Een Meetup-groep bestaat uit leden, een ritme en een geschiedenis. Een groep verhuizen naar het evenementenplatform AttendBeacon draait vooral om de eerste twee: een communitypagina waar mensen lid van kunnen worden, en een reeks die de volgende meetups vanzelf publiceert. Deze handleiding geeft de volgorde die werkt.
Wat je wel en niet meeneemt
De gebruiksvoorwaarden van Meetup laten organisatoren de persoonsgegevens van leden in artikel 5.4 alleen verwerken om hun Meetup-groep en de evenementen ervan te runnen. Je moet die gegevens ook verwijderen zodra ze daarvoor niet meer strikt nodig zijn.
Daarom raden we aan je leden en deelnemerslijsten niet over te zetten naar een ander platform. Vraag je leden in plaats daarvan om zelf lid te worden van de nieuwe community. Dat is ook de nettere start onder de AVG: elk lid meldt zich aan voor wat het wil horen.
De exports van Meetup zijn bovendien beperkt. De download van de deelnemerslijst geeft je een spreadsheet met de mensen die zich aanmeldden. E-mailadressen krijg je alleen met Meetup Pro, en alleen van leden die bij hun aanmelding toestemming gaven om ze te delen.
Wat je wel meeneemt, is het verhaal van je groep: de naam, de beschrijving, het logo, de talks die je hield en de slides die je deelde. Die zijn van jou.
Stap 1: maak de community
Maak in je werkruimte van AttendBeacon een community voor je groep. Die krijgt een openbare pagina op een adres als attendbeacon.com/c/jouw-groep, met:
- de komende meetups, met een aftelklok;
- eerdere meetups, met foto's, slides en opnames;
- de organisatoren;
- een agendafeed waar mensen zich op kunnen abonneren;
- een knop om lid te worden.
Kies of iedereen lid kan worden, of dat jij elk verzoek goedkeurt. Leden melden zich aan met hun e-mailadres en een code van zes cijfers, kiezen waarover ze berichten krijgen en kunnen altijd weer opzeggen.
Stap 2: zet de terugkerende meetups op
Maak één meetup zoals je hem wilt: het programma, de tickets, de capaciteit en de wachtlijst. Maak er dan een reeks van, zoals "elke eerste donderdag, 18:30 tot 21:00". Elke nieuwe meetup wordt gekopieerd van die template. Eén datum overslaan of verzetten kan ook.
Wordt een meetup gepubliceerd, dan krijgen de leden van de community een mail en een bericht op hun telefoon, in hun eigen taal. Meetups waar elk ticket gratis is, blijven gratis, hoe groot ook.
Stap 3: neem de geschiedenis mee, zonder de mensen
Wil je eerdere meetups op je communitypagina, met hun talks en slides? Voeg ze toe als eerdere edities. Ga in je werkruimte naar Evenementen, kies Nieuw evenement en dan Breng je evenement over. Je kunt een programma, een agendabestand of je eigen spreadsheet met de talks uploaden.
Upload je een deelnemerslijst van Meetup, dan herkent de import die. Vraagt hij of je de mensen wilt importeren, kies dan van niet, om de redenen in de voorwaarden van Meetup hierboven. Een eerdere editie wordt gesloten gebouwd, gratis en buiten de grens van 1.000 deelnemers.
Stap 4: nodig je leden uit
Dit is de stap die de verhuizing bepaalt. Plan hem als een evenement:
- Kondig het aan op een meetup. Vertel waarom je verhuist en laat de nieuwe pagina zien. Een QR-code naar de communitypagina op een slide werkt goed.
- Zet het op Meetup. Schrijf je leden op Meetup, met de link naar de communitypagina. Dat is je groep runnen, en dat staan de voorwaarden van Meetup toe.
- Draai een tijdje allebei. Publiceer de volgende twee of drie meetups op beide plekken, met een link vanaf Meetup naar de registratie in AttendBeacon.
- Verwijs dan vanaf Meetup naar de nieuwe pagina. Houd de groep open, met een beschrijving die zegt waar jullie nu samenkomen.
Reken op een paar maanden. Leden die zelden komen, volgen later, of niet.
Stap 5: de Meetup-groep sluiten
Pas als je leden zijn overgestapt. Volgens de helppagina van Meetup kan alleen de hoofdorganisator een groep sluiten, en kan een gesloten groep niet worden heropend. Je abonnement loopt door tot je het apart opzegt.
Verwijder voordat je de groep sluit de ledengegevens die je hebt geëxporteerd, zoals de voorwaarden van Meetup vragen.
Hierin blijft Meetup sterker
Het netwerk van Meetup brengt mensen die nog nooit van je hebben gehoord. AttendBeacon heeft zo'n netwerk niet: mensen vinden je community via je eigen kanalen en zoekmachines. Komen de meeste nieuwe leden via Meetup binnen, lees dan eerst de vergelijking met Meetup.
Wat het kost
Een community en de meetups ervan zijn gratis als elk ticket gratis is, hoe groot ook. Een meetup met betaalde tickets is gratis tot 1.000 deelnemers. Zie de prijzen en gratis tickets voor gebruikersgroepen.
Meetup is een handelsmerk van de eigenaar. AttendBeacon staat los van Meetup en is er niet aan verbonden, niet door gesponsord en niet door onderschreven.