Wenn du eine User Group, ein Meetup oder einen Community Day organisierst, jonglierst du wahrscheinlich mit einer Ticketseite, einer Tabelle, einem Formular für Vortragende und einem Gruppenchat. Jedes Werkzeug ist kostenlos, bis es das nicht mehr ist. Dieser Ratgeber zeigt, wie du alles auf einer kostenlosen Plattform für das Veranstaltungsmanagement erledigst, der Veranstaltungsplattform AttendBeacon, und was du prüfen solltest, bevor du dich für irgendein Werkzeug entscheidest.
Was kostenlos bedeuten sollte
Bevor du eine Plattform wählst, lies ihre Preisseite, nicht ihre Startseite. Stell vier Fragen:
- Gibt es eine Gebühr pro Ticket oder pro Anmeldung, auch für kostenlose Tickets?
- Werden Funktionen für einen bezahlten Tarif zurückgehalten?
- Was passiert, wenn die Veranstaltung wächst?
- Wer verwahrt das Geld für bezahlte Tickets?
Für die Veranstaltungsplattform AttendBeacon stehen die Antworten auf der Preisseite:
- Eine Veranstaltung, bei der alle Tickets kostenlos sind, ist immer kostenlos, unabhängig von der Größe.
- Jede andere Veranstaltung, mit kostenlosen oder bezahlten Tickets, ist bis 1.000 Teilnehmende kostenlos.
- Darüber gibt es eine einmalige Lizenz von 500 € pro Veranstaltung, ohne MwSt.
- Es gibt keine Gebühr pro Anmeldung, und jedes Modul ist in jeder Veranstaltung enthalten.
- Bezahlte Tickets laufen über dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto, das Geld gehört also dir. Dein Zahlungsanbieter berechnet eigene Gebühren.
Wenn du etwas zurückgeben möchtest, kannst du die Plattform mit einer Spende ab 5 € unterstützen. Du musst es nie.
Schritt 1: Fang mit der richtigen Form an
Wenn du eine Veranstaltung erstellst, beginne mit einer Vorlage. „Community-Meetup“ schaltet ein, was ein Meetup braucht, und lässt den Rest aus. Ein Community Day mit mehreren Tracks liegt näher an „Konferenz“.
Du kannst jede Funktion später ein- oder ausschalten. Eine Funktion, die du ausschaltest, verschwindet aus dem Arbeitsbereich, der App, der Veranstaltungsseite und den E-Mails. Nichts wird gelöscht, wenn du sie wieder einschaltest, ist also alles wieder da.
Schritt 2: Richte die Tickets ein
Für ein kostenloses Meetup reicht oft eine Ticketart. Gib ihr eine Kapazität, die zum Raum passt.
Füge dann hinzu, was dir später Arbeit spart:
- Eine Warteliste. Wenn jemand storniert, wird der frei gewordene Platz der ersten Person in der Reihe angeboten. Bei kostenlosen Veranstaltungen sind No-Shows häufig, daher ist das wichtig.
- Versteckte Tickets für Vortragende, Crew und Sponsoren, damit sie keine öffentlichen Plätze belegen.
- Zugangscodes für ein Ticket, das nur manche Personen nehmen dürfen.
- Kurze Anmeldefragen. Name und E-Mail werden immer abgefragt. Firma und Funktion lassen sich ausschalten. Frag nur, was du auch nutzt.
Schritt 3: Führe ein regelmäßiges Meetup als Community
Wenn sich deine Gruppe jeden Monat trifft, nutze Communities. Du bekommst eine öffentliche Seite unter einer Adresse wie attendbeacon.com/c/your-group. Sie zeigt die kommenden Meetups mit Countdown, frühere Meetups mit Fotos, Folien und Aufzeichnungen, die Organisatoren und einen Kalender-Feed, den man abonnieren kann.
Lege eine Serie an, etwa „jeden ersten Donnerstag, 18:30 bis 21:00 Uhr“. Jedes Meetup wird aus einer Vorlagenveranstaltung mit Programm, Tickets, Kapazität und Warteliste kopiert. Du kannst einzelne Termine auslassen oder verschieben, Feiertage eingeschlossen.
