Papierowa lista i długopis nie nadążą za 300 osobami. Aplikacja do check-inu z kodami QR nadąży, jeśli zaplanujesz wejścia, ekipę i Wi-Fi. Ten poradnik prowadzi przez taki plan. Przykładem jest platforma do wydarzeń AttendBeacon, ale większość kroków pasuje do każdego narzędzia.
Czego potrzebujesz
Przy 300 osobach nie potrzebujesz specjalnego sprzętu. Potrzebujesz:
- Biletu z kodem QR dla każdego gościa. Platforma do wydarzeń AttendBeacon wysyła go e-mailem przy każdej rejestracji. Kod jest podpisany, więc skopiowany lub zmieniony kod zostanie odrzucony przy wejściu.
- Kilku telefonów z aparatem. Skaner działa w przeglądarce, na Androidzie i na iPhonie. Nie trzeba niczego instalować.
- Ekipy, która wie, co oznaczają kolory na ekranie.
- Planu dla osób, które nie będą miały biletu pod ręką.
Krok 1: Ustal wejścia
Wejście to każde miejsce, w którym skanujesz. Każde wydarzenie ma jedno wejście główne. Możesz dodać kolejne:
- salę sesji z ograniczoną liczbą miejsc, na przykład warsztat
- strefę, na przykład lunch, salonik VIP albo imprezę wieczorną
Każde wejście wpuszcza wybrane przez ciebie rodzaje biletów. Może mieć limit miejsc, więc pełna sala nie wpuszcza nowych osób. Decydujesz, czy ktoś może wrócić po wyjściu i czy skanujesz także przy wychodzeniu. Przestrzeń robocza na bieżąco pokazuje, ile osób jest w środku.
Na konferencji dla 300 osób zacznij prosto. Użyj jednego wejścia głównego oraz osobnego wejścia dla każdego warsztatu, na który chętnych jest więcej niż miejsc. Każde dodatkowe wejście potrzebuje ekipy.
Krok 2: Umieść bilety w telefonach przed wydarzeniem
Bilet przychodzi e-mailem razem z kodem QR. Uczestnicy mogą też otworzyć go w aplikacji wydarzenia, która przechowuje bilet w telefonie i otwiera go bez sieci. Jeśli skonfigurujesz przepustki Apple Wallet i Google Wallet, uczestnicy dodadzą bilet do portfela jednym dotknięciem.
Wyślij przypomnienie dzień wcześniej. Poproś, by przygotowali kod, zanim podejdą do stanowiska. Kolejka porusza się w tempie osoby, która wciąż przeszukuje skrzynkę.
Krok 3: Przygotuj skanery
Otwórz skaner na każdym telefonie, którego użyjesz, i wybierz wejście. Aparat odczytuje kod, a ekran od razu odpowiada:
- Zielony oznacza: zapraszamy. To pierwsze skanowanie przy tym wejściu.
- Bursztynowy oznacza, że bilet był już tu skanowany i zostaje wpuszczony ponownie. Przyjrzyj się uważniej, bo bilet można podać komuś przez płot.
- Czerwony oznacza: nie wpuszczaj, i podaje powód: anulowany, nieopłacony, rodzaj biletu, którego to wejście nie wpuszcza, pełna sala, brak ponownego wejścia, nieprawdziwy kod albo bilet na inne wydarzenie.
Skanowanie przy wyjściu zawsze się udaje. Wejście nigdy nie powinno nikogo zatrzymywać przy wychodzeniu.
Jeśli masz przy stanowisku czytniki kodów kreskowych na USB lub Bluetooth, wpisują one kod bezpośrednio. Przy 300 osobach zwykle wystarczą telefony.
Krok 4: Przygotuj się na słabe Wi-Fi
Wi-Fi w obiekcie często nie daje rady, gdy sala się zapełni. Skaner, dopóki jest otwarty, trzyma listę biletów wydarzenia w pamięci. Bez połączenia decyduje na telefonie i odkłada skany do kolejki. Gdy połączenie wróci, serwer ponownie sprawdza każdy skan i wypisuje te, które ocenił inaczej, aby można było się nimi zająć.
