dynamics 365, Salesforce en HubSpot.
De gegevens in deze video's zijn verzonnen: Beacon Summit is het demonstratie-evenement.
Genoeg gezien? Probeer het zelf.
Klik door het demonstratie-evenement zoals een deelnemer dat zou doen, of open de werkruimte en begin je eigen.