Jeśli prowadzisz grupę użytkowników, meetup albo dzień społeczności, pewnie żonglujesz serwisem z biletami, arkuszem kalkulacyjnym, formularzem dla prelegentów i czatem grupowym. Każde narzędzie jest bezpłatne, dopóki nie przestanie być. Ten poradnik pokazuje, jak prowadzić to wszystko na jednej bezpłatnej platformie do zarządzania wydarzeniami, platformie do wydarzeń AttendBeacon, i co sprawdzić przed wyborem jakiegokolwiek narzędzia.
Co powinno oznaczać „bezpłatne”
Zanim wybierzesz platformę, przeczytaj jej cennik, a nie stronę główną. Zadaj cztery pytania:
- Czy jest opłata za bilet lub za rejestrację, nawet przy bezpłatnych biletach?
- Czy funkcje są zarezerwowane dla płatnego planu?
- Co się dzieje, gdy wydarzenie rośnie?
- Kto trzyma pieniądze za płatne bilety?
W przypadku platformy do wydarzeń AttendBeacon odpowiedzi są w cenniku:
- Wydarzenie, na którym każdy bilet jest bezpłatny, jest zawsze bezpłatne, bez względu na wielkość.
- Każde inne wydarzenie, z biletami bezpłatnymi lub płatnymi, jest bezpłatne do 1000 uczestników.
- Powyżej tej liczby obowiązuje jednorazowa licencja za 500 € na wydarzenie, bez VAT.
- Nie ma opłaty od rejestracji, a każdy moduł jest w cenie każdego wydarzenia.
- Płatne bilety przechodzą przez twoje własne konto Mollie lub Stripe, więc pieniądze są twoje. Twój dostawca płatności pobiera własne opłaty.
Jeśli chcesz coś od siebie dać, możesz wesprzeć platformę darowizną od 5 €. Nigdy nie musisz.
Krok 1: Zacznij od właściwego układu
Tworząc wydarzenie, zacznij od gotowego ustawienia. „Meetup społeczności” włącza to, czego potrzebuje meetup, a resztę zostawia wyłączoną. Dzień społeczności z kilkoma ścieżkami jest bliższy ustawieniu „Konferencja”.
Każdą funkcję możesz później włączyć lub wyłączyć. Wyłączona funkcja znika z przestrzeni roboczej, aplikacji, strony wydarzenia i e-maili. Nic nie zostaje usunięte, więc po ponownym włączeniu wszystko wraca.
Krok 2: Skonfiguruj bilety
Na bezpłatny meetup często wystarczy jeden rodzaj biletu. Ustaw mu limit miejsc odpowiadający sali.
Potem dodaj to, co później oszczędzi ci pracy:
- Lista oczekujących. Gdy ktoś anuluje, zwolnione miejsce trafia do pierwszej osoby w kolejce. Na bezpłatnych wydarzeniach nieobecności są częste, więc to ma znaczenie.
- Ukryte bilety dla prelegentów, ekipy i sponsorów, aby nie zajmowali publicznych miejsc.
- Kody dostępu do biletu, który mogą wziąć tylko niektóre osoby.
- Krótkie pytania przy rejestracji. Imię i nazwisko oraz e-mail są zawsze wymagane. Firmę i stanowisko można wyłączyć. Pytaj tylko o to, z czego skorzystasz.
Krok 3: Prowadź cykliczny meetup jako społeczność
Jeśli twoja grupa spotyka się co miesiąc, użyj Społeczności. Dostajesz publiczną stronę pod adresem w rodzaju attendbeacon.com/c/twoja-grupa. Pokazuje nadchodzące meetupy z odliczaniem, wcześniejsze meetupy ze zdjęciami, slajdami i nagraniami, organizatorów oraz kanał kalendarza, który można zasubskrybować.
