Luma geeft je goede exports. Het evenementenplatform AttendBeacon leest ze en bouwt je evenement opnieuw op: tickettypes, prijzen, vragen, check-ins en, als je dat wilt, de gasten. Er wordt niets aangemaakt tot je op Evenement bouwen drukt, en niemand krijgt een mail.
Voordat je begint
- Kies welk evenement je verhuist. Een komend evenement wordt een concept. Een evenement dat al voorbij is, kan meekomen als eerdere editie, zodat je rapporten ermee kunnen vergelijken.
- Zorg dat je de gegevens van gasten mag overdragen. Jouw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens, en ze verhuizen naar het systeem waarmee je het evenement organiseert, moet passen bij waarom je ze verzamelde.
- Houd je Mollie- of Stripe-account bij de hand als je tickets verkoopt. Het geld van tickets gaat direct naar je eigen account, en AttendBeacon rekent geen platformkosten.
Stap 1: download de gastenlijst
Op de helppagina over gasten downloaden van Luma staan de stappen:
- Open de Manage-pagina van je evenement.
- Ga naar het tabblad Guests.
- Klik rechtsboven op Download CSV.
Het bestand bevat van elke gast de naam, het e-mailadres, de registratiedatum, de goedkeuringsstatus, het tickettype, de incheckstatus, de betaalgegevens, de kortingscode en de antwoorden op je registratievragen. Luma mailt je een eenmalige code om toegang te bevestigen voordat de download begint.
Voor de financiële kant legt de pagina van Luma over uitbetalingen en opbrengsten uit hoe je de opbrengst van een evenement downloadt vanaf het tabblad Guests.
Stap 2: breng je evenement over
Ga in je werkruimte van AttendBeacon naar Evenementen, kies Nieuw evenement en dan Breng je evenement over.
- Upload de bestanden. De import herkent de gastenlijst van Luma aan de kolommen en koppelt ze voor je. Voeg een programma of agendabestand toe als je evenement een programma heeft.
- Controleer wat we vonden. Tickettypes en prijzen, kortingscodes, vragen en het programma. Je eigen registratievragen worden vragen in AttendBeacon. De QR-codelinks en trackingkolommen van Luma blijven achter.
- Naam, data en valuta. Prijzen blijven de getallen uit de bestanden, in de valuta die je kiest, nooit omgerekend.
- De mensen. Jij besluit of je ze importeert, nadat je hebt bevestigd dat dat mag. Hun bestellingen worden vastgelegd als elders betaald, met hun totalen. Toestemmingsvakjes worden nooit geïmporteerd.
- Evenement bouwen. Een komend evenement wordt als concept gebouwd. Er wordt niets gepubliceerd en niemand krijgt een mail.
De geüploade bestanden worden verwijderd zodra het evenement is gebouwd, of na een dag als je stopt.
Is het evenement al voorbij? Zet dan "Deze editie is al geweest" aan. Het wordt gesloten gebouwd, met de gasten en hun check-ins, gratis en buiten de grens van 1.000 deelnemers van AttendBeacon.
Stap 3: geef je agenda een nieuw thuis
Op Luma volgen mensen je agenda. In AttendBeacon is dat een community: een openbare pagina op een adres als attendbeacon.com/c/jouw-groep, met de komende evenementen, eerdere met slides en opnames, een agendafeed en een knop om lid te worden. Leden melden zich aan met hun e-mailadres en een code van zes cijfers en kiezen waarover ze berichten krijgen. Voor een vast ritme maak je van één evenement een reeks die de volgende vanzelf publiceert.
Bij Luma kun je de mensen van je agenda downloaden als CSV. We raden aan ze niet als leden te importeren. Nodig ze in plaats daarvan uit: zet de link naar de nieuwe community in je volgende evenementen op Luma en in wat je je gasten daar stuurt. Iedereen die lid wordt, heeft daar dan zelf voor gekozen. Dat is de nettere start onder de AVG.
Je kunt je komende evenementen ook op je eigen website zetten met de code om in te sluiten, zoals veel organisatoren met de agenda van Luma doen.
Stap 4: voordat je live gaat
- Controleer het concept. Tickettypes, prijzen, verkoopdata en vragen.
- Betalingen. Koppel je Mollie- of Stripe-account.
- Publiceer als je er klaar voor bent.
- Tickets sturen. De gasten die je importeerde, hebben nog geen ticket van AttendBeacon. Voor een gepubliceerd evenement stuur je ze eenmalig hun tickets, wanneer jij kiest. Vertel ze eerst dat het evenement is verhuisd.
- De locatie. Verborg je het adres op Luma tot mensen zich aanmeldden? Dat kan hier ook: alleen gasten met een ticket zien het.
Wat er voor je gasten verandert
- Ze melden zich aan op de eigen pagina van het evenement, of in de evenementenapp in de browser, de App Store of Google Play.
- Bij de deur scannen vrijwilligers tickets met hun eigen telefoon, ook als de wifi wegvalt. Zie inchecken met de telefoon.
- Op het evenement vinden ze elkaar in de deelnemerslijst, sturen ze elkaar berichten en plannen ze afspraken.
Wat het kost
Importeren zit erbij. Gratis evenementen zijn altijd gratis. Elk ander evenement is gratis tot 1.000 deelnemers; daarboven kost een eenmalige licentie €500 per evenement, exclusief btw. Er zijn geen platformkosten op betaalde tickets. Zie de prijzen, de vergelijking met Luma en de rekenhulp voor ticketkosten.
Je Luma-agenda sluiten
Alleen als je het zeker weet. Op de helppagina van Luma staat hoe je een agenda verwijdert, met het advies om eerst de mensen van je agenda te downloaden. Verwijder ook die download zodra je leden zijn overgestapt.
Luma is een handelsmerk van de eigenaar. AttendBeacon staat los van Luma en is er niet aan verbonden, niet door gesponsord en niet door onderschreven.