Eine Meetup-Gruppe besteht aus ihren Mitgliedern, ihrem Rhythmus und ihrer Geschichte. Beim Umzug auf die Veranstaltungsplattform AttendBeacon geht es vor allem um die ersten beiden: eine Community-Seite, der man beitreten kann, und eine Serie, die die nächsten Meetups von selbst veröffentlicht. Dieser Ratgeber nennt die Reihenfolge, die funktioniert.
Was du mitnehmen kannst und was nicht
Die Nutzungsbedingungen von Meetup erlauben Veranstaltenden in Abschnitt 5.4, personenbezogene Daten von Mitgliedern nur für die Führung ihrer Meetup-Gruppe und deren Veranstaltungen zu verarbeiten. Außerdem verlangen sie, diese Daten zu löschen, sobald sie für die Führung der Gruppe nicht mehr unbedingt erforderlich sind.
Deshalb empfehlen wir, deine Mitglieder und deine Teilnehmerlisten nicht in eine andere Plattform zu kopieren. Bitte deine Mitglieder stattdessen, der neuen Community selbst beizutreten. Das ist auch nach der DSGVO der sauberere Start: Jedes Mitglied meldet sich für das an, worüber es informiert werden will.
Die Exporte von Meetup sind ohnehin begrenzt. Der Download der Teilnehmerliste gibt dir eine Tabelle der Personen, die zugesagt haben. E-Mail-Adressen gibt es nur bei Meetup Pro, und nur für Mitglieder, die bei ihrer Zusage zugestimmt haben, sie zu teilen.
Mitbringen kannst du die eigene Geschichte deiner Gruppe: ihren Namen, ihre Beschreibung, ihr Logo, die Vorträge, die es gab, und die Folien, die ihr geteilt habt. Die gehören euch.
Schritt 1: Lege die Community an
Lege in deinem Arbeitsbereich von AttendBeacon eine Community für deine Gruppe an. Sie bekommt eine öffentliche Seite unter einer Adresse wie attendbeacon.com/c/your-group, mit:
- den kommenden Meetups, mit Countdown;
- früheren Meetups, mit Fotos, Folien und Aufzeichnungen;
- den Organisatoren;
- einem Kalender-Feed, den man abonnieren kann;
- einer Schaltfläche zum Beitreten.
Wähle, ob alle beitreten können oder ob du jede Anfrage genehmigst. Mitglieder treten mit ihrer E-Mail-Adresse und einem sechsstelligen Code bei, wählen, worüber sie informiert werden, und können jederzeit austreten.
Schritt 2: Richte die regelmäßigen Meetups ein
Gestalte ein Meetup so, wie du es haben willst: das Programm, die Tickets, die Kapazität und die Warteliste. Mach daraus dann eine Serie, etwa „jeden ersten Donnerstag, 18:30 bis 21:00 Uhr“. Jedes neue Meetup wird aus dieser Vorlage kopiert. Du kannst einzelne Termine auslassen oder verschieben.
Wenn ein Meetup veröffentlicht wird, erfahren die Mitglieder der Community davon per E-Mail und auf dem Smartphone, in ihrer eigenen Sprache. Meetups, bei denen alle Tickets kostenlos sind, bleiben kostenlos, unabhängig von der Größe.
Schritt 3: Bring die Historie mit, ohne die Personen
Du willst frühere Meetups mit ihren Vorträgen und Folien auf deiner Community-Seite haben? Füge sie als frühere Ausgaben hinzu. Geh in deinem Arbeitsbereich zu Veranstaltungen, wähle Neue Veranstaltung und dann Bring deine Veranstaltung zu AttendBeacon. Du kannst ein Programm, eine Kalenderdatei oder deine eigene Tabelle mit den Vorträgen hochladen.
Wenn du eine Teilnehmerliste von Meetup hochlädst, erkennt der Import sie. Wenn er fragt, ob er die Personen importieren soll, entscheide dich dagegen, aus den oben genannten Gründen aus den Nutzungsbedingungen von Meetup. Eine frühere Ausgabe wird abgeschlossen angelegt, kostenlos und außerhalb der Grenze von 1.000 Teilnehmenden.
Schritt 4: Lade deine Mitglieder ein
Dieser Schritt entscheidet über den Umzug. Plane ihn wie eine Veranstaltung:
- Kündige ihn bei einem Meetup an. Sag, warum ihr umzieht, und zeig die neue Seite. Ein QR-Code zur Community-Seite auf einer Folie funktioniert gut.
- Poste ihn auf Meetup. Schreib deinen Mitgliedern auf Meetup mit dem Link zur Community-Seite. Das gehört zur Führung deiner Gruppe, und das erlauben die Nutzungsbedingungen von Meetup.
- Führe eine Weile beides. Veröffentliche die nächsten zwei oder drei Meetups an beiden Orten, mit einem Link von Meetup zur Anmeldung in AttendBeacon.
- Verweise dann von Meetup auf die neue Seite. Lass die Gruppe offen, mit einer Beschreibung, die sagt, wo ihr euch jetzt trefft.
Rechne mit einigen Monaten. Mitglieder, die selten kommen, folgen später oder gar nicht.
Schritt 5: Die Meetup-Gruppe schließen
Erst, wenn deine Mitglieder umgezogen sind. Die Hilfeseite von Meetup sagt, dass nur der Hauptorganisator eine Gruppe schließen kann und dass eine geschlossene Gruppe nicht wieder geöffnet werden kann. Die Abonnementgebühren laufen weiter, bis du das Abonnement gesondert kündigst.
Lösche vor dem Schließen alle Mitgliederdaten, die du exportiert hast, wie es die Nutzungsbedingungen von Meetup verlangen.
Wo Meetup stärker bleibt
Das Netzwerk von Meetup bringt Menschen, die noch nie von dir gehört haben. AttendBeacon hat kein solches Netzwerk: Die Leute finden deine Community über deine eigenen Kanäle und über Suchmaschinen. Wenn die meisten deiner neuen Mitglieder über Meetup kommen, lies den Vergleich mit Meetup, bevor du umziehst.
Was es kostet
Eine Community und ihre Meetups sind kostenlos, wenn alle Tickets kostenlos sind, unabhängig von der Größe. Ein Meetup mit bezahlten Tickets ist bis 1.000 Teilnehmende kostenlos. Siehe die Preise und Kostenlose Tickets für User Groups.
Meetup ist eine Marke ihres Inhabers. AttendBeacon ist von Meetup unabhängig und weder mit Meetup verbunden noch von Meetup gesponsert oder unterstützt.