Deel 18 · Duur
Crew en vrijwilligers
Crew in AttendBeacon: nodig vrijwilligers uit met een gratis crewticket, kies welke rollen ieder mag doen, plan diensten bij een deur, een zaal of een ruimte in het rooster, en zie op de dag wie er dienst heeft. In de app heeft de crew een eigen plek met de volgende dienst, de briefing en een checklist. Met zelf inroosteren kiezen vrijwilligers zelf open diensten, binnen jouw regels.
- Deze video speelt af vanaf de eigen opslag van AttendBeacon in de EU: geen YouTube-speler, geen cookies, geen trackers.
- Ondertiteling in elf talen: kies er een onder CC in de speler.
- De gegevens in deze video's zijn verzonnen: Beacon Summit is het demonstratie-evenement.
Meer over dit onderwerp: Op de dag zelf
Duur 2:29Deel 10Inchecken bij de deur
Zo werkt inchecken in AttendBeacon: deuren met hun eigen tickets en capaciteit, de scanner op elke telefoon met groen, oranje en rood en de reden erbij, sessies in en uit geteld, doorwerken als de wifi wegvalt, binnenlopers aan de deur registreren, en een check-in die per ongeluk gebeurde terugdraaien.
Duur 2:08Deel 11Badges afdrukken
Zo druk je badges af in AttendBeacon: de lijst met wat er is afgedrukt, wanneer en door wie; filters op tickettype, organisatie, check-in en nog niet afgedrukt; alles of een paar selecteren; het voorbeeld in de volgorde van afdrukken; één badge opnieuw afdrukken; afdrukken vanuit de browser op elke printer; en de AttendBeacon Print Agent voor labelprinters van Zebra en Brother en voor kleuren- en DYMO-printers via hun driver.
Duur 1:50Deel 12De badgeontwerper
Ontwerp de badges voor Beacon Summit: kies het materiaal, een indeling, de achtergrond en de blokken op de voorkant, geef elke rol een gekleurde streep, en controleer het resultaat met de namen van je eigen deelnemers, gevouwen en opengevouwen, voordat je afdrukt.
Duur 2:25Deel 13Schermen en kiosken
Koppel een televisie met de code die hij toont, kies wat hij om de beurt laat zien (nu en straks in de zaal, aankomsten, de ranglijst, sponsors, een code om in te checken) en stuur mededelingen naar elk scherm. Dan een kiosk: een tablet bij de deur waar deelnemers hun ticket scannen of zichzelf opzoeken, bevestigen dat zij het zijn, en hun badge laten afdrukken.
Duur 1:45Deel 17Plattegronden
Upload een plattegrond per verdieping en zet er spelden op voor zalen, stands en voorzieningen. Deelnemers krijgen een kaart in de app met verdiepingen, filters, zoeken en een lijst van elke plek, Toon op de kaart vanuit een sessie of een exposant, en hij werkt ook offline. Een zaalscherm laat Je bent hier zien, en de kiosk helpt mensen de weg te vinden.
Duur 2:35Deel 19Hotelkamers voor de mensen die je ontvangt
Regel en betaal hotelkamers voor je sprekers, crew, VIP's en gasten van sponsors in AttendBeacon: hotels en de kamers die ze voor je vasthouden, een beleid per rol, het planbord met zijn waarschuwingen, toewijzen met de hand of automatisch, kamerlijsten waarvan elke versie bewaard blijft, en de pagina Je hotel in de app van het evenement. Geen kamerblok voor deelnemers.
Duur 2:19Deel 20Reizen, ophaalritten en declaraties
Plan de reizen van de mensen die je ontvangt in AttendBeacon: een reisplan per gast met vluchten en treinen in hun eigen tijd, het aankomstbord met zijn waarschuwingen, ophaalritten met een chauffeur en een passagierslijst, declaraties getoetst aan een beleid per rol, en goedgekeurde declaraties betaald met één SEPA-bestand. Hotelverblijven en geboekte reizen gaan in Apple en Google Wallet.
Duur 2:11Deel 21Catering en tafelindelingen
Plan maaltijden in AttendBeacon: voor wie elke maaltijd is, de aantallen geteld uit aanmeldingen, extra's, crew en sprekers, ieders dieetwensen, een overzicht en mail voor de cateraar die zeggen wat er veranderde, tafelindelingen ingevuld volgens jouw regels met tafellijsten en naamkaartjes, en de eigen dieetkeuze en tafel van de deelnemer in de app.
Duur 1:59Deel 37Word vrijwilliger
Elk evenement in AttendBeacon kan een openbare pagina hebben waar iedereen zich als vrijwilliger kan aanmelden, in de kleuren van het evenement en in de eigen taal: wat vrijwilligers doen, een voorproefje van de diensten, en een formulier met dagen, rollen, talen en je eigen vragen, bevestigd met een code per e-mail. Organisatoren beoordelen aanmeldingen naast de diensten, met een maximum en een wachtlijst, en wie wordt geaccepteerd, hoort bij de crew met een crewticket per e-mail.
Genoeg gezien? Probeer het zelf.
Klik door het demonstratie-evenement zoals een deelnemer dat zou doen, of open de werkruimte en begin je eigen.