Luma bietet gute Exporte. Die Veranstaltungsplattform AttendBeacon liest sie und baut deine Veranstaltung neu auf: Ticketarten, Preise, Fragen, Check-ins und, wenn du willst, die Gäste. Nichts wird angelegt, bis du auf Veranstaltung erstellen klickst, und niemand bekommt eine E-Mail.
Bevor du anfängst
- Entscheide, welche Veranstaltung du umziehst. Eine kommende Veranstaltung wird ein Entwurf. Eine Veranstaltung, die schon stattgefunden hat, kann als frühere Ausgabe mitkommen, damit deine Berichte den Vergleich ziehen können.
- Stelle sicher, dass du die Daten der Gäste weitergeben darfst. Deine Organisation ist die Verantwortliche für diese Daten, und sie in das Werkzeug zu übertragen, mit dem du die Veranstaltung durchführst, sollte zu dem Zweck passen, für den du sie erhoben hast.
- Halte dein Mollie- oder Stripe-Konto bereit, wenn du Tickets verkaufst. Das Ticketgeld geht direkt auf dein eigenes Konto, und AttendBeacon nimmt keine Plattformgebühr.
Schritt 1: Lade die Gästeliste herunter
Die Hilfeseite von Luma zum Herunterladen der Gäste nennt die Schritte:
- Öffne die Seite Manage deiner Veranstaltung.
- Geh zum Tab Guests.
- Klicke oben rechts auf Download CSV.
Die Datei enthält für jeden Gast Name, E-Mail-Adresse, Anmeldedatum, Freigabestatus, Ticketart, Check-in-Status, Zahlungsdetails, Gutscheincode und die Antworten auf deine Anmeldefragen. Bevor der Download startet, schickt dir Luma per E-Mail einen einmaligen Confirm-Access-Code.
Für die finanzielle Seite erklärt die Seite von Luma zu Auszahlungen und Einnahmen, wie du die Einnahmen einer Veranstaltung in ihrem Tab Guests herunterlädst.
Schritt 2: Bring deine Veranstaltung herüber
Geh im Arbeitsbereich von AttendBeacon zu Veranstaltungen, wähle Neue Veranstaltung und dann Bring deine Veranstaltung zu AttendBeacon.
- Lade die Dateien hoch. Der Import erkennt die Gästeliste von Luma an ihren Spalten und ordnet sie für dich zu. Füge ein Programm oder eine Kalenderdatei hinzu, wenn deine Veranstaltung ein Programm hat.
- Prüfe, was wir gefunden haben. Ticketarten und Preise, Gutscheincodes, Fragen und das Programm. Deine eigenen Anmeldefragen werden zu Fragen in AttendBeacon. Die QR-Code-Links und Tracking-Spalten von Luma bleiben außen vor.
- Name, Termine und Währung. Preise bleiben die Zahlen aus den Dateien, in der Währung, die du wählst, und werden nie umgerechnet.
- Die Personen. Du entscheidest, ob du sie importierst, nachdem du bestätigt hast, dass du das darfst. Ihre Bestellungen werden als anderweitig bezahlt erfasst, mit ihren Summen. Einwilligungskästchen werden nie importiert.
- Veranstaltung erstellen. Eine kommende Veranstaltung wird als Entwurf angelegt. Nichts wird veröffentlicht, und niemand bekommt eine E-Mail.
Die hochgeladenen Dateien werden gelöscht, sobald die Veranstaltung angelegt ist, oder nach einem Tag, wenn du abbrichst.
Wenn die Veranstaltung schon stattgefunden hat, schalte „Diese Ausgabe hat schon stattgefunden“ ein. Sie wird abgeschlossen angelegt, mit ihren Gästen und Check-ins, kostenlos und außerhalb der Grenze von 1.000 Teilnehmenden bei AttendBeacon.
Schritt 3: Gib deinem Kalender ein neues Zuhause
Bei Luma folgen Personen deinem Kalender. In AttendBeacon ist das eine Community: eine öffentliche Seite unter einer Adresse wie attendbeacon.com/c/your-group, mit den kommenden Veranstaltungen, früheren mit Folien und Aufzeichnungen, einem Kalender-Feed und einer Schaltfläche zum Beitreten. Mitglieder treten mit ihrer E-Mail-Adresse und einem sechsstelligen Code bei und wählen, worüber sie informiert werden. Für einen regelmäßigen Rhythmus machst du aus einer Veranstaltung eine Serie, die die nächsten von selbst veröffentlicht.
Bei Luma kannst du die Personen deines Kalenders herunterladen, als CSV. Wir empfehlen, sie nicht als Mitglieder zu importieren. Lade sie stattdessen ein: Setz den Link zur neuen Community in deine nächsten Veranstaltungen auf Luma und in das, was du deinen Gästen dort schickst. Alle, die beitreten, haben sich dafür entschieden, und das ist nach der DSGVO der sauberere Start.
Du kannst deine kommenden Veranstaltungen mit dem Einbettungscode auch auf deiner eigenen Website zeigen, wie es viele Veranstaltende mit dem Kalender von Luma tun.
Schritt 4: Bevor du live gehst
- Prüfe den Entwurf. Ticketarten, Preise, Verkaufszeiträume und Fragen.
- Zahlungen. Verbinde dein Mollie- oder Stripe-Konto.
- Veröffentliche, wenn du bereit bist.
- Schick die Tickets. Gäste, die du importiert hast, haben noch kein Ticket von AttendBeacon. Bei einer veröffentlichten Veranstaltung kannst du ihnen ihre Tickets einmal schicken, wann du willst. Sag ihnen vorher, dass die Veranstaltung umgezogen ist.
- Der Veranstaltungsort. Wenn du die Adresse bei Luma bis zur Anmeldung verborgen hast, geht das hier auch: Nur Gäste mit Ticket sehen sie.
Was sich für deine Gäste ändert
- Sie melden sich auf der eigenen Seite der Veranstaltung an oder in der Veranstaltungs-App, im Browser, im App Store oder bei Google Play.
- Am Eingang scannen Freiwillige die Tickets mit ihrem eigenen Smartphone, auch wenn das WLAN ausfällt. Siehe Check-in per Smartphone.
- Auf der Veranstaltung finden sie einander im Verzeichnis, schreiben sich Nachrichten und buchen Termine.
Was es kostet
Der Import ist inbegriffen. Kostenlose Veranstaltungen sind immer kostenlos. Jede andere Veranstaltung ist bis 1.000 Teilnehmende kostenlos; darüber kostet eine einmalige Lizenz 500 € pro Veranstaltung, ohne MwSt. Auf bezahlte Tickets gibt es keine Plattformgebühr. Siehe die Preise, den Vergleich mit Luma und den Rechner für Ticketgebühren.
Deinen Luma-Kalender schließen
Erst, wenn du dir sicher bist. Die Hilfeseite von Luma erklärt, wie du einen Kalender löschst, und rät, vorher die Personen deines Kalenders herunterzuladen. Lösche auch diesen Download, sobald deine Mitglieder umgezogen sind.
Luma ist eine Marke ihres Inhabers. AttendBeacon ist von Luma unabhängig und weder mit Luma verbunden noch von Luma gesponsert oder unterstützt.