Uma lista em papel e uma caneta não acompanham 300 pessoas. Uma aplicação de registo de entrada com códigos QR acompanha, se planear as portas, a equipa e o Wi-Fi. Este guia percorre esse plano. Usa como exemplo a plataforma de eventos AttendBeacon, mas a maioria dos passos serve para qualquer ferramenta.
Do que precisa
Para 300 pessoas não precisa de equipamento especial. Precisa de:
- Um bilhete com um código QR para cada convidado. A plataforma de eventos AttendBeacon envia um por e-mail com cada inscrição. O código é assinado, por isso um código copiado ou alterado é recusado à porta.
- Alguns telemóveis com câmara. O leitor funciona no navegador, em Android e em iPhone. Não há nada para instalar.
- Uma equipa que saiba o que significam as cores no ecrã.
- Um plano para as pessoas que não vão ter o bilhete à mão.
Passo 1: Decida as suas portas
Uma porta é qualquer sítio onde se faz a leitura. Todos os eventos têm uma entrada. Pode acrescentar mais:
- uma sala de sessões com lugares limitados, como um workshop
- uma zona, como o almoço, a sala VIP ou a festa da noite
Cada porta aceita os tipos de bilhete que escolher. Pode ter uma capacidade, para que uma sala cheia recuse novas pessoas. Escolhe se alguém pode voltar a entrar depois de sair e se regista também as saídas, além das entradas. A área de trabalho mostra em tempo real quantas pessoas estão lá dentro.
Para uma conferência de 300 pessoas, comece pelo simples. Use uma entrada, mais uma porta para cada workshop com menos lugares do que interessados. Cada porta extra precisa de pessoas da equipa.
Passo 2: Ponha os bilhetes nos telemóveis antes do dia
O bilhete chega por e-mail com o código QR. Os participantes também o podem abrir na aplicação do evento, que guarda o bilhete no telemóvel e o abre sem rede. Se configurar cartões para Apple Wallet e Google Wallet, os participantes podem adicionar o bilhete à carteira com um toque.
Envie um lembrete na véspera. Peça às pessoas que tenham o código pronto antes de chegarem ao balcão. Uma fila anda à velocidade de quem ainda está a procurar na caixa de correio.
Passo 3: Prepare os leitores
Abra o leitor em cada telemóvel que vai usar e escolha a porta. A câmara lê o código e o ecrã responde de imediato:
- Verde significa bem-vindo: a primeira leitura nesta porta.
- Âmbar significa que o bilhete já foi lido aqui e volta a entrar. Olhe uma segunda vez, porque um bilhete pode ser passado por cima de uma vedação.
- Vermelho significa não deixar entrar e diz porquê: cancelado, não pago, um tipo de bilhete que esta porta não aceita, sala cheia, sem reentrada, um código que não é autêntico ou um bilhete de outro evento.
Registar a saída de alguém nunca falha. Uma porta nunca deve impedir as pessoas de sair.
Se tiver leitores de códigos de barras USB ou Bluetooth num balcão, eles escrevem o código diretamente. Para 300 pessoas, os telemóveis costumam bastar.
Passo 4: Prepare-se para um Wi-Fi fraco
O Wi-Fi do local tem muitas vezes dificuldades quando a sala enche. O leitor guarda a lista de bilhetes do evento na memória enquanto está aberto. Sem ligação, decide no telemóvel e põe as leituras em fila. Quando a ligação volta, o servidor verifica de novo cada leitura e indica as que decidiu de outra forma, para que possa dar seguimento.
Dois hábitos fazem isto funcionar:
- Abra o leitor enquanto ainda tem ligação, antes de as portas abrirem.
- Não recarregue a página enquanto está sem ligação. A lista vive na memória da página, por isso uma recarga não tem nada a que voltar.
Os dados móveis nos telemóveis de leitura são uma boa alternativa à rede do local.
Passo 5: Prepare a sua equipa
Convide a sua equipa para a mesma aplicação do evento que os participantes usam. Dê a cada pessoa um turno numa porta. As ferramentas acompanham o turno: um voluntário de porta recebe o leitor da sua porta durante o seu horário, e mais nada.
Dez minutos antes da abertura, revejam as cores em conjunto. Combinem quem trata de um resultado vermelho, para que a fila de leitura continue a andar. Ponha uma pessoa ao lado da fila, não dentro dela. Essa pessoa encontra convidados pelo nome, corrige um nome mal escrito e inscreve quem chega sem inscrição.
Passo 6: Trate das inscrições no local e dos bilhetes perdidos
Algumas pessoas não vão ter o bilhete no telemóvel. Outras não vão ter bilhete nenhum.
- Bilhete perdido: encontre o convidado pelo nome no balcão e registe a entrada a partir daí.
- Inscrições no local: inscreva as pessoas à porta. Pagam no próprio telemóvel, ou no balcão com cartão ou em dinheiro.
- Registo de entrada autónomo: um ecrã de sala pode mostrar um código QR que muda a cada trinta segundos. Os participantes leem-no com o próprio telemóvel, e as regras da porta continuam a aplicar-se. Isto ajuda quem já tem a aplicação do evento aberta e tira essas pessoas da fila.
- Um quiosque: num tablet, os participantes leem o bilhete ou procuram o próprio nome e imprimem a sua primeira credencial.
Passo 7: Credenciais, se as quiser
Com esta dimensão, as credenciais são opcionais, mas ajudam as pessoas a falar umas com as outras. Pode imprimi-las antes do dia ou à porta. A partir do navegador pode imprimir numa credencial de 4 × 3 polegadas, num cartão CR80, num rolo de etiquetas de 62 mm ou em A6, com nome, cargo, empresa e um código QR. Para uma impressora de etiquetas no balcão, o agente de impressão controla impressoras Zebra e Brother.
Imprimir à porta acrescenta um passo para cada convidado. Se o fizer, ponha a impressora depois do leitor, não antes. Um nome corrigido mostra «Reimprimir», para que ninguém ande com a credencial errada.
Passo 8: Ensaie
Faça um teste alguns dias antes, com telemóveis reais e bilhetes impressos:
- leia um bilhete válido, o mesmo bilhete outra vez e um bilhete cancelado
- ponha um telemóvel em modo de avião, leia um bilhete, volte a ligar a rede e veja a fila a ser enviada
- cronometre dez leituras a um ritmo normal
Use os seus próprios tempos para decidir quantos telemóveis de leitura precisa para o pico de chegadas. Esse número vale mais do que qualquer regra geral, porque é o seu local, a sua equipa e os seus convidados que decidem a velocidade.
Quando as portas estão abertas
Acompanhe as chegadas em tempo real na área de trabalho. Alertas no Microsoft Teams ou no Slack podem avisar a sua equipa quando as portas abrem e como estão a correr as chegadas. Depois do evento, os relatórios mostram a curva de chegadas, as faltas e a ocupação das salas. Use-os para planear as portas do próximo ano.
Para o lado dos participantes, veja Criar uma aplicação de eventos que se instala sem loja de aplicações.