Jos vedät käyttäjäryhmää, tapaamisia tai yhteisöpäivää, käytössäsi on luultavasti lippusivusto, taulukko, lomake puhujille ja ryhmächatti. Jokainen työkalu on ilmainen, kunnes ei enää ole. Tämä opas näyttää, miten hoidat kaiken yhdellä ilmaisella tapahtumanhallinta-alustalla, AttendBeacon-tapahtuma-alustalla, ja mitä kannattaa tarkistaa ennen minkään työkalun valintaa.
Mitä ilmaisen pitäisi tarkoittaa
Lue alustan hinnoittelusivu ennen valintaa, älä etusivua. Kysy neljä kysymystä:
- Onko maksua lippua tai ilmoittautumista kohden, edes maksuttomista lipuista?
- Onko ominaisuuksia varattu maksulliselle paketille?
- Mitä tapahtuu, kun tapahtuma kasvaa?
- Kuka pitää hallussaan maksullisten lippujen rahat?
AttendBeacon-tapahtuma-alustan vastaukset ovat hinnoittelusivulla:
- Tapahtuma, jonka kaikki liput ovat maksuttomia, on aina ilmainen, koosta riippumatta.
- Mikä tahansa muu tapahtuma, maksuttomin tai maksullisin lipuin, on ilmainen 1 000 osallistujaan asti.
- Sen yli ostetaan kertaluonteinen 500 €:n lisenssi tapahtumaa kohden, ilman ALV:tä.
- Ilmoittautujakohtaista maksua ei ole, ja jokainen osa-alue sisältyy jokaiseen tapahtumaan.
- Maksulliset liput maksetaan oman Mollie- tai Stripe-tilisi kautta, joten rahat ovat sinun. Maksupalvelusi veloittaa omat maksunsa.
Jos haluat antaa jotain takaisin, voit tukea alustaa lahjoituksella alkaen 5 €. Sinun ei koskaan tarvitse.
Vaihe 1: Aloita oikeasta pohjasta
Kun luot tapahtuman, aloita valmiista pohjasta. ”Yhteisötapaaminen” ottaa käyttöön sen, mitä tapaaminen tarvitsee, ja jättää loput pois päältä. Usean teeman yhteisöpäivä on lähempänä pohjaa ”Konferenssi”.
Voit ottaa minkä tahansa ominaisuuden käyttöön tai pois käytöstä myöhemmin. Pois käytöstä otettu ominaisuus katoaa työtilasta, sovelluksesta, tapahtumasivulta ja sähköposteista. Mitään ei poisteta, joten kun otat sen taas käyttöön, kaikki palaa.
Vaihe 2: Määritä liput
Maksuttomaan tapaamiseen riittää usein yksi lipputyyppi. Anna sille tilaa vastaava kapasiteetti.
Lisää sitten se, mikä säästää työtä myöhemmin:
- Jonotuslista. Kun joku peruu, vapautunut paikka tarjotaan jonon ensimmäiselle. Maksuttomissa tapahtumissa moni jää tulematta, joten tämä on tärkeää.
- Piilotetut liput puhujille, talkoolaisille ja sponsoreille, jotta he eivät vie julkisia paikkoja.
- Pääsykoodit lipulle, jonka saavat ottaa vain tietyt ihmiset.
- Lyhyet ilmoittautumiskysymykset. Nimi ja sähköposti kysytään aina. Yrityksen ja tehtävänimikkeen voi ottaa pois. Kysy vain sitä, mitä käytät.
Vaihe 3: Pyöritä toistuvaa tapaamista yhteisönä
Jos ryhmäsi tapaa joka kuukausi, käytä Yhteisöjä. Saat julkisen sivun osoitteeseen, kuten attendbeacon.com/c/ryhmasi. Siinä näkyvät tulevat tapaamiset lähtölaskentoineen, aiemmat tapaamiset kuvineen, esityskalvoineen ja tallenteineen, järjestäjät sekä kalenterisyöte, jonka ihmiset voivat tilata.
Määritä sarja, kuten ”joka kuun ensimmäinen torstai klo 18.30 alkaen 21.00 asti”. Jokainen tapaaminen kopioidaan mallitapahtumasta ohjelmineen, lippuineen, kapasiteetteineen ja jonotuslistoineen. Voit ohittaa tai siirtää yksittäisen päivän, myös lomapäivät.