Działa to dzięki dwóm nawykom:
- Otwórz skaner, póki masz jeszcze połączenie, przed otwarciem wejść.
- Nie odświeżaj strony, gdy jesteś offline. Lista jest w pamięci strony, więc po odświeżeniu nie ma do czego wrócić.
Dane komórkowe na telefonach skanujących to dobre zabezpieczenie na wypadek awarii sieci w obiekcie.
Krok 5: Przeszkol ekipę
Zaproś ekipę do tej samej aplikacji wydarzenia, z której korzystają uczestnicy. Każdej osobie przydziel zmianę przy wejściu. Narzędzia wynikają ze zmiany: wolontariusz przy wejściu dostaje skaner swojego wejścia na czas swojej zmiany i nic więcej.
Dziesięć minut przed otwarciem omówcie razem kolory. Ustalcie, kto zajmuje się czerwonym wynikiem, aby kolejka do skanowania się nie zatrzymywała. Postaw jedną osobę obok kolejki, nie w niej. Ta osoba wyszukuje gości po nazwisku, poprawia błędnie zapisane nazwiska i rejestruje osoby na miejscu.
Krok 6: Rejestracja na miejscu i zgubione bilety
Niektórzy nie będą mieli biletu w telefonie. Niektórzy nie będą mieli biletu wcale.
- Zgubiony bilet: znajdź gościa po nazwisku przy stanowisku i zrób mu check-in stamtąd.
- Rejestracja na miejscu: zarejestruj takie osoby przy wejściu. Płacą na własnym telefonie albo przy stanowisku kartą lub gotówką.
- Samodzielny check-in: ekran sali może pokazywać kod QR, który zmienia się co trzydzieści sekund. Uczestnicy skanują go własnym telefonem, a reguły wejścia nadal obowiązują. To pomaga osobom, które mają już otwartą aplikację wydarzenia, i zabiera je z kolejki.
- Kiosk: na tablecie uczestnicy skanują kod lub wyszukują siebie i sami drukują pierwszy identyfikator.
Krok 7: Identyfikatory, jeśli ich chcesz
Przy tej wielkości identyfikatory są opcjonalne, ale pomagają ludziom ze sobą rozmawiać. Możesz je wydrukować przed wydarzeniem albo przy wejściu. Z przeglądarki wydrukujesz identyfikator 4 × 3 cale, kartę CR80, etykietę z rolki 62 mm albo A6, z imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem, firmą i kodem QR. Przy drukarce etykiet na stanowisku agent druku obsługuje drukarki Zebra i Brother.
Drukowanie przy wejściu dodaje krok przy każdym gościu. Jeśli to robisz, postaw drukarkę za skanerem, a nie przed nim. Po poprawieniu nazwiska pojawia się status „Do ponownego druku”, więc nikt nie chodzi z błędnym identyfikatorem.
Krok 8: Zrób próbę
Zrób próbę kilka dni wcześniej, z prawdziwymi telefonami i wydrukowanymi biletami:
- zeskanuj ważny bilet, ten sam bilet jeszcze raz i bilet anulowany
- przełącz telefon w tryb samolotowy, zeskanuj, wyłącz tryb samolotowy i patrz, jak kolejka się wysyła
- zmierz czas dziesięciu skanów w normalnym tempie
Na podstawie własnego pomiaru zdecyduj, ilu telefonów do skanowania potrzebujesz na szczyt przybyć. Ta liczba jest lepsza od każdej reguły, bo o tempie decydują twój obiekt, twoja ekipa i twoi goście.
Gdy wejścia są otwarte
Śledź przybycia na bieżąco w przestrzeni roboczej. Alerty w Microsoft Teams lub Slacku mogą informować zespół, kiedy otwierają się wejścia i jak idą przybycia. Po wydarzeniu raporty pokazują krzywą przybyć, nieobecności i obłożenie sal. Wykorzystaj je, planując wejścia na przyszły rok.
O tym, jak to wygląda od strony uczestnika, przeczytasz w poradniku Aplikacja wydarzenia, która instaluje się bez sklepu z aplikacjami.