Application de contrôle d’entrée par code QR pour 300 personnes

Une liste papier et un stylo ne suffiront pas pour 300 personnes. Une application de contrôle d’entrée avec des codes QR, si, à condition de préparer les entrées, l’équipe et le Wi-Fi. Ce guide vous accompagne dans cette préparation. Il prend la plateforme événementielle AttendBeacon comme exemple, mais la plupart des étapes valent pour n’importe quel outil.

Ce dont vous avez besoin

Pour 300 personnes, inutile d’avoir du matériel spécial. Il vous faut :

Un billet avec un code QR pour chaque invité. La plateforme événementielle AttendBeacon en envoie un par e-mail à chaque inscription. Le code est signé : un code copié ou modifié est refusé à l’entrée.
Quelques téléphones avec un appareil photo. Le scanner fonctionne dans le navigateur, sur Android comme sur iPhone. Il n’y a rien à installer.
Une équipe qui sait ce que signifient les couleurs à l’écran.
Un plan pour les personnes qui n’auront pas leur billet sous la main.

Étape 1 : définir vos entrées

Une entrée, c’est tout endroit où vous scannez. Chaque événement a une entrée principale. Vous pouvez en ajouter d’autres :

une salle de session aux places limitées, comme un atelier
un espace, comme le déjeuner, le salon VIP ou la soirée

Chaque entrée accepte les types de billets que vous choisissez. Elle peut avoir une capacité : une salle pleine refuse alors les nouvelles personnes. Vous décidez si quelqu’un peut revenir après être sorti, et si vous scannez aussi les sorties. L’espace de travail affiche en temps réel le nombre de personnes présentes.

Pour une conférence de 300 personnes, restez simple. Prévoyez une entrée principale, plus une entrée pour chaque atelier qui a moins de places que de candidats. Chaque entrée supplémentaire demande des membres d’équipe.

Étape 2 : mettre les billets sur les téléphones avant le jour J

Le billet arrive par e-mail avec son code QR. Les participants peuvent aussi l’ouvrir dans l’application de l’événement, qui conserve le billet sur le téléphone et l’ouvre sans réseau. Si vous configurez les billets Apple Wallet et Google Wallet, les participants peuvent ajouter leur billet à leur portefeuille en un geste.

Envoyez un rappel la veille. Demandez aux gens d’avoir leur code prêt avant d’arriver à l’accueil. Une file avance à la vitesse de la personne qui fouille encore sa boîte de réception.

Étape 3 : préparer les scanners

Ouvrez le scanner sur chaque téléphone que vous utiliserez, et choisissez l’entrée. L’appareil photo lit le code et l’écran répond aussitôt :

Vert signifie bienvenue : premier scan à cette entrée.
Orange signifie que le billet a déjà été scanné ici et qu’il est admis à nouveau. Regardez bien, car un billet peut être repassé par-dessus une barrière.
Rouge signifie qu’il ne faut pas laisser entrer, et indique pourquoi : billet annulé, non payé, type de billet non accepté à cette entrée, salle pleine, pas de réadmission, code non authentique ou billet d’un autre événement.

Le scan de sortie n’échoue jamais. Une entrée ne doit jamais empêcher quelqu’un de partir.

Si vous avez des lecteurs de codes-barres USB ou Bluetooth à l’accueil, ils saisissent le code directement. Pour 300 personnes, des téléphones suffisent en général.

Étape 4 : prévoir un Wi-Fi défaillant

Le Wi-Fi du lieu peine souvent dès que la salle se remplit. Le scanner garde en mémoire la liste des billets de l’événement tant qu’il est ouvert. Sans connexion, il décide sur le téléphone et met les scans en attente. Quand la connexion revient, le serveur vérifie à nouveau chaque scan et liste ceux sur lesquels il a décidé autrement, pour que vous puissiez assurer le suivi.

Deux habitudes font que cela fonctionne :

Ouvrez le scanner tant que vous avez encore une connexion, avant l’ouverture des portes.
Ne rechargez pas la page lorsque vous êtes hors connexion. La liste se trouve dans la mémoire de la page : après un rechargement, il ne reste rien à retrouver.

Les données mobiles des téléphones de scan sont un bon relais pour le réseau du lieu.

Étape 5 : briefer votre équipe

Invitez votre équipe dans la même application de l’événement que vos participants. Attribuez à chaque personne un créneau à une entrée. Ses outils suivent son créneau : un bénévole à l’entrée reçoit le scanner de son entrée pendant ses heures, et rien d’autre.

Dix minutes avant l’ouverture, passez les couleurs en revue ensemble. Décidez qui s’occupe d’un résultat rouge, pour que la file de scan continue d’avancer. Placez une personne à côté de la file, pas dedans. Cette personne retrouve les invités par leur nom, corrige un nom mal orthographié et inscrit les personnes qui arrivent sans inscription.

Étape 6 : gérer les inscriptions sur place et les billets perdus

Certaines personnes n’auront pas leur billet sur leur téléphone. D’autres n’auront pas de billet du tout.

Billet perdu : retrouvez l’invité par son nom à l’accueil et enregistrez son entrée depuis là.
Inscriptions sur place : inscrivez ces personnes à l’entrée. Elles paient sur leur propre téléphone, ou à l’accueil par carte ou en espèces.
Enregistrement en libre-service : un écran de salle peut afficher un code QR qui change toutes les trente secondes. Les participants le scannent avec leur propre téléphone, et les règles de l’entrée s’appliquent toujours. C’est pratique pour ceux qui ont déjà ouvert l’application de l’événement, et cela les sort de la file.
Une borne : sur une tablette, les participants scannent leur billet ou se retrouvent par leur nom, et impriment eux-mêmes leur premier badge.

Étape 7 : les badges, si vous en voulez

À cette taille, les badges sont facultatifs, mais ils aident les gens à se parler. Vous pouvez les imprimer avant le jour J ou à l’entrée. Depuis le navigateur, vous pouvez imprimer sur un badge de 4 × 3 pouces, une carte CR80, un rouleau d’étiquettes de 62 mm ou au format A6, avec le nom, la fonction, l’entreprise et un code QR. Pour une imprimante d’étiquettes à l’accueil, l’agent d’impression pilote les imprimantes Zebra et Brother.

Imprimer à l’entrée ajoute une étape pour chaque invité. Si vous le faites, placez l’imprimante après le scanner, pas avant. Un nom corrigé affiche « À réimprimer », pour que personne ne se promène avec le mauvais badge.

Étape 8 : répéter

Faites un essai quelques jours avant, avec de vrais téléphones et des billets imprimés :

scannez un billet valide, ce même billet une deuxième fois, puis un billet annulé
passez un téléphone en mode avion, scannez, désactivez le mode avion et regardez la file d’attente partir
chronométrez dix scans à un rythme normal

Servez-vous de votre propre chronométrage pour décider combien de téléphones de scan il vous faut au pic des arrivées. Ce chiffre vaut mieux que n’importe quelle règle empirique, car c’est votre lieu, votre équipe et vos invités qui déterminent la vitesse.

Une fois les portes ouvertes

Suivez les arrivées en direct dans l’espace de travail. Des alertes dans Microsoft Teams ou Slack peuvent prévenir votre équipe de l’ouverture des portes et de l’évolution des arrivées. Après l’événement, les rapports montrent la courbe des arrivées, les absents et l’occupation des salles. Servez-vous-en pour préparer les entrées de l’an prochain.

Pour le côté participant, consultez Créer une application d’événement qui s’installe sans passer par l’app store.