Driver du en brukergruppe, et meetup eller en community-dag, sjonglerer du sannsynligvis en billettside, et regneark, et skjema for foredragsholdere og en gruppechat. Hvert verktøy er gratis helt til det ikke er det lenger. Denne veiledningen viser hvordan du kan gjøre alt på én gratis arrangementsplattform, arrangementsplattformen AttendBeacon, og hva du bør sjekke før du velger et verktøy.
Hva gratis bør bety
Før du velger en plattform, bør du lese prissiden, ikke forsiden. Still fire spørsmål:
- Er det et gebyr per billett eller per påmelding, også for gratisbilletter?
- Er noen funksjoner forbeholdt et betalt abonnement?
- Hva skjer når arrangementet vokser?
- Hvem holder pengene for betalte billetter?
For arrangementsplattformen AttendBeacon står svarene på prissiden:
- Et arrangement der alle billetter er gratis, er alltid gratis, uansett størrelse.
- Alle andre arrangementer, med gratis eller betalte billetter, er gratis opptil 1 000 deltakere.
- Over det kommer en engangslisens på 500 € per arrangement, eks. mva.
- Det er ingen avgift per påmeldt, og alle moduler er inkludert i alle arrangementer.
- Betalte billetter går gjennom din egen Mollie- eller Stripe-konto, så pengene er dine. Betalingsleverandøren din tar sine egne gebyrer.
Vil du gi noe tilbake, kan du støtte plattformen med en donasjon fra 5 €. Du må aldri gjøre det.
Steg 1: Start med riktig utgangspunkt
Når du oppretter et arrangement, starter du fra en mal. «Community-treff» slår på det et meetup trenger og lar resten være av. En community-dag med flere spor ligger nærmere «Konferanse».
Du kan slå enhver funksjon av eller på senere. En funksjon du slår av, forsvinner fra arbeidsområdet, appen, arrangementssiden og e-postene. Ingenting slettes, så når du slår den på igjen, kommer alt tilbake.
Steg 2: Sett opp billetter
For et gratis meetup holder det ofte med én billettype. Gi den en kapasitet som passer rommet.
Legg så til det som sparer deg for arbeid senere:
- En venteliste. Når noen avbestiller, tilbys den ledige plassen til den første i køen. Uteblivelser er vanlige på gratisarrangementer, så dette betyr noe.
- Skjulte billetter for foredragsholdere, mannskap og sponsorer, slik at de ikke tar offentlige plasser.
- Tilgangskoder for en billett bare noen kan ta.
- Korte spørsmål ved påmelding. Navn og e-post spørres det alltid om. Firma og stilling kan slås av. Spør bare om det du skal bruke.
Steg 3: Driv et fast meetup som et fellesskap
Møtes gruppen din hver måned, kan du bruke Fellesskap. Du får en offentlig side på en adresse som attendbeacon.com/c/your-group. Den viser kommende meetups med nedtelling, tidligere meetups med bilder, lysbilder og opptak, arrangørene og en kalenderfeed folk kan abonnere på.
Sett opp en serie som «hver første torsdag, 18:30 til 21:00». Hvert meetup kopieres fra et malarrangement med program, billetter, kapasitet og venteliste. Du kan hoppe over eller flytte én enkelt dato, også helligdager.
Medlemmer melder seg inn med e-postadressen sin og en kode. De velger hva de vil høre om, og kan gå ut når de vil. Et nytt meetup kunngjøres på e-post og på telefonen, på hvert medlems språk. For en lukket gruppe godkjenner du hver forespørsel.
Du ser også medlemmene dine over tid, oppmøteprosenten og uteblivelsene deres, og nye og tilbakevendende deltakere per meetup.
Steg 4: Finn foredragsholdere
Åpne en invitasjon til foredragsholdere med egen side i arrangementets farger. Foredragsholderne logger inn med en kode på e-post og skriver et forslag med forhåndsvisning. De kan starte fra et av sine egne tidligere forslag, eller hente inn et foredrag fra et Sessionize-arrangement.
Teamet ditt stemmer og kommenterer, og flytter så forslagene over en utvelgelsestavle. Utvalgte foredragsholdere bekrefter og svarer på spørsmålene dine, for eksempel om reise, T-skjortestørrelse eller kosthold. Når en foredragsholder takker nei, foreslås det neste forslaget på ventelisten.
Bruker du allerede Sessionize? Behold det. Se Importer foredragsholderne dine fra Sessionize.
Steg 5: Logg inn uten passord
Deltakerne lager aldri et passord. De logger inn med en sekssifret kode som sendes til e-posten deres. Arrangører logger inn i arbeidsområdet med en Microsoft-jobbkonto, Google eller GitHub. For en Microsoft-community betyr det at mannskapet kan bruke jobbkontoen de allerede har.
Steg 6: På dagen
Arrangementsappen kjører i alle nettlesere og kan installeres på startskjermen. Den inneholder billetten og programmet, og åpnes uten nett. Skanneren ved inngangen kjører på de frivilliges egne telefoner. Se innsjekking med telefon for en konferanse med 300 personer for en fullstendig plan.
Holder du det på nett eller hybrid? Legg til en lenke til Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube eller Vimeo for arrangementet eller for hver økt. Bare de som har billett, ser den, kort før økten starter.
Steg 7: Etter arrangementet
Send en kort undersøkelse mens dagen er i frisk minne. Øktundersøkelser samler inn en samlet poengsum, vurderinger av foredragsholdere og dine egne spørsmål. Du kan dele anonymiserte resultater med foredragsholderne når nok personer har svart.
Har du tatt opp øktene, legger du til lenkene til opptakene og velger hvem som kan se dem. Takk så sponsorene med deres egne resultater, og skriv ned hva du vil gjøre annerledes neste gang.
En sjekkliste for frivillige arrangører
- Velg en plattform uten gebyr per billett for gratisarrangementer.
- Bruk en venteliste, og send en påminnelse dagen før.
- Begrens spørsmålene ved påmelding til det du bruker.
- Gi foredragsholdere og mannskap skjulte billetter.
- Planlegg innsjekking på telefoner, og test det én gang.
- Be om tilbakemeldinger samme dag.
- Behold malarrangementet, så neste måned starter fra det.
Er gruppen din en del av et større fellesskap, for eksempel Microsoft-communityen? Det samme oppsettet fungerer for en endagskonferanse med flere spor. Du slår bare på flere funksjoner.