Un grupo de Meetup son sus miembros, su ritmo y su historia. Trasladarlo a la plataforma de eventos AttendBeacon consiste sobre todo en las dos primeras cosas: una página de comunidad a la que la gente se pueda unir, y una serie que publica sola los próximos encuentros. Esta guía te da el orden que funciona.
Qué puedes llevarte y qué no
Las condiciones del servicio de Meetup, en su apartado 5.4, permiten a los organizadores tratar los datos personales de los miembros solo para gestionar su grupo de Meetup y sus eventos. También te piden que elimines esos datos en cuanto dejen de ser estrictamente necesarios para gestionar el grupo.
Por eso te recomendamos que no copies a tus miembros ni tus listas de asistentes en otra plataforma. Pide en cambio a tus miembros que se unan ellos mismos a la nueva comunidad. Además, es el comienzo más limpio según el RGPD: cada miembro se apunta a lo que quiere recibir.
De todas formas, las exportaciones de Meetup son limitadas. Su descarga de la lista de asistentes te da una hoja de cálculo con las personas que confirmaron asistencia. Las direcciones de correo solo están disponibles en Meetup Pro, y solo de los miembros que aceptaron compartirlas al confirmar su asistencia.
Lo que sí puedes traer es la historia propia de tu grupo: su nombre, su descripción, su logotipo, las charlas que organizasteis y las diapositivas que compartisteis. Eso es tuyo.
Paso 1: Crea la comunidad
En tu espacio de trabajo de AttendBeacon, crea una comunidad para tu grupo. Tiene una página pública con una dirección como attendbeacon.com/c/tu-grupo, con:
- los próximos encuentros, con una cuenta atrás;
- los encuentros anteriores, con fotos, diapositivas y grabaciones;
- los organizadores;
- un calendario al que la gente se puede suscribir;
- un botón para unirse.
Elige si cualquiera puede unirse o si apruebas cada solicitud. Los miembros se unen con su dirección de correo y un código de seis dígitos, eligen sobre qué quieren recibir avisos y pueden irse en cualquier momento.
Paso 2: Configura los encuentros periódicos
Prepara un encuentro como te guste: la agenda, las entradas, el aforo y la lista de espera. Después conviértelo en una serie, como «cada primer jueves, de 18:30 a 21:00». Cada encuentro nuevo se copia de esa plantilla. Puedes saltarte o mover una fecha concreta.
Cuando se publica un encuentro, los miembros de la comunidad reciben un aviso por correo y en el teléfono, en su propio idioma. Los encuentros en los que todas las entradas son gratuitas siguen siendo gratuitos, sea cual sea su tamaño.
Paso 3: Trae la historia, sin las personas
¿Quieres los encuentros anteriores en la página de tu comunidad, con sus charlas y diapositivas? Añádelos como ediciones anteriores. En tu espacio de trabajo, ve a Eventos, elige Nuevo evento y después Trae tu evento. Puedes subir un programa, un archivo de calendario o tu propia hoja de cálculo con las charlas.
Si subes una lista de asistentes de Meetup, la importación la reconoce. Cuando te pregunte si quieres importar a las personas, elige que no, por los motivos de las condiciones de Meetup explicados arriba. Una edición anterior se crea cerrada, gratuita y fuera del límite de 1.000 participantes.
Paso 4: Invita a tus miembros
Este es el paso que decide el traslado. Planifícalo como un evento:
- Anúncialo en un encuentro. Explica por qué os trasladáis y enseña la página nueva. Un código QR a la página de la comunidad en una diapositiva funciona bien.
- Publícalo en Meetup. Escribe a tus miembros en Meetup con el enlace a la página de la comunidad. Eso es gestionar tu grupo, algo que las condiciones de Meetup permiten.
- Mantén las dos durante un tiempo. Publica los dos o tres próximos encuentros en ambos sitios, con un enlace desde Meetup a la inscripción en AttendBeacon.
- Después, dirige Meetup a la página nueva. Mantén el grupo abierto con una descripción que diga dónde os reunís ahora.
Cuenta con que lleve unos meses. Los miembros que vienen poco se sumarán más tarde, o no lo harán.
Paso 5: Cerrar el grupo de Meetup
Solo cuando tus miembros se hayan trasladado. La página de ayuda de Meetup dice que solo el organizador principal puede cerrar un grupo, y que un grupo cerrado no se puede volver a abrir. Los cargos de tu suscripción continúan hasta que canceles la suscripción por separado.
Antes de cerrarlo, elimina los datos de miembros que hayas exportado, como piden las condiciones de Meetup.
Donde Meetup sigue siendo más fuerte
La red de Meetup trae a personas que nunca han oído hablar de ti. AttendBeacon no tiene una red así: la gente encuentra tu comunidad a través de tus propios canales y de los buscadores. Si la mayoría de tus nuevos miembros llegan a través de Meetup, lee la comparación con Meetup antes de trasladarte.
Lo que cuesta
Una comunidad y sus encuentros son gratuitos cuando todas las entradas son gratuitas, sea cual sea su tamaño. Un encuentro con entradas de pago es gratuito hasta 1.000 participantes. Consulta los precios y entradas gratuitas para grupos de usuarios.
Meetup es una marca comercial de su titular. AttendBeacon es independiente de Meetup y no está afiliado a ella ni cuenta con su patrocinio o respaldo.