App for innsjekking med QR-koder for 300 personer

En papirliste og en penn holder ikke tritt med 300 personer. En app for innsjekking med QR-koder gjør det, hvis du planlegger inngangene, mannskapet og Wi-Fi-en. Denne veiledningen går gjennom den planen. Den bruker arrangementsplattformen AttendBeacon som eksempel, men de fleste stegene gjelder for alle verktøy.

Dette trenger du

For 300 personer trenger du ikke eget utstyr. Du trenger:

En billett med QR-kode til hver gjest. Arrangementsplattformen AttendBeacon sender en på e-post ved hver påmelding. Koden er signert, så en kopiert eller endret kode avvises ved inngangen.
Noen telefoner med kamera. Skanneren kjører i nettleseren, på Android og på iPhone. Det er ingenting å installere.
Et mannskap som vet hva fargene på skjermen betyr.
En plan for dem som ikke har billetten klar.

Steg 1: Bestem inngangene

En inngang er ethvert sted der du skanner. Alle arrangementer har én hovedinngang. Du kan legge til flere:

et rom for en økt med begrenset antall plasser, for eksempel en workshop
et område, for eksempel lunsjen, VIP-salongen eller kveldsfesten

Hver inngang slipper inn billettypene du velger. Den kan ha en kapasitet, slik at et fullt rom avviser nye personer. Du velger om noen kan komme inn igjen etter at de har gått ut, og om du skanner folk ut i tillegg til inn. Arbeidsområdet viser løpende hvor mange som er inne.

For en konferanse med 300 personer bør du starte enkelt. Bruk én hovedinngang, og en inngang for hver workshop som har færre plasser enn personer som vil delta. Hver ekstra inngang krever mannskap.

Steg 2: Få billettene over på telefonene før dagen

Billetten kommer på e-post med QR-koden. Deltakerne kan også åpne den i arrangementsappen, som lagrer billetten på telefonen og åpner den uten nett. Hvis du setter opp lommebokbilletter for Apple Wallet og Google Wallet, kan deltakerne legge billetten i lommeboken med ett trykk.

Send en påminnelse dagen før. Be folk ha koden klar før de kommer til skranken. En kø går ikke fortere enn den som fortsatt leter i innboksen.

Steg 3: Sett opp skannerne

Åpne skanneren på hver telefon du skal bruke, og velg inngangen. Kameraet leser koden, og skjermen svarer med en gang:

Grønn betyr velkommen: første skanning ved denne inngangen.
Gul betyr at billetten er skannet her før og slippes inn igjen. Ta en ekstra titt, for en billett kan leveres tilbake over et gjerde.
Rød betyr ikke slipp inn, og sier hvorfor: kansellert, ikke betalt, en billettype denne inngangen ikke slipper inn, rommet er fullt, ingen ny inngang, en kode som ikke er ekte, eller en billett til et annet arrangement.

Å skanne noen ut feiler aldri. En inngang skal aldri hindre folk i å gå.

Har du strekkodeskannere med USB eller Bluetooth ved en skranke, skriver de inn koden direkte. For 300 personer holder det som regel med telefoner.

Steg 4: Planlegg for dårlig Wi-Fi

Wi-Fi-en i lokalet sliter ofte når salen fylles opp. Skanneren holder billettlisten for arrangementet i minnet mens den er åpen. Uten forbindelse avgjør den på telefonen og legger skanningene i kø. Når forbindelsen er tilbake, kontrollerer serveren hver skanning på nytt og viser dem den avgjorde annerledes, slik at du kan følge dem opp.

To vaner får dette til å fungere:

Åpne skanneren mens du fortsatt har forbindelse, før dørene åpner.
Ikke last inn siden på nytt mens du er uten nett. Listen ligger i minnet til siden, så etter en ny innlasting er det ingenting å komme tilbake til.

Mobildata på telefonene som skanner, er en god reserve for nettverket i lokalet.

Steg 5: Gi mannskapet en gjennomgang

Inviter mannskapet inn i den samme arrangementsappen som deltakerne bruker. Gi hver person en vakt ved en inngang. Verktøyene følger vakten: en frivillig ved inngangen får skanneren for sin inngang i vaktens timer, og ingenting annet.

Ti minutter før åpning går dere gjennom fargene sammen. Avtal hvem som tar seg av et rødt resultat, slik at køen ved skanningen går videre. Sett én person ved siden av køen, ikke i den. Den personen finner gjester etter navn, retter et feilstavet navn og registrerer gjester uten forhåndsbillett.

Steg 6: Ta deg av gjester uten forhåndsbillett og tapte billetter

Noen vil ikke ha billetten på telefonen. Noen vil ikke ha billett i det hele tatt.

Tapt billett: finn gjesten etter navn ved skranken og sjekk dem inn derfra.
Gjester uten forhåndsbillett: registrer dem ved inngangen. De betaler på sin egen telefon, eller ved skranken med kort eller kontant.
Selvbetjent innsjekking: en romskjerm kan vise en QR-kode som endres hvert trettiende sekund. Deltakerne skanner den med sin egen telefon, og inngangens regler gjelder fortsatt. Dette hjelper dem som allerede har arrangementsappen åpen, og tar dem ut av køen.
En kiosk: på et nettbrett skanner deltakerne billetten eller finner seg selv, og skriver ut sitt første navneskilt.

Steg 7: Navneskilt, hvis du vil ha dem

Navneskilt er valgfritt i denne størrelsen, men de hjelper folk å snakke med hverandre. Du kan skrive dem ut før dagen eller ved inngangen. Fra nettleseren kan du skrive ut på navneskilt i 4 × 3 tommer, et CR80-kort, en etikettrull på 62 mm eller A6, med navn, stilling, firma og en QR-kode. For en etikettskriver ved skranken styrer utskriftsagenten skrivere fra Zebra og Brother.

Utskrift ved inngangen legger til et steg for hver gjest. Gjør du det, plasserer du skriveren etter skanneren, ikke foran. Et rettet navn viser «Må skrives ut på nytt», så ingen går rundt med feil navneskilt.

Steg 8: Øv

Gjør en prøvekjøring noen dager før, med ekte telefoner og utskrevne billetter:

skann en gyldig billett, den samme billetten igjen og en kansellert billett
sett en telefon i flymodus, skann, slå flymodus av igjen og se køen bli sendt
ta tiden på ti skanninger i vanlig tempo

Bruk din egen tidtaking til å bestemme hvor mange telefoner du trenger til å skanne når flest kommer. Det tallet slår enhver tommelfingerregel, fordi lokalet, mannskapet og gjestene dine avgjør farten.

Når dørene er åpne

Følg ankomstene mens de skjer i arbeidsområdet. Varsler i Microsoft Teams eller Slack kan fortelle teamet ditt når dørene åpner og hvordan ankomstene går. Etter arrangementet viser rapportene ankomstkurven, uteblivelser og rombelegget. Bruk dem til å planlegge neste års innganger.

For deltakernes side av dette, se Slik lager du en arrangementsapp som installeres uten appbutikken.