Sessionize est un outil répandu pour l’appel à propositions des conférences communautaires. Il fait bien ce travail, et beaucoup d’intervenants y ont déjà un profil. Il ne vend pas de billets, ne gère pas l’entrée et ne donne pas aux participants une application avec leur billet.
Ce guide montre comment garder Sessionize pour ce qu’il fait, et reprendre son résultat dans la plateforme événementielle AttendBeacon pour tout le reste. Il ne s’agit pas de remplacer Sessionize.
Qui fait quoi
- Sessionize : l’appel à propositions, l’évaluation et les profils des intervenants.
- La plateforme événementielle : les billets et les paiements, le programme que voient les participants, l’application de l’événement, les e-mails, l’entrée, les sponsors et les retours.
Il n’y a pas de lien en direct entre les deux. Vous importez une fois, quand votre programme est presque définitif, et vous faites les modifications ultérieures dans l’espace de travail de l’événement. Prévoyez votre calendrier en conséquence.
Étape 1 : terminer votre sélection dans Sessionize
Acceptez vos sessions. Si vous faites le planning dans Sessionize, attribuez à chaque session une salle et un horaire. L’import cale chaque horaire sur l’heure locale du lieu.
Une session sans heure de fin se termine au début de la session suivante dans la même salle, si celle-ci commence dans les deux heures. Sinon, elle se termine après 45 minutes. L’étape de vérification vous indique où cela s’est produit, pour que vous puissiez corriger.
Étape 2 : exporter depuis Sessionize
Vous avez deux possibilités :
- Export Excel. Exportez vos sessions acceptées et vos intervenants. L’import reconnaît la feuille des sessions et la feuille des intervenants de Sessionize grâce à leurs colonnes.
- JSON. Enregistrez dans un fichier la réponse de l’API Sessionize de votre événement : la vue All, ou les vues Sessions et Speakers.
Dans les deux cas, vous obtenez le même programme. Utilisez celle qui vous paraît la plus simple.
Étape 3 : transférer votre événement
Dans l’espace de travail, choisissez Transférez votre événement et déposez les fichiers. Vous pouvez ajouter jusqu’à vingt fichiers à la fois, au format CSV, Excel ou JSON. Si vous avez une liste de billets ou une feuille de sponsors, ajoutez-la aussi.
L’import ensuite :
- construit le programme à partir des sessions, avec leurs salles, horaires, titres et descriptions
- crée les intervenants avec leur biographie, leur accroche et leur photo, et relie la feuille des intervenants aux sessions qui les citent
- vous montre une vérification avant toute création : sessions, intervenants, types de billets, conflits éventuels et ce qu’il a corrigé
Rien n’est mis en ligne et personne ne reçoit d’e-mail. L’événement est créé comme brouillon. Les fichiers que vous avez déposés sont supprimés une fois l’événement créé.
À propos des photos : elles sont copiées dans la plateforme événementielle lors de la création. Ne gardez que les photos que vos intervenants vous ont confiées pour cet événement.
Étape 4 : ajouter les billets
Ajoutez maintenant ce que Sessionize ne fait pas. Créez vos types de billets, chacun avec une capacité et une période de vente. Pour les billets payants, connectez votre propre compte Mollie ou Stripe ; l’argent vous parvient directement.
Ajoutez un type de billet masqué pour les intervenants et émettez un billet pour chacun d’eux. Les billets émis sont envoyés par e-mail avec leur code QR, et ne prennent pas de places publiques.
Étape 5 : donner aux intervenants leur propre page
Chaque intervenant a une page dans le programme, avec sa photo, sa biographie et ses liens. Son adresse e-mail n’est jamais affichée.
Envoyez à chaque intervenant son propre lien. Il ouvre une page où l’intervenant tient à jour sa biographie, sa fonction, son entreprise, ses liens et sa photo, et dépose les diapositives de ses sessions. Aucun compte n’est nécessaire. Un nouveau lien désactive l’ancien.
Étape 6 : laisser les intervenants vous aider à vendre
Les intervenants sont souvent vos meilleurs ambassadeurs. Le kit de partage crée une carte pour chaque intervenant et chaque session aux couleurs de votre événement, en cinq formats, de l’aperçu de lien à la story. Chaque intervenant reçoit un lien personnel et un code de réduction formé à partir de son nom.
Un classement affiche les visites, les commandes et le chiffre d’affaires par personne, sans suivre l’appareil de qui que ce soit. Les intervenants peuvent publier sur LinkedIn avec un texte prêt à copier.
Quand le programme change
Il changera. Une fois l’import fait, effectuez les modifications dans l’espace de travail de l’événement :
- Déplacez une session par glisser-déposer. Un avertissement s’affiche quand une salle est déjà occupée.
- Si une salle prend du retard, décalez d’un coup toutes les sessions suivantes de cette salle. Les participants qui ont enregistré ces sessions reçoivent une notification urgente.
- Si un intervenant se désiste, mettez à jour le programme ici, et dans Sessionize aussi si vous en faites votre référence.
Les participants qui ont enregistré une session sont informés de ses changements.
Vous préférez un seul outil ?
Vous pouvez aussi mener l’appel à propositions dans la plateforme événementielle elle-même. Les intervenants se connectent avec un code reçu par e-mail et rédigent leur proposition avec un aperçu en direct de la carte du programme. Ils peuvent importer une intervention donnée lors d’un autre événement directement depuis l’API Sessionize publique de cet événement. Votre équipe vote, commente et sélectionne sur un tableau.
Les deux méthodes fonctionnent. Choisissez celle que vos intervenants et vos évaluateurs connaissent.
Liste de contrôle
- Acceptez et planifiez vos sessions dans Sessionize.
- Exportez les sessions et les intervenants, en Excel ou en JSON.
- Importez avec Transférez votre événement, et lisez la vérification.
- Ajoutez les billets, un type de billet masqué pour les intervenants et votre compte de paiement.
- Envoyez à chaque intervenant son propre lien.
- Faites les modifications ultérieures dans l’espace de travail de l’événement.
Pour une journée communautaire gratuite, consultez Billetterie gratuite pour les groupes d’utilisateurs et les journées communautaires.