Si organizas un grupo de usuarios, un meetup o una jornada de comunidad, seguramente combinas una web de entradas, una hoja de cálculo, un formulario para ponentes y un chat de grupo. Cada herramienta es gratuita hasta que deja de serlo. Esta guía muestra cómo hacerlo todo en una sola plataforma gratuita de gestión de eventos, la plataforma de eventos AttendBeacon, y qué comprobar antes de elegir cualquier herramienta.
Qué debería significar gratis
Antes de elegir una plataforma, lee su página de precios, no su página de inicio. Hazte cuatro preguntas:
- ¿Hay una comisión por entrada o por inscripción, incluso en las entradas gratuitas?
- ¿Hay funciones reservadas para un plan de pago?
- ¿Qué pasa cuando el evento crece?
- ¿Quién guarda el dinero de las entradas de pago?
Para la plataforma de eventos AttendBeacon, las respuestas están en la página de precios:
- Un evento en el que todas las entradas son gratuitas es siempre gratuito, sea cual sea su tamaño.
- Cualquier otro evento, con entradas gratuitas o de pago, es gratuito hasta 1.000 participantes.
- Por encima, hay una licencia única de 500 € por evento, IVA no incluido.
- No hay comisión por inscrito, y todos los módulos están incluidos en todos los eventos.
- Las entradas de pago pasan por tu propia cuenta de Mollie o Stripe, así que el dinero es tuyo. Tu proveedor de pago cobra sus propias comisiones.
Si quieres devolver algo, puedes apoyar la plataforma con una donación a partir de 5 €. Nunca es obligatorio.
Paso 1: Empieza con la forma adecuada
Al crear un evento, parte de una plantilla. «Encuentro de comunidad» activa lo que necesita un encuentro y deja el resto desactivado. Una jornada de comunidad con varios itinerarios se parece más a «Congreso».
Puedes activar o desactivar cualquier función más adelante. Una función que desactivas desaparece del espacio de trabajo, de la aplicación, de la página del evento y de los correos. No se elimina nada, así que al volver a activarla vuelve todo.
Paso 2: Configura las entradas
Para un encuentro gratuito, a menudo basta con un tipo de entrada. Dale un aforo que se ajuste a la sala.
Después, añade lo que te ahorra trabajo más adelante:
- Una lista de espera. Cuando alguien cancela, la plaza liberada se ofrece a la primera persona de la lista. Las ausencias son frecuentes en los eventos gratuitos, así que esto importa.
- Entradas ocultas para ponentes, equipo y patrocinadores, para que no ocupen plazas públicas.
- Códigos de acceso para una entrada que solo algunas personas pueden obtener.
- Preguntas de inscripción breves. El nombre y el correo siempre se piden. La empresa y el cargo se pueden desactivar. Pregunta solo lo que vayas a usar.
Paso 3: Organiza un encuentro periódico como comunidad
Si tu grupo se reúne cada mes, usa Comunidades. Obtienes una página pública con una dirección como attendbeacon.com/c/tu-grupo. Muestra los próximos encuentros con una cuenta atrás, los encuentros anteriores con fotos, diapositivas y grabaciones, los organizadores y un calendario al que la gente se puede suscribir.
Crea una serie como «cada primer jueves, de 18:30 a 21:00». Cada encuentro se copia de un evento plantilla con su agenda, entradas, aforo y lista de espera. Puedes saltarte o mover una fecha concreta, también en festivos.
Los miembros se unen con su dirección de correo y un código. Eligen sobre qué quieren recibir avisos y pueden irse cuando quieran. Cada encuentro nuevo se anuncia por correo y en el teléfono, en el idioma de cada miembro. En un grupo cerrado, apruebas cada solicitud.
También ves la evolución de tus miembros, su tasa de asistencia y sus ausencias, y los asistentes nuevos y recurrentes de cada encuentro.
Paso 4: Encuentra ponentes
Abre una convocatoria de ponentes con su propia página en los colores de tu evento. Los ponentes inician sesión con un código enviado por correo y escriben una propuesta con una vista previa en directo. Pueden partir de una de sus propias propuestas anteriores o traer una charla de un evento de Sessionize.
Tu equipo vota y comenta, y después mueve las propuestas en un tablero de selección. Los ponentes seleccionados confirman y responden a tus preguntas, como el viaje, la talla de camiseta o sus necesidades alimentarias. Cuando un ponente renuncia, se sugiere la siguiente propuesta de la lista de espera.
¿Ya usas Sessionize? Sigue con él. Consulta Importa tus ponentes de Sessionize.
Paso 5: Inicio de sesión sin contraseñas
Los asistentes nunca crean una contraseña. Inician sesión con un código de seis dígitos enviado a su correo. Los organizadores inician sesión en el espacio de trabajo con una cuenta profesional de Microsoft, con Google o con GitHub. Para un grupo de la comunidad de Microsoft, eso significa que tu equipo puede usar la cuenta profesional que ya tiene.
Paso 6: El día del evento
La aplicación del evento funciona en cualquier navegador y se instala en la pantalla de inicio. Contiene la entrada y la agenda, y se abre sin red. El escáner de la puerta funciona en los propios teléfonos de tus voluntarios. Consulta el registro de entrada con el móvil en un congreso de 300 personas para ver un plan completo.
¿Lo haces en línea o en formato híbrido? Añade un enlace de Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube o Vimeo al evento o a cada sesión. Solo lo ven quienes tienen entrada, poco antes de que empiece la sesión.
Paso 7: Después del evento
Envía una encuesta breve mientras el día está reciente. Las encuestas de sesión recogen una puntuación general, valoraciones de los ponentes y tus propias preguntas. Puedes compartir resultados anonimizados con los ponentes cuando haya respondido suficiente gente.
Si grabaste las sesiones, añade los enlaces a las grabaciones y elige quién puede verlas. Después, agradece a tus patrocinadores con sus propios resultados y anota lo que cambiarías la próxima vez.
Lista de comprobación para organizadores voluntarios
- Elige una plataforma sin comisiones por entrada para los eventos gratuitos.
- Usa una lista de espera y envía un recordatorio el día anterior.
- Limita las preguntas de inscripción a lo que vayas a usar.
- Da entradas ocultas a ponentes y equipo.
- Planifica el registro de entrada con teléfonos y pruébalo una vez.
- Pide opiniones el mismo día.
- Conserva el evento plantilla, para que el mes que viene empiece a partir de él.
¿Tu grupo forma parte de una comunidad más grande, como la comunidad de Microsoft? La misma configuración sirve para un congreso de un día con varios itinerarios. Solo tienes que activar más funciones.