Organiseer je een gebruikersgroep, een meetup of een communitydag? Dan jongleer je waarschijnlijk met een ticketsite, een spreadsheet, een formulier voor sprekers en een groepsapp. Elk hulpmiddel is gratis, tot het dat niet meer is. Deze handleiding laat zien hoe je alles op één gratis evenementenplatform regelt, het evenementenplatform AttendBeacon, en waar je op let voordat je welk systeem dan ook kiest.
Wat "gratis" zou moeten betekenen
Lees voordat je een platform kiest de prijspagina, niet de homepage. Stel vier vragen:
- Betaal je per ticket of per aanmelding, ook bij gratis tickets?
- Worden functies achtergehouden voor een betaald abonnement?
- Wat gebeurt er als het evenement groeit?
- Wie beheert het geld van betaalde tickets?
Voor het evenementenplatform AttendBeacon staan de antwoorden op de prijspagina:
- Een evenement waar elk ticket gratis is, is altijd gratis, hoe groot ook.
- Elk ander evenement, met gratis of betaalde tickets, is gratis tot 1.000 deelnemers.
- Daarboven koop je eenmalig een licentie van €500 per evenement, exclusief btw.
- Je betaalt niets per aanmelding, en elk onderdeel zit in elk evenement.
- Betaalde tickets lopen via je eigen Mollie- of Stripe-account, dus het geld is van jou. Je betaalprovider rekent wel zijn eigen kosten.
Wil je iets teruggeven, dan kun je het platform steunen met een donatie vanaf €5. Dat hoeft nooit.
Stap 1: Begin met de juiste vorm
Kies bij het maken van een evenement een sjabloon. "Communitymeetup" zet aan wat een meetup nodig heeft en laat de rest uit. Een communitydag met meerdere tracks lijkt meer op "Congres".
Je kunt elke functie later aan- of uitzetten. Een functie die je uitzet, verdwijnt uit de werkruimte, de app, de evenementpagina en de mails. Er wordt niets verwijderd: zet je hem weer aan, dan staat alles er nog.
Stap 2: Zet de tickets klaar
Voor een gratis meetup is één tickettype vaak genoeg. Geef het een capaciteit die bij de zaal past.
Voeg daarna toe wat je later werk bespaart:
- Een wachtlijst. Annuleert iemand, dan gaat de vrijgekomen plek naar de eerste op de lijst. Bij gratis evenementen komen veel mensen niet opdagen, dus dit telt.
- Verborgen tickets voor sprekers, crew en sponsors, zodat ze geen openbare plekken innemen.
- Toegangscodes voor een ticket dat alleen bepaalde mensen mogen nemen.
- Korte aanmeldvragen. Naam en e-mailadres worden altijd gevraagd. Bedrijf en functie kun je uitzetten. Vraag alleen wat je echt gebruikt.
Stap 3: Organiseer een terugkerende meetup als community
Komt je groep elke maand bij elkaar? Gebruik dan Community's. Je krijgt een openbare pagina op een adres als attendbeacon.com/c/jouw-groep. Daarop staan de komende meetups met een aftelklok, eerdere meetups met foto's, slides en opnames, de organisatoren, en een agendafeed waarop mensen zich kunnen abonneren.
Stel een reeks in, zoals "elke eerste donderdag, 18:30 tot 21:00". Elke meetup wordt gekopieerd van een sjabloonevenement, met het programma, de tickets, de capaciteit en de wachtlijst. Je kunt één datum overslaan of verplaatsen, ook rond feestdagen.
Leden melden zich aan met hun e-mailadres en een code. Ze kiezen waarover ze berichten krijgen en kunnen opzeggen wanneer ze willen. Een nieuwe meetup wordt per mail en op de telefoon aangekondigd, in de taal van elk lid. Bij een besloten groep keur je elk verzoek zelf goed.
Je ziet ook hoe je ledental zich ontwikkelt, hoe vaak leden komen en wie niet kwam opdagen, en per meetup de nieuwe en terugkerende deelnemers.
Stap 4: Vind sprekers
Open een call for speakers met een eigen pagina in de kleuren van je evenement. Sprekers melden zich aan met een code per mail en schrijven hun voorstel met een live voorbeeld erbij. Ze kunnen beginnen vanuit een eerder voorstel van zichzelf, of een sessie overnemen van een Sessionize-evenement.
Je team stemt en geeft commentaar, en schuift voorstellen over een selectiebord. Geselecteerde sprekers bevestigen en beantwoorden je vragen, bijvoorbeeld over reizen, T-shirtmaat of dieetwensen. Zegt een spreker af, dan stelt het platform het volgende voorstel op de wachtlijst voor.
Gebruik je al Sessionize? Blijf dat gewoon doen. Lees Importeer je Sessionize-sprekers.
Stap 5: Aanmelden zonder wachtwoord
Deelnemers maken nooit een wachtwoord aan. Ze melden zich aan met een code van zes cijfers die ze per mail krijgen. Organisatoren melden zich aan in de werkruimte met een Microsoft-werkaccount, Google of GitHub. Voor een groep uit de Microsoft-community betekent dat: je crew gebruikt het werkaccount dat ze al hebben.
Stap 6: Op de dag zelf
De evenementenapp werkt in elke browser, en deelnemers zetten hem op hun beginscherm. Hij bewaart het ticket en het programma, en opent ook zonder netwerk. De scanner aan de deur draait op de eigen telefoons van je vrijwilligers. Lees inchecken met de telefoon voor een congres van 300 mensen voor een volledig plan.
Online of hybride? Voeg een link van Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube of Vimeo toe aan het evenement of aan elke sessie. Alleen tickethouders zien die, kort voordat de sessie begint.
Stap 7: Na afloop
Stuur een korte enquête nu de dag nog vers is. Sessie-enquêtes vragen om een totaalscore, een beoordeling van de sprekers en je eigen vragen. Je kunt geanonimiseerde resultaten met sprekers delen zodra genoeg mensen hebben gereageerd.
Heb je de sessies opgenomen? Voeg de links naar de opnames toe en kies wie ze mag bekijken. Bedank daarna je sponsors met hun eigen resultaten, en schrijf op wat je de volgende keer anders doet.
Een checklist voor vrijwillige organisatoren
- Kies een platform zonder kosten per ticket voor gratis evenementen.
- Gebruik een wachtlijst en stuur de dag ervoor een herinnering.
- Beperk de aanmeldvragen tot wat je gebruikt.
- Geef sprekers en crew verborgen tickets.
- Plan het inchecken op telefoons en test het één keer.
- Vraag dezelfde dag nog om feedback.
- Bewaar het sjabloonevenement, zodat de volgende maand daarmee begint.
Hoort je groep bij een grotere community, zoals de Microsoft-community? Dezelfde aanpak werkt ook voor een congres van een dag met meerdere tracks. Je zet alleen meer functies aan.