Luma fournit de bons exports. La plateforme événementielle AttendBeacon les lit et reconstruit votre événement : types de billets, prix, questions, entrées enregistrées et, si vous le souhaitez, les invités. Rien n’est créé tant que vous n’avez pas appuyé sur Construire l’événement, et personne ne reçoit d’e-mail.
Avant de commencer
- Choisissez l’événement que vous transférez. Un événement à venir devient un brouillon. Un événement qui a déjà eu lieu peut être repris comme édition passée, pour que vos rapports puissent s’y comparer.
- Assurez-vous que vous pouvez transmettre les coordonnées des invités. Votre organisation est le responsable du traitement de ces données, et les transférer vers l’outil avec lequel vous gérez l’événement doit correspondre à la raison pour laquelle vous les avez collectées.
- Préparez votre compte Mollie ou Stripe si vous vendez des billets. L’argent des billets arrive directement sur votre propre compte, et AttendBeacon ne prélève aucuns frais de plateforme.
Étape 1 : télécharger la liste des invités
La page d’aide de Luma sur le téléchargement des invités donne les étapes :
- Ouvrez la page Manage de votre événement.
- Allez dans l’onglet Guests.
- Cliquez sur Download CSV en haut à droite.
Le fichier contient, pour chaque invité, le nom, l’adresse e-mail, la date d’inscription, le statut d’approbation, le type de billet, le statut d’entrée, les détails de paiement, le code promo et les réponses à vos questions d’inscription. Luma vous envoie par e-mail un code Confirm Access à usage unique avant le début du téléchargement.
Pour le côté financier, la page de Luma sur les versements et les recettes explique comment télécharger les recettes d’un événement depuis son onglet Guests.
Étape 2 : transférer votre événement
Dans votre espace de travail AttendBeacon, allez dans Événements, choisissez Nouvel événement, puis Transférez votre événement.
- Chargez les fichiers. L’import reconnaît la liste des invités de Luma à ses colonnes et les associe pour vous. Ajoutez un planning ou un fichier de calendrier si votre événement a un programme.
- Vérifiez ce que nous avons trouvé. Types de billets et prix, codes promo, questions et programme. Vos propres questions d’inscription deviennent des questions dans AttendBeacon. Les liens de codes QR et les colonnes de suivi de Luma sont laissés de côté.
- Nom, dates et devise. Les prix restent les nombres figurant dans les fichiers, dans la devise que vous choisissez, sans jamais être convertis.
- Les personnes. Vous décidez de les importer ou non, après avoir confirmé que vous en avez le droit. Leurs commandes sont enregistrées comme payées ailleurs, avec leurs totaux. Les cases de consentement ne sont jamais importées.
- Construisez. Un événement à venir est construit en brouillon. Rien n’est publié et personne ne reçoit d’e-mail.
Les fichiers chargés sont supprimés une fois l’événement construit, ou au bout d’un jour si vous vous arrêtez.
Si l’événement a déjà eu lieu, activez « Cette édition a déjà eu lieu ». Il est construit clôturé, avec ses invités et leurs entrées enregistrées, gratuitement et hors de la limite de 1 000 participants d’AttendBeacon.
Étape 3 : donner un nouveau foyer à votre calendrier
Sur Luma, les gens suivent votre calendrier. Dans AttendBeacon, c’est une communauté : une page publique à une adresse comme attendbeacon.com/c/votre-groupe, avec les prochains événements, les précédents avec diapositives et enregistrements, un flux de calendrier et un bouton pour rejoindre la communauté. Les membres la rejoignent avec leur adresse e-mail et un code à six chiffres, et choisissent ce dont ils veulent être informés. Pour un rythme régulier, transformez un événement en série qui publie seule les suivants.
Luma vous permet de télécharger les personnes de votre calendrier au format CSV. Nous vous recommandons de ne pas les importer comme membres. Invitez-les plutôt : mettez le lien vers la nouvelle communauté dans vos prochains événements sur Luma et dans ce que vous y envoyez à vos invités. Chaque personne qui la rejoint l’a choisi, ce qui est le départ le plus propre au regard du RGPD.
Vous pouvez aussi afficher vos prochains événements sur votre propre site web avec le code d’intégration, comme beaucoup d’organisateurs le font avec le calendrier de Luma.
Étape 4 : avant la mise en ligne
- Vérifiez le brouillon. Types de billets, prix, dates de vente et questions.
- Paiements. Connectez votre compte Mollie ou Stripe.
- Publiez quand vous êtes prêt.
- Envoyez les billets. Les invités importés n’ont pas encore de billet AttendBeacon. Pour un événement publié, vous pouvez leur envoyer leurs billets une fois, au moment que vous choisissez. Prévenez-les d’abord que l’événement a changé de plateforme.
- Le lieu. Si vous masquiez l’adresse sur Luma jusqu’à l’inscription, vous pouvez faire de même ici : seuls les invités munis d’un billet la voient.
Ce qui change pour vos invités
- Ils s’inscrivent sur la page propre à l’événement, ou dans l’application de l’événement, dans le navigateur, sur l’App Store ou sur Google Play.
- À l’entrée, les bénévoles scannent les billets avec leur propre téléphone, même quand le Wi-Fi tombe. Consultez le contrôle d’entrée sur téléphone.
- Pendant l’événement, ils peuvent se trouver dans l’annuaire, s’envoyer des messages et prendre rendez-vous.
Ce que cela coûte
L’import est inclus. Les événements gratuits sont toujours gratuits. Tout autre événement est gratuit jusqu’à 1 000 participants ; au-delà, une licence unique coûte 500 € par événement, hors TVA. Il n’y a pas de frais de plateforme sur les billets payants. Consultez les tarifs, la comparaison avec Luma et le calculateur de frais de billetterie.
Fermer votre calendrier Luma
Seulement quand vous êtes sûr de vous. La page d’aide de Luma explique comment supprimer un calendrier, et conseille de télécharger d’abord les personnes de votre calendrier. Supprimez aussi ce téléchargement une fois que vos membres ont suivi.
Luma est une marque de son propriétaire. AttendBeacon est indépendant de Luma : il n’y est pas affilié et n’est ni sponsorisé ni approuvé par Luma.