Ustaw cykl, na przykład „w każdy pierwszy czwartek, od 18:30 do 21:00”. Każdy meetup jest kopiowany z wydarzenia-szablonu razem z programem, biletami, limitem miejsc i listą oczekujących. Możesz pominąć lub przesunąć pojedynczy termin, także w święta.
Członkowie dołączają za pomocą adresu e-mail i kodu. Wybierają, o czym chcą słyszeć, i mogą odejść, kiedy chcą. Nowy meetup jest ogłaszany e-mailem i na telefonie, w języku każdego członka. W zamkniętej grupie zatwierdzasz każdą prośbę.
Widzisz też liczbę członków w czasie, ich frekwencję i nieobecności oraz nowych i powracających uczestników każdego meetupu.
Krok 4: Znajdź prelegentów
Otwórz nabór prelegentów z własną stroną w barwach twojego wydarzenia. Prelegenci logują się kodem wysłanym e-mailem i piszą zgłoszenie z podglądem na żywo. Mogą zacząć od jednego ze swoich wcześniejszych zgłoszeń albo przenieść wystąpienie z wydarzenia w Sessionize.
Twój zespół głosuje i komentuje, a potem przesuwa zgłoszenia po tablicy wyboru. Wybrani prelegenci potwierdzają udział i odpowiadają na twoje pytania, na przykład o podróż, rozmiar koszulki czy dietę. Gdy prelegent odmówi, system podpowiada następne zgłoszenie z listy oczekujących.
Już korzystasz z Sessionize? Zostań przy nim. Zobacz Import prelegentów z Sessionize.
Krok 5: Logowanie bez haseł
Uczestnicy nigdy nie zakładają hasła. Logują się sześciocyfrowym kodem wysłanym na ich e-mail. Organizatorzy logują się do przestrzeni roboczej służbowym kontem Microsoft, przez Google lub GitHub. W grupie społeczności Microsoft oznacza to, że twoja ekipa może użyć służbowego konta, które już ma.
Krok 6: W dniu wydarzenia
Aplikacja wydarzenia działa w każdej przeglądarce i instaluje się na ekranie głównym. Przechowuje bilet i program, i otwiera się bez sieci. Skaner przy wejściu działa na własnych telefonach wolontariuszy. Pełny plan znajdziesz w poradniku o check-inie na telefonach na konferencji dla 300 osób.
Wydarzenie jest online albo hybrydowe? Dodaj link do Teams, Zoom, Meet, Webex, YouTube lub Vimeo do wydarzenia albo do każdej sesji. Widzą go tylko posiadacze biletów, krótko przed rozpoczęciem sesji.
Krok 7: Po wydarzeniu
Wyślij krótką ankietę, póki dzień jest świeży w pamięci. Ankiety sesji zbierają ocenę ogólną, oceny prelegentów i twoje własne pytania. Gdy odpowie wystarczająco dużo osób, możesz udostępnić prelegentom zanonimizowane wyniki.
Jeśli sesje były nagrywane, dodaj linki do nagrań i wybierz, kto może je oglądać. Potem podziękuj sponsorom, przekazując im ich własne wyniki, i zapisz, co zmienisz następnym razem.
Lista kontrolna dla organizatorów-wolontariuszy
- Wybierz platformę bez opłat za bilet przy bezpłatnych wydarzeniach.
- Używaj listy oczekujących i wysyłaj przypomnienie dzień wcześniej.
- Ogranicz pytania przy rejestracji do tych, z których korzystasz.
- Daj prelegentom i ekipie ukryte bilety.
- Zaplanuj check-in na telefonach i raz go przetestuj.
- Poproś o opinie tego samego dnia.
- Zachowaj wydarzenie-szablon, aby następny miesiąc od niego zacząć.
Czy twoja grupa należy do większej społeczności, na przykład społeczności Microsoft? Ten sam układ sprawdzi się przy jednodniowej konferencji z kilkoma ścieżkami. Włączasz po prostu więcej funkcji.