Jäsenet liittyvät sähköpostiosoitteellaan ja koodilla. He valitsevat, mistä heille kerrotaan, ja voivat lähteä milloin haluavat. Uudesta tapaamisesta ilmoitetaan sähköpostitse ja puhelimeen, kunkin jäsenen omalla kielellä. Suljetussa ryhmässä hyväksyt jokaisen pyynnön.
Näet myös jäsenmääräsi kehityksen, jäsenten osallistumisasteen ja saapumatta jääneet sekä uudet ja palaavat osallistujat tapaamisittain.
Vaihe 4: Löydä puhujat
Avaa puhujahaku, jolla on oma sivu tapahtumasi väreissä. Puhujat kirjautuvat sähköpostitse saadulla koodilla ja kirjoittavat ehdotuksen esikatselun kanssa. He voivat aloittaa jostakin omasta aiemmasta ehdotuksestaan tai tuoda esityksen Sessionize-tapahtumasta.
Tiimisi äänestää ja kommentoi ja siirtää sitten ehdotuksia valintataululla. Valitut puhujat vahvistavat osallistumisensa ja vastaavat kysymyksiisi, kuten matkoista, T-paidan koosta tai ruokavaliosta. Kun puhuja kieltäytyy, jonotuslistalta ehdotetaan seuraavaa.
Käytätkö jo Sessionizea? Pidä se. Katso Tuo Sessionize-puhujasi.
Vaihe 5: Kirjautuminen ilman salasanoja
Osallistujat eivät koskaan luo salasanaa. He kirjautuvat sähköpostiin lähetetyllä kuusinumeroisella koodilla. Järjestäjät kirjautuvat työtilaan työpaikan Microsoft-tilillä, Googlella tai GitHubilla. Microsoft-yhteisöryhmässä talkoolaisesi voivat siis käyttää työtiliä, joka heillä jo on.
Vaihe 6: Tapahtumapäivänä
Tapahtumasovellus toimii missä tahansa selaimessa ja asentuu aloitusnäytölle. Siinä ovat lippu ja ohjelma, ja se avautuu ilman verkkoyhteyttä. Sisäänkäynnin skanneri toimii talkoolaistesi omissa puhelimissa. Katso koko suunnitelma oppaasta 300 hengen konferenssin saapumisen kirjaus puhelimilla.
Järjestätkö tapahtuman verkossa tai hybridinä? Lisää Teams-, Zoom-, Meet-, Webex-, YouTube- tai Vimeo-linkki tapahtumaan tai jokaiseen ohjelmaosuuteen. Vain lipun haltijat näkevät sen, vähän ennen ohjelmaosuuden alkua.
Vaihe 7: Tapahtuman jälkeen
Lähetä lyhyt kysely, kun päivä on vielä tuoreessa muistissa. Ohjelmaosuuksien kyselyt keräävät kokonaisarvosanan, puhujien arviot ja omat kysymyksesi. Voit jakaa nimettömät tulokset puhujille, kun tarpeeksi moni on vastannut.
Jos tallensit ohjelmaosuudet, lisää tallenteiden linkit ja valitse, ketkä saavat katsoa niitä. Kiitä sitten sponsoreita heidän omilla tuloksillaan ja kirjaa ylös, mitä muuttaisit ensi kerralla.
Tarkistuslista talkoovoimin toimiville järjestäjille
- Valitse alusta, jossa maksuttomista tapahtumista ei peritä lippukohtaisia maksuja.
- Käytä jonotuslistaa ja lähetä muistutus edellisenä päivänä.
- Rajaa ilmoittautumiskysymykset siihen, mitä käytät.
- Anna puhujille ja talkoolaisille piilotetut liput.
- Suunnittele saapumisen kirjaus puhelimilla ja testaa se kerran.
- Pyydä palautetta samana päivänä.
- Säilytä mallitapahtuma, jotta ensi kuu alkaa siitä.
Kuuluuko ryhmäsi isompaan yhteisöön, kuten Microsoft-yhteisöön? Sama kokoonpano toimii yksipäiväisessä konferenssissa, jossa on useita teemoja. Otat vain käyttöön enemmän ominaisuuksia.