Un groupe Meetup, ce sont ses membres, son rythme et son histoire. Le transférer vers la plateforme événementielle AttendBeacon concerne surtout les deux premiers : une page de communauté que l’on peut rejoindre, et une série qui publie seule les prochaines rencontres. Ce guide donne l’ordre qui fonctionne.
Ce que vous pouvez emporter, et ce que vous ne pouvez pas
Les conditions d’utilisation de Meetup, à la section 5.4, n’autorisent les organisateurs à traiter les données personnelles des membres que pour animer leur groupe Meetup et ses événements. Elles vous demandent aussi de supprimer ces données dès qu’elles ne sont plus strictement nécessaires à l’animation du groupe.
Nous vous recommandons donc de ne pas copier vos membres ni vos listes de participants dans une autre plateforme. Demandez plutôt à vos membres de rejoindre eux-mêmes la nouvelle communauté. C’est aussi le départ le plus propre au regard du RGPD : chaque membre s’inscrit à ce dont il veut être informé.
Les exports de Meetup sont de toute façon limités. Le téléchargement de la liste des participants vous donne un tableur des personnes qui ont répondu présent. Les adresses e-mail ne sont disponibles qu’avec Meetup Pro, et seulement pour les membres qui ont accepté de les partager en répondant.
Ce que vous pouvez apporter, c’est l’histoire de votre groupe : son nom, sa description, son logo, les interventions que vous avez organisées et les diapositives que vous avez partagées. Elles vous appartiennent.
Étape 1 : créer la communauté
Dans votre espace de travail AttendBeacon, créez une communauté pour votre groupe. Elle obtient une page publique à une adresse comme attendbeacon.com/c/votre-groupe, avec :
- les prochaines rencontres, avec un compte à rebours ;
- les rencontres passées, avec photos, diapositives et enregistrements ;
- les organisateurs ;
- un flux de calendrier auquel on peut s’abonner ;
- un bouton pour rejoindre la communauté.
Choisissez si tout le monde peut la rejoindre, ou si vous approuvez chaque demande. Les membres la rejoignent avec leur adresse e-mail et un code à six chiffres, choisissent ce dont ils veulent être informés et peuvent partir à tout moment.
Étape 2 : mettre en place les rencontres régulières
Préparez une rencontre comme vous l’aimez : le programme, les billets, la capacité et la liste d’attente. Transformez-la ensuite en série, comme « chaque premier jeudi, de 18 h 30 à 21 h ». Chaque nouvelle rencontre est copiée à partir de ce modèle. Vous pouvez sauter ou déplacer une date isolée.
Quand une rencontre est publiée, les membres de la communauté sont prévenus par e-mail et sur leur téléphone, dans leur propre langue. Les rencontres dont tous les billets sont gratuits restent gratuites, quelle que soit leur taille.
Étape 3 : reprendre l’historique, sans les personnes
Vous voulez les rencontres passées sur la page de votre communauté, avec leurs interventions et leurs diapositives ? Ajoutez-les comme éditions passées. Dans votre espace de travail, allez dans Événements, choisissez Nouvel événement, puis Transférez votre événement. Vous pouvez charger un programme, un fichier de calendrier ou votre propre tableur avec les interventions.
Si vous chargez une liste de participants Meetup, l’import la reconnaît. Quand il vous demande s’il faut importer les personnes, refusez, pour les raisons tirées des conditions de Meetup ci-dessus. Une édition passée est construite clôturée, gratuite et hors de la limite des 1 000 participants.
Étape 4 : inviter vos membres
C’est l’étape qui décide du changement. Préparez-la comme un événement :
- Annoncez-le lors d’une rencontre. Expliquez pourquoi vous changez de plateforme et montrez la nouvelle page. Un code QR vers la page de la communauté sur une diapositive fonctionne bien.
- Publiez-le sur Meetup. Écrivez à vos membres sur Meetup avec le lien vers la page de la communauté. Cela relève de l’administration de votre groupe, que les conditions de Meetup autorisent.
- Faites fonctionner les deux pendant un temps. Publiez les deux ou trois prochaines rencontres aux deux endroits, avec un lien depuis Meetup vers l’inscription dans AttendBeacon.
- Puis renvoyez Meetup vers la nouvelle page. Gardez le groupe ouvert avec une description qui indique où vous vous réunissez désormais.
Comptez quelques mois. Les membres qui viennent rarement suivront plus tard, ou pas du tout.
Étape 5 : fermer le groupe Meetup
Seulement quand vos membres ont suivi. La page d’aide de Meetup indique que seul l’organisateur principal peut fermer un groupe, et qu’un groupe fermé ne peut pas être rouvert. Les frais de votre abonnement continuent jusqu’à ce que vous résiliiez l’abonnement séparément.
Avant de le fermer, supprimez toutes les données de membres que vous avez exportées, comme le demandent les conditions de Meetup.
Là où Meetup reste plus fort
Le réseau de Meetup amène des personnes qui n’ont jamais entendu parler de vous. AttendBeacon n’a pas de tel réseau : les gens trouvent votre communauté par vos propres canaux et par les moteurs de recherche. Si la plupart de vos nouveaux membres arrivent par Meetup, lisez la comparaison avec Meetup avant de changer.
Ce que cela coûte
Une communauté et ses rencontres sont gratuites quand tous les billets sont gratuits, quelle que soit leur taille. Une rencontre avec des billets payants est gratuite jusqu’à 1 000 participants. Consultez les tarifs et la billetterie gratuite pour les groupes d’utilisateurs.
Meetup est une marque de son propriétaire. AttendBeacon est indépendant de Meetup : il n’y est pas affilié et n’est ni sponsorisé ni approuvé par Meetup.