Mitglieder treten mit ihrer E-Mail-Adresse und einem Code bei. Sie wählen, worüber sie informiert werden, und können jederzeit austreten. Ein neues Meetup wird per E-Mail und auf dem Smartphone angekündigt, in der Sprache jedes Mitglieds. Bei einer geschlossenen Gruppe genehmigst du jede Anfrage.
Du siehst außerdem deine Mitglieder im Zeitverlauf, ihre Teilnahmequote und No-Shows sowie neue und wiederkehrende Teilnehmende pro Meetup.
Schritt 4: Finde Vortragende
Öffne einen Call for Speakers mit eigener Seite in den Farben deiner Veranstaltung. Vortragende melden sich mit einem per E-Mail gesendeten Code an und schreiben einen Vorschlag mit Live-Vorschau. Sie können mit einem ihrer eigenen früheren Vorschläge beginnen oder einen Vortrag aus einer Sessionize-Veranstaltung übernehmen.
Dein Team stimmt ab, kommentiert und schiebt die Vorschläge dann über ein Auswahlboard. Ausgewählte Vortragende bestätigen und beantworten deine Fragen, etwa zu Anreise, T-Shirt-Größe oder Ernährung. Sagt jemand ab, wird der nächste Vorschlag auf der Warteliste vorgeschlagen.
Du nutzt schon Sessionize? Bleib dabei. Siehe Importiere deine Vortragenden aus Sessionize.
Schritt 5: Anmelden ohne Passwörter
Teilnehmende legen nie ein Passwort an. Sie melden sich mit einem sechsstelligen Code an, der an ihre E-Mail-Adresse geht. Veranstaltende melden sich im Arbeitsbereich mit einem Microsoft-Geschäftskonto, mit Google oder mit GitHub an. Für eine Microsoft-Community-Gruppe heißt das: Deine Crew kann das Geschäftskonto nutzen, das sie schon hat.
Schritt 6: Am Veranstaltungstag
Die Veranstaltungs-App läuft in jedem Browser und lässt sich auf dem Startbildschirm installieren. Sie enthält das Ticket und das Programm und öffnet sich ohne Netz. Der Scanner am Eingang läuft auf den eigenen Smartphones deiner Freiwilligen. Einen vollständigen Plan findest du unter Check-in per Smartphone für eine Konferenz mit 300 Personen.
Online oder hybrid? Füge der Veranstaltung oder jeder Session einen Link zu Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube oder Vimeo hinzu. Nur Personen mit Ticket sehen ihn, kurz bevor die Session beginnt.
Schritt 7: Nach der Veranstaltung
Schick eine kurze Umfrage, solange der Tag noch frisch ist. Session-Umfragen erfassen eine Gesamtbewertung, Bewertungen der Vortragenden und deine eigenen Fragen. Anonymisierte Ergebnisse kannst du mit den Vortragenden teilen, sobald genug Personen geantwortet haben.
Wenn du die Sessions aufgezeichnet hast, füge die Links zu den Aufzeichnungen hinzu und wähle, wer sie ansehen darf. Danke dann deinen Sponsoren mit ihren eigenen Ergebnissen und schreib auf, was du beim nächsten Mal ändern würdest.
Eine Checkliste für ehrenamtliche Veranstaltende
- Wähle eine Plattform ohne Gebühren pro Ticket für kostenlose Veranstaltungen.
- Nutze eine Warteliste und schick am Tag vorher eine Erinnerung.
- Beschränke die Anmeldefragen auf das, was du nutzt.
- Gib Vortragenden und Crew versteckte Tickets.
- Plane den Check-in auf Smartphones und teste ihn einmal.
- Bitte am selben Tag um Feedback.
- Behalte die Vorlagenveranstaltung, damit der nächste Monat davon ausgeht.
Gehört deine Gruppe zu einer größeren Community, etwa der Microsoft-Community? Dasselbe Setup funktioniert für eine eintägige Konferenz mit mehreren Tracks. Du schaltest nur mehr Funktionen ein.