Trasladar un evento no significa empezar de nuevo. La plataforma de eventos AttendBeacon lee los archivos que te da Eventbrite y vuelve a crear la estructura de tu evento: tipos de entrada, precios, preguntas y, si quieres, las personas. No se crea nada hasta que pulsas Crear el evento, y nadie recibe un correo.
Si aún no tienes claro el cambio, también puedes seguir vendiendo en Eventbrite y gestionar todo lo demás aquí. Esa opción está al final.
Antes de empezar
- Decide qué evento vas a trasladar. Un evento próximo se convierte en borrador. Un evento que ya se celebró puede llegar como edición anterior, para que los informes del año que viene puedan compararse con él.
- Asegúrate de que puedes traspasar los datos de los asistentes. Tu organización es la responsable del tratamiento de esos datos. La política de privacidad de Eventbrite dice que los organizadores reciben la información que dan los asistentes y pueden usarla. Llevarla a la herramienta con la que gestionas el evento encaja con ese fin. Usarla para otra cosa puede que no.
- Ten a mano tu cuenta de Mollie o Stripe si vas a vender entradas en AttendBeacon. El dinero de las entradas se ingresa directamente en tu propia cuenta.
Paso 1: Exporta desde Eventbrite
La página de ayuda de Eventbrite sobre el informe Attendees da los pasos para un evento:
- Abre el panel de tu evento.
- Ve a Reporting y elige Event reports.
- Elige Attendees.
- Elige CSV o Excel como tipo de archivo.
- Descarga el archivo desde la pestaña Exports.
Para tener más detalle, exporta dos informes más desde el mismo sitio:
- El informe Orders, con las fechas y los importes de los pedidos.
- Las respuestas a las preguntas personalizadas, en Attendees, si hiciste preguntas a tus compradores.
¿Tienes un programa con ponentes? Trae también ese archivo: una exportación de Sessionize, un archivo de calendario o tu propia hoja de cálculo. Consulta importar desde Sessionize.
Paso 2: Trae tu evento
En tu espacio de trabajo de AttendBeacon, ve a Eventos, elige Nuevo evento y después Trae tu evento.
- Sube los archivos. Funcionan archivos CSV, TSV, Excel, JSON y de calendario, hasta 20 archivos de 50 MB cada uno. La importación reconoce la exportación de asistentes de Eventbrite por sus columnas y las asigna por ti. Una tabla que no reconoce espera a que le digas qué contiene.
- Revisa lo que encontramos. Tipos de entrada y precios, códigos de descuento, preguntas, la agenda y los ponentes. Las columnas que no son un campo estándar, como tus propias preguntas, se convierten en preguntas de inscripción. Las comisiones, los códigos de barras y los enlaces de Eventbrite se dejan fuera.
- Nombre, fechas y moneda. Los precios se mantienen tal como figuran en los archivos, en la moneda que elijas. Nunca se convierten.
- Las personas. Tú decides si importarlas, después de confirmar que puedes hacerlo. Sus pedidos se registran como pagados en otro sitio, con sus importes, para que tus informes y tu presupuesto muestren los ingresos. Las casillas de consentimiento nunca se importan: nadie marcó las tuyas en Eventbrite.
- Crea. Un evento próximo se crea como borrador. No se publica nada y nadie recibe un correo.
Los archivos subidos se eliminan una vez creado el evento, o al cabo de un día si lo dejas a medias.
Ediciones anteriores
Si el evento ya se celebró, activa «Esta edición ya se celebró». Se crea como un evento cerrado con sus asistentes y sus registros de entrada, para que los informes y el presupuesto puedan comparar la próxima edición con él.
Una edición anterior es historial. Se importan todas sus personas, gratis, sea cual sea el límite de 1.000 participantes de AttendBeacon. Si más adelante vuelves a abrir la inscripción y supera ese límite, primero necesita la licencia.
Paso 3: Antes de publicar
- Revisa el borrador. Tipos de entrada, precios, fechas de venta y preguntas. Si los archivos usaban códigos sin indicar su descuento, asigna a cada código su descuento.
- Pagos. Conecta tu cuenta de Mollie o Stripe, para que los nuevos compradores te paguen directamente.
- Publica cuando estés listo.
- Envía las entradas. Las personas que importaste todavía no tienen una entrada de AttendBeacon en su buzón. En un evento publicado puedes enviarles sus entradas una vez, cuando tú elijas. Antes, cuéntales que el evento ha cambiado de plataforma, y por qué.
Después, aprovecha lo que Eventbrite no hacía por ti: el registro de entrada en cualquier teléfono, la aplicación del evento sin tienda de aplicaciones, las acreditaciones y la agenda.
O sigue vendiendo en Eventbrite
No tienes por qué trasladar la venta de entradas. En Integraciones › Venta de entradas, un vínculo en directo trae a AttendBeacon los pedidos de Eventbrite a medida que llegan. Sigues vendiendo en Eventbrite y gestionas aquí la puerta, la aplicación, las acreditaciones y el networking.
El vínculo es nuevo y todavía no ha funcionado con una cuenta real de Eventbrite. Pruébalo primero con un evento pequeño.
Lo que cuesta
La importación está incluida. Un evento en el que todas las entradas son gratuitas es siempre gratuito. Cualquier otro evento es gratuito hasta 1.000 participantes; por encima, una licencia única cuesta 500 € por evento, IVA no incluido. Consulta los precios, la comparación con Eventbrite y la calculadora de comisiones por entrada.
Cerrar tu cuenta de Eventbrite
Solo cuando lo tengas claro. La página de ayuda de Eventbrite explica cómo hacerlo, y cuándo todavía no es posible, por ejemplo mientras tengas eventos publicados o pagos recientes.
Eventbrite es una marca comercial de su titular. AttendBeacon es independiente de Eventbrite y no está afiliado a ella ni cuenta con su patrocinio o respaldo.