Driver du en användargrupp, en meetup eller en communitydag jonglerar du förmodligen en biljettsajt, ett kalkylark, ett formulär för talare och en gruppchatt. Varje verktyg är gratis tills det inte är det längre. Den här guiden visar hur du sköter allt på en gratis plattform för evenemang, evenemangsplattformen AttendBeacon, och vad du ska kontrollera innan du väljer något verktyg alls.
Vad gratis borde betyda
Läs plattformens prissida innan du väljer, inte startsidan. Ställ fyra frågor:
- Finns det en avgift per biljett eller per anmälan, även för gratisbiljetter?
- Hålls funktioner tillbaka för en betald plan?
- Vad händer när evenemanget växer?
- Vem håller pengarna för betalda biljetter?
För evenemangsplattformen AttendBeacon finns svaren på prissidan:
- Ett evenemang där alla biljetter är gratis är alltid gratis, oavsett storlek.
- Alla andra evenemang, med gratis eller betalda biljetter, är gratis upp till 1 000 deltagare.
- Därutöver finns en engångslicens på 500 € per evenemang, exklusive moms.
- Det finns ingen avgift per anmäld, och alla moduler ingår i varje evenemang.
- Betalda biljetter går via ditt eget Mollie- eller Stripe-konto, så pengarna är dina. Din betaltjänst tar ut egna avgifter.
Vill du ge något tillbaka kan du stödja plattformen med en donation från 5 €. Du behöver aldrig göra det.
Steg 1: Börja från rätt form
När du skapar ett evenemang utgår du från en förinställning. Communityträff slår på det en meetup behöver och lämnar resten avslaget. En communitydag med flera spår ligger närmare Konferens.
Du kan slå på eller av vilken funktion som helst senare. En funktion som du slår av försvinner från arbetsytan, appen, evenemangssidan och mejlen. Inget raderas, så när du slår på den igen kommer allt tillbaka.
Steg 2: Skapa biljetter
För en gratis meetup räcker ofta en biljettyp. Ge den en kapacitet som passar lokalen.
Lägg sedan till det som sparar dig arbete senare:
- En väntelista. När någon avbokar erbjuds den lediga platsen till den första i kön. Uteblivna deltagare är vanliga på gratisevenemang, så det här spelar roll.
- Dolda biljetter för talare, crew och sponsorer, så att de inte tar offentliga platser.
- Åtkomstkoder för en biljett som bara vissa får ta.
- Korta frågor vid anmälan. Namn och e-post frågas alltid. Företag och titel kan slås av. Fråga bara det du kommer att använda.
Steg 3: Driv en återkommande meetup som en gemenskap
Träffas gruppen varje månad, använd Gemenskaper. Du får en offentlig sida på en adress som attendbeacon.com/c/din-grupp. Den visar kommande meetups med nedräkning, tidigare meetups med foton, presentationer och inspelningar, arrangörerna och ett kalenderflöde som folk kan prenumerera på.
Lägg upp en serie, till exempel varje första torsdag, 18.30 till 21.00. Varje meetup kopieras från ett mallevenemang med program, biljetter, kapacitet och väntelista. Du kan hoppa över eller flytta ett enskilt datum, även vid helgdagar.
Medlemmar går med med sin e-postadress och en kod. De väljer vad de vill höra om och kan lämna när de vill. En ny meetup meddelas via mejl och i mobilen, på varje medlems språk. För en sluten grupp godkänner du varje förfrågan.
Du ser också dina medlemmar över tid, deras närvarograd och uteblivanden, samt nya och återkommande deltagare per meetup.
Steg 4: Hitta talare
Öppna en talarutlysning med en egen sida i evenemangets färger. Talarna loggar in med en kod som skickas via mejl och skriver ett förslag med förhandsvisning i realtid. De kan utgå från ett av sina egna tidigare förslag, eller hämta ett föredrag från ett evenemang i Sessionize.
Ditt team röstar och kommenterar och flyttar sedan förslagen över en urvalstavla. Utvalda talare bekräftar och svarar på dina frågor, till exempel om resor, T-shirtstorlek eller kost. När en talare tackar nej föreslås nästa förslag på väntelistan.
Använder du redan Sessionize? Behåll det. Se Importera dina talare från Sessionize.
Steg 5: Logga in utan lösenord
Deltagare skapar aldrig något lösenord. De loggar in med en sexsiffrig kod som skickas till deras e-post. Arrangörer loggar in i arbetsytan med ett jobbkonto från Microsoft, med Google eller med GitHub. För en Microsoft-communitygrupp betyder det att crewet kan använda det jobbkonto de redan har.
Steg 6: På dagen
Evenemangsappen körs i alla webbläsare och kan installeras på hemskärmen. Den rymmer biljetten och programmet och öppnas utan nät. Skannern vid entrén körs på volontärernas egna mobiler. Se incheckning med mobilen på en konferens för 300 personer för en fullständig plan.
Kör du online eller hybrid? Lägg till en länk till Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube eller Vimeo för evenemanget eller för varje session. Bara biljettinnehavare ser den, strax innan sessionen börjar.
Steg 7: Efter evenemanget
Skicka en kort enkät medan dagen är färsk. Sessionsenkäter samlar in ett helhetsbetyg, betyg på talarna och dina egna frågor. Du kan dela anonymiserade resultat med talarna när tillräckligt många har svarat.
Om du spelade in sessionerna, lägg till länkarna till inspelningarna och välj vem som får se dem. Tacka sedan dina sponsorer med deras egna resultat och skriv ner vad du skulle ändra nästa gång.
En checklista för volontärarrangörer
- Välj en plattform utan avgifter per biljett för gratisevenemang.
- Använd en väntelista och skicka en påminnelse dagen före.
- Begränsa frågorna vid anmälan till det du använder.
- Ge talare och crew dolda biljetter.
- Planera incheckning med mobiler och testa den en gång.
- Be om återkoppling samma dag.
- Spara mallevenemanget, så att nästa månad utgår från det.
Är din grupp en del av en större gemenskap, till exempel Microsofts community? Samma upplägg fungerar för en endagskonferens med flera spår. Du slår bara på fler funktioner.