Se gere um grupo de utilizadores, um meetup ou um dia da comunidade, provavelmente faz malabarismos com um site de bilhetes, uma folha de cálculo, um formulário para oradores e um chat de grupo. Cada ferramenta é gratuita até deixar de o ser. Este guia mostra como fazer tudo numa só plataforma gratuita de gestão de eventos, a plataforma de eventos AttendBeacon, e o que deve verificar antes de escolher qualquer ferramenta.
O que «gratuito» deve significar
Antes de escolher uma plataforma, leia a página de preços, não a página inicial. Faça quatro perguntas:
- Há uma comissão por bilhete ou por inscrição, mesmo para bilhetes gratuitos?
- Há funcionalidades reservadas a um plano pago?
- O que acontece quando o evento cresce?
- Quem fica com o dinheiro dos bilhetes pagos?
Para a plataforma de eventos AttendBeacon, as respostas estão na página de preços:
- Um evento em que todos os bilhetes são gratuitos é sempre gratuito, seja qual for a dimensão.
- Qualquer outro evento, com bilhetes gratuitos ou pagos, é gratuito até 1 000 participantes.
- Acima disso, há uma licença única de 500 € por evento, sem IVA.
- Não há comissão por inscrito, e todos os módulos estão incluídos em todos os eventos.
- Os bilhetes pagos passam pela sua própria conta Mollie ou Stripe, por isso o dinheiro é seu. O seu prestador de pagamentos cobra as suas próprias comissões.
Se quiser retribuir, pode apoiar a plataforma com um donativo a partir de 5 €. Nunca é obrigatório.
Passo 1: Comece pelo formato certo
Quando cria um evento, comece por um modelo. «Encontro de comunidade» ativa o que um meetup precisa e deixa o resto desligado. Um dia da comunidade com vários trilhos aproxima-se mais de «Conferência».
Pode ativar ou desativar qualquer funcionalidade mais tarde. Uma funcionalidade desativada desaparece da área de trabalho, da aplicação, da página do evento e dos e-mails. Nada é apagado, por isso, ao voltar a ativá-la, tudo regressa.
Passo 2: Configure os bilhetes
Para um meetup gratuito, um tipo de bilhete costuma bastar. Dê-lhe uma capacidade à medida da sala.
Depois acrescente o que lhe poupa trabalho mais tarde:
- Uma lista de espera. Quando alguém cancela, o lugar libertado é oferecido à primeira pessoa da fila. As faltas são frequentes em eventos gratuitos, por isso isto conta.
- Bilhetes ocultos para oradores, equipa e patrocinadores, para que não ocupem lugares públicos.
- Códigos de acesso para um bilhete que só algumas pessoas podem obter.
- Perguntas de inscrição curtas. O nome e o e-mail são sempre pedidos. A empresa e o cargo podem ser desativados. Pergunte só o que vai usar.
Passo 3: Organize um meetup recorrente como comunidade
Se o seu grupo se reúne todos os meses, use as Comunidades. Recebe uma página pública num endereço como attendbeacon.com/c/o-seu-grupo. Mostra os próximos meetups com uma contagem decrescente, os meetups anteriores com fotografias, diapositivos e gravações, os organizadores e um calendário a que as pessoas podem subscrever.
Configure uma série, como «todas as primeiras quintas-feiras, das 18:30 às 21:00». Cada meetup é copiado de um evento modelo, com o programa, os bilhetes, a capacidade e a lista de espera. Pode saltar ou mudar uma única data, incluindo feriados.
Os membros aderem com o endereço de e-mail e um código. Escolhem sobre o que querem ser avisados e podem sair quando quiserem. Um novo meetup é anunciado por e-mail e no telemóvel, na língua de cada membro. Num grupo fechado, aprova cada pedido.
Também vê a evolução dos membros ao longo do tempo, a taxa de presença e as faltas, e os participantes novos e habituais em cada meetup.
Passo 4: Encontre oradores
Abra um convite a oradores com uma página própria nas cores do seu evento. Os oradores entram com um código enviado por e-mail e escrevem uma proposta com pré-visualização em tempo real. Podem partir de uma das suas propostas anteriores, ou trazer uma palestra de um evento do Sessionize.
A sua equipa vota e comenta, e depois move as propostas num quadro de seleção. Os oradores selecionados confirmam e respondem às suas perguntas, como viagem, tamanho de T-shirt ou restrições alimentares. Quando um orador recusa, é sugerida a proposta seguinte da lista de espera.
Já usa o Sessionize? Mantenha-o. Veja Importar os seus oradores do Sessionize.
Passo 5: Inicie sessão sem palavras-passe
Os participantes nunca criam uma palavra-passe. Entram com um código de seis dígitos enviado para o e-mail. Os organizadores entram na área de trabalho com uma conta profissional Microsoft, Google ou GitHub. Para um grupo da comunidade Microsoft, isto significa que a sua equipa pode usar a conta profissional que já tem.
Passo 6: No dia
A aplicação do evento funciona em qualquer navegador e instala-se no ecrã principal. Guarda o bilhete e o programa, e abre sem rede. O leitor à porta funciona nos telemóveis dos seus voluntários. Veja registo de entrada com o telemóvel numa conferência de 300 pessoas para um plano completo.
O evento é online ou híbrido? Acrescente uma ligação do Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube ou Vimeo ao evento ou a cada sessão. Só quem tem bilhete a vê, pouco antes de a sessão começar.
Passo 7: Depois do evento
Envie um inquérito curto enquanto o dia está fresco na memória. Os inquéritos das sessões recolhem uma pontuação geral, classificações dos oradores e as suas próprias perguntas. Pode partilhar resultados anonimizados com os oradores quando tiverem respondido pessoas suficientes.
Se gravou as sessões, acrescente as ligações das gravações e escolha quem as pode ver. Depois agradeça aos patrocinadores com os resultados deles e anote o que mudaria da próxima vez.
Uma lista de verificação para organizadores voluntários
- Escolha uma plataforma sem comissões por bilhete para eventos gratuitos.
- Use uma lista de espera e envie um lembrete na véspera.
- Limite as perguntas de inscrição ao que usa.
- Dê bilhetes ocultos aos oradores e à equipa.
- Planeie o registo de entrada com telemóveis e teste-o uma vez.
- Peça opiniões no próprio dia.
- Guarde o evento modelo, para que o próximo mês parta dele.
O seu grupo faz parte de uma comunidade maior, como a comunidade Microsoft? A mesma configuração serve para uma conferência de um dia com vários trilhos. Só tem de ativar mais funcionalidades.