Sessionize is een veelgebruikt hulpmiddel voor de call for speakers van communitycongressen. Het doet dat werk goed, en veel sprekers hebben er al een profiel. Tickets verkopen, de deur regelen of deelnemers een app met hun ticket geven doet het niet.
Deze handleiding laat zien hoe je Sessionize houdt voor waar het goed in is, en het resultaat overhaalt naar het evenementenplatform AttendBeacon voor de rest. Het gaat er niet om Sessionize te vervangen.
Wie doet wat
- Sessionize: de call for speakers, de beoordeling en de profielen van de sprekers.
- Het evenementenplatform: tickets en betalingen, het programma dat deelnemers zien, de evenementenapp, de mails, de deur, sponsors en feedback.
Er is geen live verbinding tussen de twee. Je importeert één keer, als je programma bijna vaststaat, en doet latere wijzigingen in de werkruimte van het evenement. Houd daar in je planning rekening mee.
Stap 1: Rond je selectie af in Sessionize
Accepteer je sessies. Plan je in Sessionize, geef elke sessie dan een zaal en een tijd. De import zet elke tijd op de klok van de locatie.
Heeft een sessie geen eindtijd, dan eindigt hij bij de volgende sessie in dezelfde zaal, als die binnen twee uur begint. Anders duurt hij 45 minuten. In de controlestap zie je waar dat gebeurde, zodat je het kunt aanpassen.
Stap 2: Exporteer uit Sessionize
Je hebt twee mogelijkheden:
- Excel-export. Exporteer je geaccepteerde sessies en je sprekers. De import herkent het sessieblad en het sprekersblad van Sessionize aan hun kolommen.
- JSON. Sla het antwoord van de Sessionize-API van je evenement op als bestand: de weergave All, of de weergaven Sessions en Speakers.
Beide leveren hetzelfde programma op. Kies wat je het makkelijkst vindt.
Stap 3: Breng je evenement over
Kies in de werkruimte Breng je evenement over en sleep de bestanden erin. Je kunt tot twintig bestanden tegelijk toevoegen, in CSV, Excel of JSON. Heb je een ticketlijst of een overzicht van sponsors, voeg dat dan ook toe.
De import:
- bouwt het programma uit de sessies, met zalen, tijden, titels en beschrijvingen
- maakt de sprekers aan met hun bio, tagline en foto, en koppelt het sprekersblad aan de sessies waarin ze genoemd worden
- laat je alles controleren voordat er iets wordt aangemaakt: sessies, sprekers, tickettypes, eventuele conflicten en wat er is rechtgezet
Er gaat niets live en niemand krijgt een mail. Het evenement wordt als concept gebouwd. Je geüploade bestanden worden verwijderd zodra het evenement klaar is.
Over foto's: die worden bij het bouwen naar het evenementenplatform gekopieerd. Bewaar alleen foto's die je sprekers je voor dit evenement hebben gegeven.
Stap 4: Voeg tickets toe
Nu voeg je toe wat Sessionize niet doet. Maak je tickettypes, elk met een capaciteit en een verkoopperiode. Voor betaalde tickets koppel je je eigen Mollie- of Stripe-account; het geld komt rechtstreeks bij jou.
Maak een verborgen tickettype voor sprekers en geef elke spreker een ticket. Uitgegeven tickets gaan per mail met hun QR-code, en ze nemen geen openbare plekken in.
Stap 5: Geef sprekers hun eigen pagina
Elke spreker krijgt een pagina in het programma, met foto, bio en links. Het e-mailadres wordt nooit getoond.
Stuur elke spreker een eigen link. Daarmee opent een pagina waarop de spreker bio, functie, bedrijf, links en foto bijwerkt, en de slides voor de eigen sessies uploadt. Een account is niet nodig. Een nieuwe link maakt de oude ongeldig.
Stap 6: Laat sprekers meehelpen met verkopen
Sprekers zijn vaak je beste reclame. De deelkit tekent een kaart voor elke spreker en sessie in de kleuren van je evenement, in vijf formaten, van linkvoorbeeld tot story. Elke spreker krijgt een persoonlijke link en een kortingscode die van de eigen naam is gemaakt.
Een ranglijst toont bezoeken, bestellingen en omzet per persoon, zonder iemands apparaat te volgen. Sprekers kunnen op LinkedIn posten met een tekst die klaarstaat om te kopiëren.
Als het programma verandert
Dat gebeurt. Doe na de import je wijzigingen in de werkruimte van het evenement:
- Verplaats een sessie door hem te slepen. Je krijgt een waarschuwing als een zaal op dat moment al bezet is.
- Loopt een zaal uit, verschuif dan alle latere sessies in die zaal in één keer. Deelnemers die die sessies bewaarden, krijgen een urgente melding.
- Valt een spreker af, pas dan het programma hier aan, en ook in Sessionize als je dat als archief bijhoudt.
Deelnemers die een sessie hebben bewaard, horen het als daar iets aan verandert.
Liever één systeem?
Je kunt de call for speakers ook in het evenementenplatform zelf doen. Sprekers melden zich aan met een code per mail en schrijven hun voorstel met een live voorbeeld van de programmakaart. Een sessie die ze op een ander evenement gaven, halen ze rechtstreeks op uit de openbare Sessionize-API van dat evenement. Je team stemt, geeft commentaar en selecteert op een bord.
Beide werken. Kies wat je sprekers en beoordelaars kennen.
Checklist
- Accepteer en plan je sessies in Sessionize.
- Exporteer sessies en sprekers, als Excel of JSON.
- Importeer met Breng je evenement over en lees de controle goed door.
- Voeg tickets toe, een verborgen tickettype voor sprekers en je betaalaccount.
- Stuur elke spreker een eigen link.
- Doe latere wijzigingen in de werkruimte van het evenement.
Organiseer je een gratis communitydag? Lees dan Gratis tickets voor gebruikersgroepen en communitydagen.