O Luma dá-lhe boas exportações. A plataforma de eventos AttendBeacon lê-as e reconstrói o seu evento: tipos de bilhete, preços, perguntas, entradas registadas e, se quiser, os convidados. Nada é criado até carregar em Criar o evento, e ninguém recebe e-mails.
Antes de começar
- Decida que evento vai mudar. Um evento futuro passa a rascunho. Um evento que já aconteceu pode vir como edição anterior, para que os seus relatórios se possam comparar com ele.
- Confirme que pode transferir os dados dos convidados. A sua organização é a responsável pelo tratamento desses dados, e passá-los para a ferramenta com que gere o evento deve corresponder à razão pela qual os recolheu.
- Tenha a sua conta Mollie ou Stripe pronta se for vender bilhetes. O dinheiro dos bilhetes vai diretamente para a sua própria conta, e o AttendBeacon não cobra comissão da plataforma.
Passo 1: Descarregue a lista de convidados
A página de ajuda do Luma sobre descarregar convidados dá os passos:
- Abra a página Manage do seu evento.
- Vá ao separador Guests.
- Clique em Download CSV, no canto superior direito.
O ficheiro tem, de cada convidado, o nome, o endereço de e-mail, a data de inscrição, o estado de aprovação, o tipo de bilhete, o estado de entrada, os dados de pagamento, o código de cupão e as respostas às suas perguntas de inscrição. O Luma envia-lhe por e-mail um código de confirmação de acesso, de utilização única, antes de a transferência começar.
Para a parte financeira, a página do Luma sobre pagamentos e receitas explica como descarregar as receitas de um evento a partir do separador Guests.
Passo 2: Traga o seu evento
Na sua área de trabalho do AttendBeacon, vá a Eventos, escolha Novo evento e depois Traga o seu evento.
- Carregue os ficheiros. A importação reconhece a lista de convidados do Luma pelas colunas e faz a correspondência por si. Acrescente um programa ou um ficheiro de calendário se o seu evento tiver um programa.
- Reveja o que encontrámos. Tipos de bilhete e preços, códigos de cupão, perguntas e o programa. As suas próprias perguntas de inscrição passam a perguntas no AttendBeacon. As ligações dos códigos QR e as colunas de rastreio do Luma ficam de fora.
- Nome, datas e moeda. Os preços ficam com os números dos ficheiros, na moeda que escolher, sem nunca serem convertidos.
- As pessoas. Decide se as importa, depois de confirmar que pode. As encomendas delas ficam registadas como pagas noutro sítio, com os respetivos totais. As caixas de consentimento nunca são importadas.
- Crie. Um evento futuro é criado como rascunho. Nada fica publicado e ninguém recebe e-mails.
Os ficheiros carregados são apagados assim que o evento é criado, ou ao fim de um dia se parar.
Se o evento já aconteceu, ative Esta edição já aconteceu. É criado encerrado, com os convidados e as entradas registadas, gratuito e fora do limite de 1 000 participantes do AttendBeacon.
Passo 3: Dê ao seu calendário uma nova casa
No Luma, as pessoas seguem o seu calendário. No AttendBeacon, isso é uma comunidade: uma página pública num endereço como attendbeacon.com/c/o-seu-grupo, com os próximos eventos, os anteriores com diapositivos e gravações, um calendário para subscrever e um botão para aderir. Os membros aderem com o endereço de e-mail e um código de seis dígitos e escolhem sobre o que querem ser avisados. Para um ritmo regular, transforme um evento numa série que publica sozinha os eventos seguintes.
O Luma permite descarregar as pessoas do seu calendário em CSV. Recomendamos que não as importe como membros. Em vez disso, convide-as: ponha a ligação para a nova comunidade nos seus próximos eventos no Luma e no que envia lá aos seus convidados. Todos os que aderem escolheram fazê-lo, o que é o começo mais limpo à luz do RGPD.
Também pode pôr os seus próximos eventos no seu próprio site com o código de incorporação, como muitos organizadores fazem com o calendário do Luma.
Passo 4: Antes de abrir as inscrições
- Verifique o rascunho. Tipos de bilhete, preços, datas de venda e perguntas.
- Pagamentos. Ligue a sua conta Mollie ou Stripe.
- Publique quando estiver pronto.
- Envie os bilhetes. Os convidados que importou ainda não têm um bilhete do AttendBeacon. Num evento publicado, pode enviar-lhes os bilhetes uma vez, quando escolher. Diga-lhes primeiro que o evento mudou.
- O local. Se escondeu a morada no Luma até as pessoas se inscreverem, pode fazer o mesmo aqui: só os convidados com bilhete a veem.
O que muda para os seus convidados
- Inscrevem-se na página do próprio evento, ou na aplicação do evento no navegador, na App Store ou no Google Play.
- À porta, os voluntários leem os bilhetes com o próprio telemóvel, também quando o Wi-Fi falha. Veja registo de entrada com o telemóvel.
- No evento, podem encontrar-se uns aos outros na lista de participantes, enviar mensagens e marcar reuniões.
Quanto custa
A importação está incluída. Os eventos gratuitos são sempre gratuitos. Qualquer outro evento é gratuito até 1 000 participantes; acima disso, uma licença única custa 500 € por evento, sem IVA. Não há comissão da plataforma nos bilhetes pagos. Veja os preços, a comparação com o Luma e a calculadora de comissões.
Apagar o seu calendário do Luma
Só quando tiver a certeza. A página de ajuda do Luma explica como apagar um calendário, e aconselha a descarregar primeiro as pessoas do seu calendário. Apague também essa transferência quando os seus membros tiverem mudado.
Luma é uma marca comercial do respetivo proprietário. O AttendBeacon é independente do Luma e não é afiliado, patrocinado nem aprovado por ele.