Luma ger dig bra exporter. Evenemangsplattformen AttendBeacon läser dem och bygger upp ditt evenemang igen: biljettyper, priser, frågor, incheckningar och, om du vill, gästerna. Inget skapas förrän du trycker på Bygg evenemanget, och ingen får mejl.
Innan du börjar
- Bestäm vilket evenemang du flyttar. Ett kommande evenemang blir ett utkast. Ett evenemang som redan har ägt rum kan följa med som en tidigare upplaga, så att dina rapporter kan jämföra med det.
- Se till att du får lämna över gästernas uppgifter. Din organisation är personuppgiftsansvarig för de uppgifterna, och att flytta dem till verktyget som du driver evenemanget med bör passa varför du samlade in dem.
- Ha ditt Mollie- eller Stripe-konto redo om du ska sälja biljetter. Biljettintäkterna går direkt till ditt eget konto, och AttendBeacon tar ingen plattformsavgift.
Steg 1: Ladda ner gästlistan
Lumas hjälpsida om att ladda ner gäster ger stegen:
- Öppna ditt evenemangs sida Manage.
- Gå till fliken Guests.
- Klicka på Download CSV i övre högra hörnet.
Filen innehåller varje gästs namn, e-postadress, anmälningsdatum, godkännandestatus, biljettyp, incheckningsstatus, betalningsuppgifter, rabattkod och svar på dina anmälningsfrågor. Luma mejlar dig en engångskod för att bekräfta åtkomsten innan nedladdningen börjar.
För pengarna förklarar Lumas sida om utbetalningar och intäkter hur du laddar ner ett evenemangs intäkter från dess flik Guests.
Steg 2: Ta med ditt evenemang
Gå till Evenemang i din arbetsyta i AttendBeacon, välj Nytt evenemang och sedan Ta med ditt evenemang.
- Ladda upp filerna. Importen känner igen gästlistan från Luma på dess kolumner och matchar dem åt dig. Lägg till ett schema eller en kalenderfil om ditt evenemang har ett program.
- Granska vad vi hittade. Biljettyper och priser, rabattkoder, frågor och programmet. Dina egna anmälningsfrågor blir frågor i AttendBeacon. Lumas länkar till QR-koder och spårningskolumner lämnas utanför.
- Namn, datum och valuta. Priserna behålls som talen i filerna, i den valuta du väljer, och räknas aldrig om.
- Deltagarna. Du bestämmer om de ska importeras, efter att du har bekräftat att du får. Deras beställningar registreras som betalda någon annanstans, med sina belopp. Samtyckesrutor importeras aldrig.
- Bygg. Ett kommande evenemang byggs som ett utkast. Inget publiceras och ingen får mejl.
De uppladdade filerna raderas när evenemanget är byggt, eller efter ett dygn om du avbryter.
Om evenemanget redan har ägt rum, slå på Den här upplagan har redan ägt rum. Det byggs stängt, med sina gäster och incheckningar, gratis och utanför AttendBeacons gräns på 1 000 deltagare.
Steg 3: Ge din kalender ett nytt hem
På Luma följer folk din kalender. I AttendBeacon är det en gemenskap: en offentlig sida på en adress som attendbeacon.com/c/din-grupp, med kommande evenemang, tidigare evenemang med presentationer och inspelningar, ett kalenderflöde och en knapp för att gå med. Medlemmar går med med sin e-postadress och en sexsiffrig kod och väljer vad de vill höra om. För en jämn rytm gör du ett evenemang till en serie som själv publicerar de kommande.
Luma låter dig ladda ner folket i din kalender som en CSV-fil. Vi rekommenderar att du inte importerar dem som medlemmar. Bjud in dem i stället: lägg länken till den nya gemenskapen i dina nästa evenemang på Luma och i det du skickar till dina gäster där. Alla som går med har själva valt det, vilket är den renare starten enligt GDPR.
Du kan också visa dina kommande evenemang på din egen webbplats med inbäddningskoden, som många arrangörer gör med Lumas kalender.
Steg 4: Innan du går live
- Kontrollera utkastet. Biljettyper, priser, försäljningsdatum och frågor.
- Betalningar. Anslut ditt Mollie- eller Stripe-konto.
- Publicera när du är redo.
- Skicka biljetter. Gäster som du importerade har ännu ingen biljett från AttendBeacon. För ett publicerat evenemang kan du skicka deras biljetter en gång, när du vill. Berätta först för dem att evenemanget har flyttat.
- Lokalen. Om du dolde adressen på Luma tills folk hade anmält sig kan du göra likadant här: bara gäster med en biljett ser den.
Det här ändras för dina gäster
- De anmäler sig på evenemangets egen sida, eller i evenemangsappen i webbläsaren, från App Store eller Google Play.
- Vid entrén skannar volontärerna biljetterna med sin egen mobil, även när wifi-nätet går ner. Se incheckning med mobilen.
- På evenemanget kan de hitta varandra i katalogen, skicka meddelanden och boka möten.
Vad det kostar
Importen ingår. Gratisevenemang är alltid gratis. Alla andra evenemang är gratis upp till 1 000 deltagare; därutöver kostar en engångslicens 500 € per evenemang, exklusive moms. Det finns ingen plattformsavgift på betalda biljetter. Se priserna, jämförelsen med Luma och kalkylatorn för biljettavgifter.
Att stänga din Luma-kalender
Bara när du är säker. Lumas hjälpsida förklarar hur du raderar en kalender och råder dig att först ladda ner folket i din kalender. Radera också den nedladdningen när dina medlemmar har flyttat.
Luma är ett varumärke som tillhör sin ägare. AttendBeacon är oberoende av Luma och är inte knutet till, sponsrat eller rekommenderat av Luma.