Sessionize to popularne narzędzie do naboru prelegentów na konferencjach społecznościowych. Dobrze wykonuje to zadanie, a wielu prelegentów ma tam już profil. Nie sprzedaje jednak biletów, nie obsługuje wejścia i nie daje uczestnikom aplikacji z ich biletem.
Ten poradnik pokazuje, jak zostawić Sessionize do tego, co robi, i przenieść jego wynik do platformy do wydarzeń AttendBeacon, która zajmie się resztą. Nie chodzi o zastąpienie Sessionize.
Kto czym się zajmuje
- Sessionize: nabór prelegentów, ocena zgłoszeń i własne profile prelegentów.
- Platforma do wydarzeń: bilety i płatności, program widoczny dla uczestników, aplikacja wydarzenia, e-maile, wejście, sponsorzy i opinie.
Między nimi nie ma połączenia na żywo. Importujesz raz, gdy program jest prawie gotowy, a późniejsze zmiany wprowadzasz w przestrzeni roboczej wydarzenia. Zaplanuj terminy z myślą o tym.
Krok 1: Zakończ wybór w Sessionize
Zaakceptuj sesje. Jeśli układasz harmonogram w Sessionize, przypisz każdej sesji salę i godzinę. Import ustawia każdą godzinę według czasu lokalnego obiektu.
Sesja bez godziny zakończenia kończy się wraz z początkiem następnej sesji w tej samej sali, jeśli ta zaczyna się w ciągu dwóch godzin. W przeciwnym razie kończy się po 45 minutach. Krok przeglądu pokazuje, gdzie tak się stało, aby można to było poprawić.
Krok 2: Wyeksportuj dane z Sessionize
Masz dwie możliwości:
- Eksport do Excela. Wyeksportuj zaakceptowane sesje i prelegentów. Import rozpoznaje arkusz sesji i arkusz prelegentów z Sessionize po ich kolumnach.
- JSON. Zapisz do pliku odpowiedź API Sessionize twojego wydarzenia: widok All albo widoki Sessions i Speakers.
W obu przypadkach dostajesz ten sam program. Wybierz to, co jest dla ciebie prostsze.
Krok 3: Przenieś swoje wydarzenie
W przestrzeni roboczej wybierz Przenieś swoje wydarzenie i upuść pliki. Możesz dodać naraz do dwudziestu plików CSV, Excel lub JSON. Jeśli masz listę biletów albo arkusz sponsorów, dodaj je również.
Następnie import:
- buduje program z sesji, z ich salami, godzinami, tytułami i opisami
- tworzy prelegentów z biogramem, krótkim opisem i zdjęciem oraz łączy arkusz prelegentów z sesjami, w których występują
- pokazuje ci przegląd, zanim cokolwiek powstanie: sesje, prelegentów, rodzaje biletów, ewentualne konflikty i to, co poprawił
Nic nie trafia do publicznego widoku i nikt nie dostaje e-maila. Wydarzenie powstaje jako szkic. Przesłane pliki są usuwane, gdy wydarzenie zostanie zbudowane.
O zdjęciach: przy budowaniu są kopiowane do platformy do wydarzeń. Zachowuj tylko zdjęcia, które prelegenci udostępnili ci do użytku przy tym wydarzeniu.
Krok 4: Dodaj bilety
Teraz dodaj to, czego Sessionize nie robi. Utwórz rodzaje biletów, każdy z limitem miejsc i okresem sprzedaży. W przypadku płatnych biletów połącz własne konto Mollie lub Stripe; pieniądze trafiają prosto do ciebie.
Dodaj ukryty rodzaj biletu dla prelegentów i wystaw każdemu prelegentowi bilet. Wystawione bilety są wysyłane e-mailem z kodem QR i nie zajmują publicznych miejsc.
Krok 5: Daj prelegentom własną stronę
Każdy prelegent ma w programie stronę ze zdjęciem, biogramem i linkami. Jego adres e-mail nigdy nie jest pokazywany.
Wyślij każdemu prelegentowi jego własny link. Otwiera stronę, na której prelegent aktualizuje swój biogram, stanowisko, firmę, linki i zdjęcie oraz przesyła slajdy do swoich sesji. Nie potrzebuje konta. Nowy link unieważnia stary.
Krok 6: Pozwól prelegentom pomóc w sprzedaży
Prelegenci są często twoim najlepszym marketingiem. Zestaw do udostępniania tworzy kartę dla każdego prelegenta i każdej sesji w barwach twojego wydarzenia, w pięciu rozmiarach, od podglądów linków po relacje. Każdy prelegent dostaje osobisty link i kod rabatowy utworzony z jego imienia.
Ranking pokazuje odwiedziny, zamówienia i przychód na osobę, bez śledzenia czyjegokolwiek urządzenia. Prelegenci mogą publikować na LinkedIn z gotowym tekstem do skopiowania.
Gdy program się zmienia
A zmieni się. Po imporcie wprowadzaj zmiany w przestrzeni roboczej wydarzenia:
- Przesuń sesję metodą przeciągnij i upuść. Gdy sala jest już zajęta, pojawi się ostrzeżenie.
- Jeśli w sali jest opóźnienie, przesuń naraz wszystkie późniejsze sesje w tej sali. Uczestnicy, którzy zapisali te sesje, dostaną pilne powiadomienie.
- Jeśli prelegent zrezygnuje, zaktualizuj program tutaj, a także w Sessionize, jeśli traktujesz go jako swój rejestr.
Uczestnicy, którzy zapisali sesję, dowiadują się o jej zmianach.
Wolisz jedno narzędzie?
Nabór prelegentów możesz też prowadzić w samej platformie do wydarzeń. Prelegenci logują się kodem wysłanym e-mailem i piszą zgłoszenie z podglądem karty w programie na żywo. Mogą zaimportować wystąpienie, które wygłosili na innym wydarzeniu, prosto z publicznego API Sessionize tamtego wydarzenia. Twój zespół głosuje, komentuje i wybiera na tablicy.
Oba sposoby działają. Wybierz ten, który znają twoi prelegenci i oceniający.
Lista kontrolna
- Zaakceptuj sesje i ułóż harmonogram w Sessionize.
- Wyeksportuj sesje i prelegentów do Excela lub JSON.
- Zaimportuj je przez Przenieś swoje wydarzenie i przeczytaj przegląd.
- Dodaj bilety, ukryty rodzaj biletu dla prelegentów i swoje konto płatności.
- Wyślij każdemu prelegentowi jego własny link.
- Późniejsze zmiany wprowadzaj w przestrzeni roboczej wydarzenia.
O bezpłatnym dniu społeczności przeczytasz w poradniku Bezpłatne bilety dla grup użytkowników i dni społeczności.