App för incheckning med QR-koder för 300 personer

En papperslista och en penna hinner inte med 300 personer. En app för incheckning med QR-koder gör det, om du planerar entréerna, crewet och wifi-nätet. Den här guiden går igenom den planen. Den använder evenemangsplattformen AttendBeacon som exempel, men de flesta stegen gäller för vilket verktyg som helst.

Det här behöver du

För 300 personer behöver du ingen särskild utrustning. Du behöver:

En biljett med QR-kod för varje gäst. Evenemangsplattformen AttendBeacon mejlar en vid varje anmälan. Koden är signerad, så en kopierad eller ändrad kod nekas vid dörren.
Några mobiler med kamera. Skannern körs i webbläsaren, på Android och på iPhone. Det finns inget att installera.
Ett crew som vet vad färgerna på skärmen betyder.
En plan för dem som inte har biljetten redo.

Steg 1: Bestäm dina entréer

En entré är varje plats där du skannar. Varje evenemang har en huvudentré. Du kan lägga till fler:

en sessionssal med begränsat antal platser, till exempel en workshop
ett område, till exempel lunchen, VIP-loungen eller kvällsfesten

Varje entré släpper in de biljettyper du väljer. Den kan ha en kapacitet, så att ett fullt rum nekar nya personer. Du väljer om någon får komma in igen efter att ha gått ut, och om du skannar ut personer och inte bara in. Arbetsytan visar hela tiden hur många som är inne.

För en konferens med 300 personer börjar du enkelt. Använd en huvudentré, plus en entré för varje workshop som har färre platser än antalet som vill delta. Varje extra entré kräver crew.

Steg 2: Få ut biljetterna på mobilerna före dagen

Biljetten kommer via mejl med sin QR-kod. Deltagarna kan också öppna den i evenemangsappen, som sparar biljetten på mobilen och öppnar den utan nät. Om du konfigurerar pass för Apple Wallet och Google Wallet kan deltagarna lägga biljetten i sin plånbok med ett tryck.

Skicka en påminnelse dagen före. Be folk ha koden redo innan de når disken. En kö rör sig i samma takt som den som fortfarande letar i inkorgen.

Steg 3: Ställ in skannrarna

Öppna skannern på varje mobil du ska använda och välj entré. Kameran läser koden och skärmen svarar direkt:

Grönt betyder välkommen: den första skanningen vid den här entrén.
Gult betyder att biljetten har skannats här förut och släpps in igen. Titta en gång till, eftersom en biljett kan räckas tillbaka över ett staket.
Rött betyder släpp inte in, och visar varför: avbokad, inte betald, en biljettyp som entrén inte släpper in, rummet är fullt, inget återinträde, en kod som inte är äkta eller en biljett till ett annat evenemang.

Att skanna ut någon misslyckas aldrig. En entré ska aldrig hindra folk från att gå.

Om du har streckkodsläsare med USB eller Bluetooth vid en disk skriver de in koden direkt. För 300 personer räcker mobiler oftast.

Steg 4: Planera för dåligt wifi

Lokalens wifi får ofta problem när salen fylls. Skannern håller evenemangets biljettlista i minnet medan den är öppen. Utan anslutning fattar den beslutet på mobilen och köar skanningarna. När anslutningen är tillbaka kontrollerar servern varje skanning igen och listar dem den bedömde annorlunda, så att du kan följa upp.

Två vanor får det att fungera:

Öppna skannern medan du fortfarande har anslutning, innan dörrarna öppnar.
Ladda inte om sidan medan du är offline. Listan finns i sidans minne, så efter en omladdning finns inget att komma tillbaka till.

Mobildata på skanningsmobilerna är en bra reserv för lokalens nät.

Steg 5: Instruera ditt crew

Bjud in crewet till samma evenemangsapp som deltagarna använder. Ge varje person ett pass vid en entré. Verktygen följer passet: en volontär vid en entré får skannern för sin entré under sina timmar, och inget annat.

Gå igenom färgerna tillsammans tio minuter före öppning. Kom överens om vem som tar hand om ett rött resultat, så att skanningskön fortsätter röra sig. Placera en person bredvid kön, inte i den. Den personen hittar gäster på namn, rättar ett felstavat namn och anmäler drop-in-besökare.

Steg 6: Ta hand om drop-in-besökare och borttappade biljetter

Några kommer inte att ha biljetten i mobilen. Några kommer inte att ha någon biljett alls.

Borttappad biljett: sök upp gästen på namn vid disken och checka in hen därifrån.
Drop-in-besökare: anmäl dem vid entrén. De betalar i sin egen mobil, eller vid disken med kort eller kontanter.
Självincheckning: en skärm i salen kan visa en QR-kod som byts var trettionde sekund. Deltagarna skannar den med sin egen mobil, och entréns regler gäller fortfarande. Det hjälper dem som redan har evenemangsappen öppen, och det tar dem ur kön.
En kiosk: på en surfplatta skannar deltagarna sin kod eller söker upp sig själva och skriver ut sin första namnbricka.

Steg 7: Namnbrickor, om du vill ha dem

Namnbrickor är valfria i den här storleken, men de hjälper folk att prata med varandra. Du kan skriva ut dem före dagen eller vid entrén. Från webbläsaren kan du skriva ut på en namnbricka på 4 × 3 tum, ett CR80-kort, en etikettrulle på 62 mm eller A6, med namn, titel, företag och en QR-kod. För en etikettskrivare vid disken styr utskriftsagenten skrivare från Zebra och Brother.

Utskrift vid entrén lägger till ett steg för varje gäst. Gör du det, ställ skrivaren efter skannern, inte före. Ett rättat namn visar Behöver skrivas ut igen, så att ingen går runt med fel namnbricka.

Steg 8: Repetera

Gör en provkörning några dagar innan, med riktiga mobiler och utskrivna biljetter:

skanna en giltig biljett, samma biljett igen och en avbokad
slå på flygplansläget på en mobil, skanna, slå av det igen och se kön skickas
ta tid på tio skanningar i normal takt

Använd din egen tidtagning för att bestämma hur många skanningsmobiler du behöver när flest anländer. Den siffran slår alla tumregler, eftersom det är din lokal, ditt crew och dina gäster som avgör takten.

När dörrarna är öppna

Följ ankomsterna medan de sker i arbetsytan. Aviseringar i Microsoft Teams eller Slack kan berätta för teamet när dörrarna öppnar och hur ankomsterna går. Efter evenemanget visar rapporterna ankomstkurvan, uteblivna deltagare och beläggningen i salarna. Använd dem för att planera nästa års entréer.

För deltagarnas sida av detta, se Bygg en evenemangsapp som installeras utan appbutiken.