Si vous animez un groupe d’utilisateurs, une rencontre ou une journée communautaire, vous jonglez sans doute entre un site de billetterie, un tableur, un formulaire pour les intervenants et une conversation de groupe. Chaque outil est gratuit, jusqu’au jour où il ne l’est plus. Ce guide montre comment tout gérer sur une seule plateforme de gestion d’événements gratuite, la plateforme événementielle AttendBeacon, et ce qu’il faut vérifier avant de choisir un outil, quel qu’il soit.
Ce que « gratuit » devrait vouloir dire
Avant de choisir une plateforme, lisez sa page de tarifs, pas sa page d’accueil. Posez quatre questions :
- Y a-t-il des frais par billet ou par inscription, même pour les billets gratuits ?
- Certaines fonctionnalités sont-elles réservées à une formule payante ?
- Que se passe-t-il quand l’événement grandit ?
- Qui détient l’argent des billets payants ?
Pour la plateforme événementielle AttendBeacon, les réponses figurent sur la page des tarifs :
- Un événement dont tous les billets sont gratuits est toujours gratuit, quelle que soit sa taille.
- Tout autre événement, avec des billets gratuits ou payants, est gratuit jusqu’à 1 000 participants.
- Au-delà, une licence unique coûte 500 € par événement, hors TVA.
- Il n’y a pas de frais par inscrit, et chaque module est inclus dans chaque événement.
- Les billets payants passent par votre propre compte Mollie ou Stripe : l’argent est donc à vous. Votre prestataire de paiement facture ses propres frais.
Si vous voulez donner quelque chose en retour, vous pouvez soutenir la plateforme par un don à partir de 5 €. Ce n’est jamais obligatoire.
Étape 1 : partir du bon modèle
Quand vous créez un événement, partez d’un modèle. « Rencontre communautaire » active ce dont une rencontre a besoin et laisse le reste désactivé. Une journée communautaire avec plusieurs parcours se rapproche davantage de « Conférence ».
Vous pouvez activer ou désactiver n’importe quelle fonctionnalité plus tard. Une fonctionnalité désactivée disparaît de l’espace de travail, de l’application, de la page de l’événement et des e-mails. Rien n’est supprimé : la réactiver fait tout revenir.
Étape 2 : configurer les billets
Pour une rencontre gratuite, un seul type de billet suffit souvent. Donnez-lui une capacité adaptée à la salle.
Ajoutez ensuite ce qui vous fera gagner du temps plus tard :
- Une liste d’attente. Quand quelqu’un annule, la place libérée est proposée à la première personne de la file. Les absences sont fréquentes aux événements gratuits, alors c’est important.
- Des billets masqués pour les intervenants, l’équipe et les sponsors, pour qu’ils ne prennent pas de places publiques.
- Des codes d’accès pour un billet que seules certaines personnes peuvent prendre.
- Des questions d’inscription courtes. Le nom et l’e-mail sont toujours demandés. L’entreprise et la fonction peuvent être désactivées. Ne demandez que ce que vous utiliserez.
Étape 3 : animer une rencontre régulière comme une communauté
Si votre groupe se réunit tous les mois, utilisez Communautés. Vous obtenez une page publique à une adresse comme attendbeacon.com/c/votre-groupe. Elle affiche les prochaines rencontres avec un compte à rebours, les rencontres passées avec photos, diapositives et enregistrements, les organisateurs, et un flux de calendrier auquel on peut s’abonner.
Créez une série comme « chaque premier jeudi, de 18 h 30 à 21 h ». Chaque rencontre est copiée à partir d’un événement modèle, avec son programme, ses billets, sa capacité et sa liste d’attente. Vous pouvez sauter ou déplacer une date isolée, jours fériés compris.
Les membres rejoignent le groupe avec leur adresse e-mail et un code. Ils choisissent ce dont ils veulent être informés et peuvent partir quand ils le souhaitent. Une nouvelle rencontre est annoncée par e-mail et sur le téléphone, dans la langue de chaque membre. Pour un groupe fermé, vous approuvez chaque demande.
Vous suivez aussi l’évolution de vos membres, leur taux de présence et leurs absences, ainsi que les nouveaux participants et les habitués à chaque rencontre.
Étape 4 : trouver des intervenants
Ouvrez un appel à propositions avec sa propre page aux couleurs de votre événement. Les intervenants se connectent avec un code reçu par e-mail et rédigent une proposition avec un aperçu en direct. Ils peuvent partir de l’une de leurs propositions précédentes, ou reprendre une intervention d’un événement Sessionize.
Votre équipe vote et commente, puis fait avancer les propositions sur un tableau de sélection. Les intervenants retenus confirment et répondent à vos questions, par exemple sur le déplacement, la taille de t-shirt ou le régime alimentaire. Quand un intervenant se désiste, la proposition suivante sur la liste d’attente vous est suggérée.
Vous utilisez déjà Sessionize ? Gardez-le. Consultez Importer vos intervenants Sessionize.
Étape 5 : se connecter sans mot de passe
Les participants ne créent jamais de mot de passe. Ils se connectent avec un code à six chiffres envoyé par e-mail. Les organisateurs se connectent à l’espace de travail avec un compte professionnel Microsoft, Google ou GitHub. Pour un groupe de la communauté Microsoft, votre équipe peut donc utiliser le compte professionnel qu’elle a déjà.
Étape 6 : le jour J
L’application de l’événement fonctionne dans n’importe quel navigateur et s’installe sur l’écran d’accueil. Elle contient le billet et le programme, et s’ouvre sans réseau. Le scanner à l’entrée fonctionne sur les propres téléphones de vos bénévoles. Consultez le contrôle d’entrée sur téléphone pour une conférence de 300 personnes pour un plan complet.
Vous l’organisez en ligne ou en hybride ? Ajoutez un lien Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube ou Vimeo à l’événement ou à chaque session. Seuls les détenteurs d’un billet le voient, peu avant le début de la session.
Étape 7 : après l’événement
Envoyez une courte enquête tant que la journée est encore fraîche. Les questionnaires de session recueillent une note globale, des notes pour les intervenants et vos propres questions. Vous pouvez partager des résultats anonymisés avec les intervenants une fois que suffisamment de personnes ont répondu.
Si vous avez enregistré les sessions, ajoutez les liens des enregistrements et choisissez qui peut les regarder. Remerciez ensuite vos sponsors avec leurs propres résultats, et notez ce que vous changeriez la prochaine fois.
Une liste de contrôle pour les organisateurs bénévoles
- Choisissez une plateforme sans frais par billet pour les événements gratuits.
- Utilisez une liste d’attente, et envoyez un rappel la veille.
- Limitez les questions d’inscription à ce que vous utilisez.
- Donnez des billets masqués aux intervenants et à l’équipe.
- Prévoyez le contrôle d’entrée sur téléphone, et testez-le une fois.
- Demandez des retours le jour même.
- Gardez l’événement modèle, pour que le mois suivant parte de là.
Votre groupe fait partie d’une communauté plus large, comme la communauté Microsoft ? La même configuration fonctionne pour une conférence d’une journée avec plusieurs parcours. Il suffit d’activer davantage de fonctionnalités.