Con una lista en papel y un bolígrafo no puedes atender a 300 personas. Con una app de registro de entrada con códigos QR sí, si planificas las puertas, el equipo y el wifi. Esta guía recorre ese plan. Usa como ejemplo la plataforma de eventos AttendBeacon, pero la mayoría de los pasos sirven para cualquier herramienta.
Lo que necesitas
Para 300 personas no necesitas hardware especial. Necesitas:
- Una entrada con código QR para cada invitado. La plataforma de eventos AttendBeacon envía una por correo con cada inscripción. El código está firmado, así que en la puerta se rechaza un código copiado o modificado.
- Unos cuantos teléfonos con cámara. El escáner funciona en el navegador, en Android y en iPhone. No hay nada que instalar.
- Un equipo que sepa qué significan los colores de la pantalla.
- Un plan para las personas que no tengan la entrada a mano.
Paso 1: Decide tus puertas
Una puerta es cualquier lugar donde escaneas. Todo evento tiene una entrada principal. Puedes añadir más:
- una sala de sesiones con plazas limitadas, como un taller
- una zona, como el almuerzo, la sala VIP o la fiesta de la noche
Cada puerta admite los tipos de entrada que elijas. Puede tener un aforo, de modo que una sala llena rechaza a más personas. Tú decides si alguien puede volver a entrar después de salir y si también escaneas a la salida. El espacio de trabajo muestra en directo cuántas personas hay dentro.
Para un congreso de 300 personas, empieza por algo sencillo. Usa una entrada principal y una puerta para cada taller que tenga menos plazas que interesados. Cada puerta adicional necesita personal del equipo.
Paso 2: Haz que las entradas lleguen a los teléfonos antes del día
La entrada llega por correo con su código QR. Los asistentes también pueden abrirla en la aplicación del evento, que guarda la entrada en el teléfono y la abre sin red. Si configuras pases de Apple Wallet y Google Wallet, los asistentes pueden añadir la entrada a su cartera con un toque.
Envía un recordatorio el día anterior. Pide a la gente que tenga el código preparado antes de llegar al mostrador. Una cola avanza a la velocidad de quien todavía busca en su bandeja de entrada.
Paso 3: Prepara los escáneres
Abre el escáner en cada teléfono que vayas a usar y elige la puerta. La cámara lee el código y la pantalla responde al instante:
- Verde significa bienvenida: el primer escaneo en esta puerta.
- Ámbar significa que la entrada ya se escaneó aquí y se deja pasar de nuevo. Fíjate bien, porque una entrada se puede devolver por encima de una valla.
- Rojo significa que no se debe dejar pasar, e indica el motivo: cancelada, sin pagar, un tipo de entrada que esta puerta no admite, la sala está llena, sin reentrada, un código que no es auténtico o una entrada de otro evento.
Escanear a alguien a la salida nunca falla. Una puerta nunca debe impedir que la gente salga.
Si tienes lectores de códigos de barras USB o Bluetooth en un mostrador, escriben el código directamente. Para 300 personas, normalmente bastan los teléfonos.
Paso 4: Prepárate para un wifi deficiente
El wifi del recinto suele tener problemas cuando la sala se llena. El escáner guarda en memoria la lista de entradas del evento mientras está abierto. Sin conexión, decide en el propio teléfono y pone los escaneos en cola. Cuando vuelve la conexión, el servidor comprueba de nuevo cada escaneo y muestra los que decidió de otra forma, para que puedas revisarlos.
Dos costumbres hacen que esto funcione:
- Abre el escáner mientras aún tienes conexión, antes de que se abran las puertas.
- No recargues la página mientras estás sin conexión. La lista está en la memoria de la página, así que al recargar no queda nada a lo que volver.
Los datos móviles de los teléfonos que escanean son una buena alternativa a la red del recinto.
Paso 5: Informa a tu equipo
Invita a tu equipo a la misma aplicación del evento que usan tus asistentes. Asigna a cada persona un turno en una puerta. Sus herramientas siguen al turno: un voluntario de puerta recibe el escáner de su puerta durante sus horas, y nada más.
Diez minutos antes de abrir, repasad juntos los colores. Acordad quién se ocupa de un resultado rojo, para que la fila de escaneo siga avanzando. Pon a una persona junto a la fila, no en ella. Esa persona busca a los invitados por su nombre, corrige un nombre mal escrito e inscribe a quienes llegan sin inscripción.
Paso 6: Atiende las inscripciones en la puerta y las entradas perdidas
Algunas personas no tendrán la entrada en el teléfono. Otras no tendrán entrada.
- Entrada perdida: busca al invitado por su nombre en el mostrador y registra su entrada desde ahí.
- Inscripciones en la puerta: inscríbelos en la puerta. Pagan en su propio teléfono, o en el mostrador con tarjeta o en efectivo.
- Registro de entrada por cuenta propia: una pantalla de sala puede mostrar un código QR que cambia cada treinta segundos. Los asistentes lo escanean con su propio teléfono y las reglas de la puerta se siguen aplicando. Esto ayuda a quienes ya tienen abierta la aplicación del evento y los saca de la fila.
- Un quiosco: en una tableta, los asistentes escanean su código o se buscan a sí mismos e imprimen su primera acreditación.
Paso 7: Acreditaciones, si las quieres
Con este tamaño, las acreditaciones son opcionales, pero ayudan a que la gente hable entre sí. Puedes imprimirlas antes del día o en la puerta. Desde el navegador puedes imprimir en una acreditación de 4 × 3 pulgadas, una tarjeta CR80, un rollo de etiquetas de 62 mm o A6, con nombre, cargo, empresa y un código QR. Para una impresora de etiquetas en el mostrador, el agente de impresión controla impresoras Zebra y Brother.
Imprimir en la puerta añade un paso por cada invitado. Si lo haces, pon la impresora después del escáner, no antes. Un nombre corregido muestra «Hay que reimprimir», para que nadie vaya por ahí con la acreditación equivocada.
Paso 8: Ensaya
Haz una prueba unos días antes, con teléfonos reales y entradas impresas:
- escanea una entrada válida, la misma entrada otra vez y una cancelada
- pon un teléfono en modo avión, escanea, vuelve a activarlo y observa cómo se envía la cola
- cronometra diez escaneos a un ritmo normal
Usa tu propio cronometraje para decidir cuántos teléfonos de escaneo necesitas en el momento de más llegadas. Esa cifra es mejor que cualquier regla general, porque el ritmo lo deciden tu recinto, tu equipo y tus invitados.
Cuando las puertas están abiertas
Sigue las llegadas en directo en el espacio de trabajo. Los avisos en Microsoft Teams o Slack pueden informar a tu equipo de cuándo se abren las puertas y cómo van las llegadas. Después del evento, los informes muestran la curva de llegadas, las ausencias y la ocupación de las salas. Úsalos para planificar las puertas del año que viene.
Para la parte de los asistentes, consulta Crear una aplicación de eventos que se instala sin tienda de aplicaciones.