Driver du en brugergruppe, et meetup eller en communitydag, jonglerer du sikkert med et billetsite, et regneark, en formular til oplægsholdere og en gruppechat. Hvert værktøj er gratis, indtil det ikke er det længere. Denne guide viser, hvordan du kan klare det hele på én gratis eventplatform, eventplatformen AttendBeacon, og hvad du skal tjekke, før du vælger et værktøj.
Hvad gratis bør betyde
Læs platformens prisside, ikke dens forside, før du vælger. Stil fire spørgsmål:
- Er der et gebyr pr. billet eller pr. tilmelding, også for gratis billetter?
- Er der funktioner, der kun følger med en betalt plan?
- Hvad sker der, når eventet vokser?
- Hvem har pengene for betalte billetter?
For eventplatformen AttendBeacon står svarene på prissiden:
- Et event, hvor alle billetter er gratis, er altid gratis, uanset størrelse.
- Alle andre events, med gratis eller betalte billetter, er gratis op til 1.000 deltagere.
- Derover er der en engangslicens på €500 pr. event, ekskl. moms.
- Der er intet gebyr pr. tilmeldt, og alle moduler er med i alle events.
- Betalte billetter går gennem din egen Mollie- eller Stripe-konto, så pengene er dine. Din betalingsudbyder opkræver sine egne gebyrer.
Vil du give noget tilbage, kan du støtte platformen med en donation fra €5. Det er aldrig et krav.
Trin 1: Start fra den rigtige form
Når du opretter et event, starter du fra en forudindstilling. Community-meetup slår det til, et meetup har brug for, og lader resten være slået fra. En communitydag med flere spor ligger tættere på Konference.
Du kan slå enhver funktion til eller fra senere. En funktion, du slår fra, forsvinder fra arbejdsområdet, appen, eventsiden og e-mailene. Intet slettes, så når du slår den til igen, kommer alt tilbage.
Trin 2: Sæt billetterne op
Til et gratis meetup er én billettype ofte nok. Giv den en kapacitet, der passer til lokalet.
Tilføj derefter det, der sparer dig arbejde senere:
- En venteliste. Når nogen afmelder sig, tilbydes den ledige plads til den første i køen. Udeblivelser er almindelige ved gratis events, så det betyder noget.
- Skjulte billetter til oplægsholdere, eventteam og sponsorer, så de ikke tager offentlige pladser.
- Adgangskoder til en billet, som kun nogle må tage.
- Korte tilmeldingsspørgsmål. Der spørges altid om navn og e-mail. Virksomhed og stillingsbetegnelse kan slås fra. Spørg kun om det, du vil bruge.
Trin 3: Kør et tilbagevendende meetup som et fællesskab
Mødes din gruppe hver måned, så brug Fællesskaber. Du får en offentlig side på en adresse som attendbeacon.com/c/din-gruppe. Den viser de kommende meetups med nedtælling, tidligere meetups med billeder, slides og optagelser, arrangørerne og en kalenderfeed, som folk kan abonnere på.
Sæt en serie op, f.eks. hver første torsdag fra 18.30 til 21.00. Hvert meetup kopieres fra et skabelonevent med program, billetter, kapacitet og venteliste. Du kan springe en enkelt dato over eller flytte den, også helligdage.
Medlemmer melder sig ind med deres e-mailadresse og en kode. De vælger, hvad de vil høre om, og kan melde sig ud, når de vil. Et nyt meetup annonceres på e-mail og på telefonen, på hvert medlems sprog. For en lukket gruppe godkender du hver anmodning.
Du ser også dine medlemmer over tid, deres fremmøde og udeblivelser samt nye og tilbagevendende deltagere pr. meetup.
Trin 4: Find oplægsholdere
Åbn en indkaldelse af oplæg med sin egen side i eventets farver. Oplægsholdere logger ind med en kode sendt på e-mail og skriver et forslag med en live forhåndsvisning. De kan tage udgangspunkt i et af deres egne tidligere forslag eller hente et oplæg fra et Sessionize-event.
Dit team stemmer og kommenterer og flytter derefter forslagene hen over en udvælgelsestavle. Udvalgte oplægsholdere bekræfter og svarer på dine spørgsmål, f.eks. om rejse, T-shirtstørrelse eller kosthensyn. Når en oplægsholder takker nej, foreslås det næste forslag på ventelisten.
Bruger du allerede Sessionize? Så behold det. Se Importér dine oplægsholdere fra Sessionize.
Trin 5: Log ind uden adgangskoder
Deltagere opretter aldrig en adgangskode. De logger ind med en sekscifret kode sendt til deres e-mail. Arrangører logger ind i arbejdsområdet med en Microsoft-arbejdskonto, Google eller GitHub. For en Microsoft-communitygruppe betyder det, at dit eventteam kan bruge den arbejdskonto, de allerede har.
Trin 6: På dagen
Eventappen kører i enhver browser og kan installeres på hjemmeskærmen. Den har billetten og programmet og åbner uden netværk. Scanneren ved indgangen kører på dine frivilliges egne telefoner. Se indtjekning med telefoner til en konference med 300 deltagere for en hel plan.
Afholder du det online eller hybridt? Tilføj et link til Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube eller Vimeo til eventet eller til hver session. Kun billetindehavere ser det, kort før sessionen starter.
Trin 7: Efter eventet
Send et kort spørgeskema, mens dagen er frisk i hukommelsen. Spørgeskemaer om sessioner indsamler en samlet score, vurderinger af oplægsholdere og dine egne spørgsmål. Du kan dele anonymiserede resultater med oplægsholderne, når nok har svaret.
Har du optaget sessionerne, så tilføj linkene til optagelserne, og vælg, hvem der må se dem. Tak derefter dine sponsorer med deres egne resultater, og skriv ned, hvad du vil ændre næste gang.
En tjekliste til frivillige arrangører
- Vælg en platform uden gebyrer pr. billet for gratis events.
- Brug en venteliste, og send en påmindelse dagen før.
- Begræns tilmeldingsspørgsmålene til det, du bruger.
- Giv oplægsholdere og eventteam skjulte billetter.
- Planlæg indtjekning på telefoner, og test den én gang.
- Bed om feedback samme dag.
- Behold skabeloneventet, så næste måned starter derfra.
Er din gruppe en del af et større fællesskab, f.eks. Microsoft-fællesskabet? Den samme opsætning virker til en endagskonference med flere spor. Du slår bare flere funktioner til.