O Sessionize é uma ferramenta muito usada para o convite a oradores em conferências comunitárias. Faz bem esse trabalho, e muitos oradores já têm lá um perfil. Não vende bilhetes, não trata da entrada nem dá aos participantes uma aplicação com o bilhete.
Este guia mostra como manter o Sessionize para o que ele faz e trazer o resultado para a plataforma de eventos AttendBeacon para o resto. Não se trata de substituir o Sessionize.
Quem faz o quê
- Sessionize: o convite a oradores, a avaliação e os perfis dos próprios oradores.
- A plataforma de eventos: bilhetes e pagamentos, o programa que os participantes veem, a aplicação do evento, os e-mails, a entrada, os patrocinadores e as opiniões.
Não há uma ligação em tempo real entre os dois. Importa uma vez, quando o programa está quase final, e faz as alterações posteriores na área de trabalho do evento. Planeie o calendário a contar com isso.
Passo 1: Conclua a seleção no Sessionize
Aceite as sessões. Se fizer a calendarização no Sessionize, dê a cada sessão uma sala e uma hora. A importação põe todas as horas na hora do local do evento.
Uma sessão sem hora de fim termina quando começa a sessão seguinte na mesma sala, se esta começar dentro de duas horas. Caso contrário, termina ao fim de 45 minutos. O passo de revisão indica onde fez isto, para que o possa corrigir.
Passo 2: Exporte do Sessionize
Tem duas opções:
- Exportação para Excel. Exporte as sessões aceites e os oradores. A importação reconhece a folha de sessões e a folha de oradores do Sessionize pelas colunas.
- JSON. Guarde a resposta da API do Sessionize do seu evento como ficheiro: a vista All, ou as vistas Sessions e Speakers.
Em qualquer dos casos, obtém o mesmo programa. Use a que achar mais fácil.
Passo 3: Traga o seu evento
Na área de trabalho, escolha Traga o seu evento e largue os ficheiros. Pode acrescentar até vinte ficheiros de uma vez, em CSV, Excel ou JSON. Se tiver uma lista de bilhetes ou uma folha de patrocinadores, acrescente-a também.
A importação depois:
- constrói o programa a partir das sessões, com as salas, horas, títulos e descrições
- cria os oradores com a biografia, a frase de apresentação e a fotografia, e liga a folha de oradores às sessões que os indicam
- mostra-lhe uma revisão antes de criar seja o que for: sessões, oradores, tipos de bilhete, eventuais conflitos e o que corrigiu
Nada fica publicado e ninguém recebe e-mails. O evento é criado como rascunho. Os ficheiros carregados são apagados assim que o evento é criado.
Sobre as fotografias: são copiadas para a plataforma de eventos quando cria o evento. Mantenha apenas as fotografias que os oradores lhe deram para usar neste evento.
Passo 4: Acrescente os bilhetes
Agora acrescente o que o Sessionize não faz. Crie os tipos de bilhete, cada um com uma capacidade e um período de venda. Para bilhetes pagos, ligue a sua própria conta Mollie ou Stripe; o dinheiro vai diretamente para si.
Acrescente um tipo de bilhete oculto para oradores e emita um bilhete para cada orador. Os bilhetes emitidos são enviados por e-mail com o código QR e não ocupam lugares públicos.
Passo 5: Dê aos oradores uma página própria
Cada orador tem uma página no programa com a fotografia, a biografia e as ligações. O endereço de e-mail nunca é mostrado.
Envie a cada orador a sua própria ligação. Abre uma página onde mantém atualizados a biografia, o cargo, a empresa, as ligações e a fotografia, e carrega os diapositivos das suas sessões. Não precisa de conta. Uma ligação nova anula a anterior.
Passo 6: Deixe os oradores ajudar a vender
Os oradores são muitas vezes o seu melhor marketing. O kit de partilha cria um cartão para cada orador e sessão nas cores do seu evento, em cinco tamanhos, desde pré-visualizações de ligações até stories. Cada orador recebe uma ligação pessoal e um código de desconto feito a partir do nome.
Uma classificação mostra visitas, encomendas e receitas por pessoa, sem seguir o dispositivo de ninguém. Os oradores podem publicar no LinkedIn com um texto pronto a copiar.
Quando o programa muda
Vai mudar. Depois de importar, faça as alterações na área de trabalho do evento:
- Mova uma sessão arrastando-a. Aparece um aviso quando uma sala já está ocupada.
- Se uma sala se atrasar, mova de uma vez todas as sessões seguintes dessa sala. Os participantes que guardaram essas sessões recebem uma notificação urgente.
- Se um orador desistir, atualize o programa aqui, e também no Sessionize se o mantiver como registo de referência.
Os participantes que guardaram uma sessão são avisados das alterações.
Prefere uma só ferramenta?
Também pode fazer o convite a oradores na própria plataforma de eventos. Os oradores entram com um código por e-mail e escrevem a proposta com uma pré-visualização em tempo real do cartão do programa. Podem importar uma palestra que deram noutro evento diretamente da API pública do Sessionize desse evento. A sua equipa vota, comenta e seleciona num quadro.
As duas formas funcionam. Escolha a que os seus oradores e avaliadores conhecem.
Lista de verificação
- Aceite e calendarize as sessões no Sessionize.
- Exporte as sessões e os oradores, em Excel ou JSON.
- Importe com Traga o seu evento e leia a revisão.
- Acrescente os bilhetes, um tipo de bilhete oculto para oradores e a sua conta de pagamentos.
- Envie a cada orador a sua própria ligação.
- Faça as alterações posteriores na área de trabalho do evento.
Para um dia da comunidade gratuito, veja Bilhetes gratuitos para grupos de utilizadores e dias da comunidade.