Luma te da buenas exportaciones. La plataforma de eventos AttendBeacon las lee y vuelve a crear tu evento: tipos de entrada, precios, preguntas, registros de entrada y, si quieres, los invitados. No se crea nada hasta que pulsas Crear el evento, y nadie recibe un correo.
Antes de empezar
- Decide qué evento vas a trasladar. Un evento próximo se convierte en borrador. Un evento que ya se celebró puede llegar como edición anterior, para que tus informes puedan compararse con él.
- Asegúrate de que puedes traspasar los datos de los invitados. Tu organización es la responsable del tratamiento de esos datos, y llevarlos a la herramienta con la que gestionas el evento debería encajar con el motivo por el que los recogiste.
- Ten a mano tu cuenta de Mollie o Stripe si vas a vender entradas. El dinero de las entradas se ingresa directamente en tu propia cuenta, y AttendBeacon no cobra comisión de plataforma.
Paso 1: Descarga la lista de invitados
La página de ayuda de Luma sobre descargar invitados da los pasos:
- Abre la página Manage de tu evento.
- Ve a la pestaña Guests.
- Haz clic en Download CSV, en la esquina superior derecha.
El archivo contiene de cada invitado el nombre, la dirección de correo, la fecha de inscripción, el estado de aprobación, el tipo de entrada, el estado del registro de entrada, los datos de pago, el código de cupón y las respuestas a tus preguntas de inscripción. Antes de que empiece la descarga, Luma te envía por correo un código Confirm Access de un solo uso.
Para la parte económica, la página de Luma sobre pagos e ingresos explica cómo descargar los ingresos de un evento desde su pestaña Guests.
Paso 2: Trae tu evento
En tu espacio de trabajo de AttendBeacon, ve a Eventos, elige Nuevo evento y después Trae tu evento.
- Sube los archivos. La importación reconoce la lista de invitados de Luma por sus columnas y las asigna por ti. Añade un programa o un archivo de calendario si tu evento tiene agenda.
- Revisa lo que encontramos. Tipos de entrada y precios, códigos de cupón, preguntas y la agenda. Tus propias preguntas de inscripción se convierten en preguntas en AttendBeacon. Los enlaces de códigos QR y las columnas de seguimiento de Luma se dejan fuera.
- Nombre, fechas y moneda. Los precios se mantienen tal como figuran en los archivos, en la moneda que elijas, sin convertirse nunca.
- Las personas. Tú decides si importarlas, después de confirmar que puedes hacerlo. Sus pedidos se registran como pagados en otro sitio, con sus importes. Las casillas de consentimiento nunca se importan.
- Crea. Un evento próximo se crea como borrador. No se publica nada y nadie recibe un correo.
Los archivos subidos se eliminan una vez creado el evento, o al cabo de un día si lo dejas a medias.
Si el evento ya se celebró, activa «Esta edición ya se celebró». Se crea cerrado, con sus invitados y sus registros de entrada, gratis y fuera del límite de 1.000 participantes de AttendBeacon.
Paso 3: Dale a tu calendario un nuevo hogar
En Luma, la gente sigue tu calendario. En AttendBeacon, eso es una comunidad: una página pública con una dirección como attendbeacon.com/c/tu-grupo, con los próximos eventos, los anteriores con diapositivas y grabaciones, un calendario al que suscribirse y un botón para unirse. Los miembros se unen con su dirección de correo y un código de seis dígitos, y eligen sobre qué quieren recibir avisos. Para un ritmo regular, convierte un evento en una serie que publica sola los siguientes.
Luma te permite descargar las personas de tu calendario en un CSV. Te recomendamos que no las importes como miembros. Invítalas en su lugar: pon el enlace a la nueva comunidad en tus próximos eventos de Luma y en lo que envíes allí a tus invitados. Todo el que se une lo ha elegido, que es el comienzo más limpio según el RGPD.
También puedes mostrar tus próximos eventos en tu propio sitio web con el código de inserción, como hacen muchos organizadores con el calendario de Luma.
Paso 4: Antes de publicar
- Revisa el borrador. Tipos de entrada, precios, fechas de venta y preguntas.
- Pagos. Conecta tu cuenta de Mollie o Stripe.
- Publica cuando estés listo.
- Envía las entradas. Los invitados que importaste todavía no tienen una entrada de AttendBeacon. En un evento publicado puedes enviarles sus entradas una vez, cuando tú elijas. Antes, cuéntales que el evento ha cambiado de plataforma.
- El lugar. Si en Luma ocultabas la dirección hasta que la gente se inscribía, aquí puedes hacer lo mismo: solo la ven los invitados con entrada.
Qué cambia para tus invitados
- Se inscriben en la propia página del evento, o en la aplicación del evento en el navegador, la App Store o Google Play.
- En la puerta, los voluntarios escanean las entradas con su propio teléfono, también cuando cae el wifi. Consulta registro de entrada con el móvil.
- En el evento, pueden encontrarse en el directorio, enviarse mensajes y reservar reuniones.
Lo que cuesta
La importación está incluida. Los eventos gratuitos son siempre gratuitos. Cualquier otro evento es gratuito hasta 1.000 participantes; por encima, una licencia única cuesta 500 € por evento, IVA no incluido. No hay comisión de plataforma sobre las entradas de pago. Consulta los precios, la comparación con Luma y la calculadora de comisiones por entrada.
Cerrar tu calendario de Luma
Solo cuando lo tengas claro. La página de ayuda de Luma explica cómo eliminar un calendario, y aconseja descargar antes las personas de tu calendario. Elimina también esa descarga cuando tus miembros se hayan trasladado.
Luma es una marca comercial de su titular. AttendBeacon es independiente de Luma y no está afiliado a ella ni cuenta con su patrocinio o respaldo.