Sessionize es una herramienta muy utilizada para la convocatoria de ponentes en los congresos de comunidad. Hace bien ese trabajo, y muchos ponentes ya tienen un perfil allí. No vende entradas, no gestiona la puerta ni da a los asistentes una aplicación con su entrada.
Esta guía muestra cómo mantener Sessionize para lo que hace y traer su resultado a la plataforma de eventos AttendBeacon para todo lo demás. No trata de sustituir Sessionize.
Quién hace qué
- Sessionize: la convocatoria de ponentes, la revisión y los perfiles de los propios ponentes.
- La plataforma de eventos: entradas y pagos, la agenda que ven los asistentes, la aplicación del evento, los correos, la puerta, los patrocinadores y las opiniones.
No hay un vínculo en directo entre ambos. Importas una vez, cuando tu programa está casi cerrado, y haces los cambios posteriores en el espacio de trabajo del evento. Planifica tus plazos teniendo eso en cuenta.
Paso 1: Termina tu selección en Sessionize
Acepta tus sesiones. Si programas en Sessionize, asigna a cada sesión una sala y una hora. La importación pone todas las horas en la hora del recinto.
Una sesión sin hora de fin termina cuando empieza la siguiente sesión en la misma sala, si esta empieza en menos de dos horas. Si no, termina a los 45 minutos. El paso de revisión te indica dónde lo hizo, para que puedas corregirlo.
Paso 2: Exporta desde Sessionize
Tienes dos opciones:
- Exportación a Excel. Exporta tus sesiones aceptadas y tus ponentes. La importación reconoce por sus columnas la hoja de sesiones y la hoja de ponentes de Sessionize.
- JSON. Guarda como archivo la respuesta de la API de Sessionize de tu evento: la vista All, o las vistas Sessions y Speakers.
En ambos casos obtienes el mismo programa. Usa la que te resulte más fácil.
Paso 3: Trae tu evento
En el espacio de trabajo, elige Trae tu evento y suelta los archivos. Puedes añadir hasta veinte archivos a la vez en CSV, Excel o JSON. Si tienes una lista de entradas o una hoja de patrocinadores, añádela también.
Después, la importación:
- crea la agenda a partir de las sesiones, con sus salas, horas, títulos y descripciones
- crea los ponentes con su biografía, su lema y su foto, y une la hoja de ponentes a las sesiones que los mencionan
- te muestra una revisión antes de crear nada: sesiones, ponentes, tipos de entrada, posibles conflictos y lo que corrigió
No se publica nada ni se envía ningún correo. El evento se crea como borrador. Los archivos que subiste se eliminan cuando se crea el evento.
Sobre las fotos: se copian a la plataforma de eventos al crear el evento. Conserva solo las fotos que tus ponentes te dieron para usarlas en este evento.
Paso 4: Añade las entradas
Ahora añade lo que Sessionize no hace. Crea tus tipos de entrada, cada uno con un aforo y un periodo de venta. Para las entradas de pago, conecta tu propia cuenta de Mollie o Stripe; el dinero te llega directamente a ti.
Añade un tipo de entrada oculto para los ponentes y emite una entrada para cada ponente. Las entradas emitidas se envían por correo con su código QR y no ocupan plazas públicas.
Paso 5: Da a los ponentes su propia página
Cada ponente tiene una página en la agenda con su foto, su biografía y sus enlaces. Su dirección de correo nunca se muestra.
Envía a cada ponente su propio enlace. Abre una página donde mantiene al día su biografía, su cargo, su empresa, sus enlaces y su foto, y sube las diapositivas de sus sesiones. No necesita cuenta. Un enlace nuevo anula el anterior.
Paso 6: Deja que los ponentes te ayuden a vender
Los ponentes suelen ser tu mejor marketing. El kit para compartir dibuja una tarjeta para cada ponente y cada sesión en los colores de tu evento, en cinco tamaños, desde vistas previas de enlaces hasta historias. Cada ponente recibe un enlace personal y un código de descuento hecho con su nombre.
Una clasificación muestra las visitas, los pedidos y los ingresos por persona, sin rastrear el dispositivo de nadie. Los ponentes pueden publicar en LinkedIn con un texto listo para copiar.
Cuando cambia el programa
Cambiará. Después de importar, haz los cambios en el espacio de trabajo del evento:
- Mueve una sesión arrastrándola y soltándola. Aparece un aviso cuando una sala ya está ocupada.
- Si una sala va con retraso, mueve a la vez todas las sesiones posteriores de esa sala. Los asistentes que guardaron esas sesiones reciben una notificación urgente.
- Si un ponente se retira, actualiza la agenda aquí, y también en Sessionize si lo mantienes como tu registro.
Los asistentes que guardaron una sesión se enteran de sus cambios.
¿Prefieres una sola herramienta?
También puedes gestionar la convocatoria de ponentes en la propia plataforma de eventos. Los ponentes inician sesión con un código por correo y escriben su propuesta con una vista previa en directo de la tarjeta de la agenda. Pueden importar una charla que dieron en otro evento directamente desde la API pública de Sessionize de ese evento. Tu equipo vota, comenta y selecciona en un tablero.
Las dos formas funcionan. Elige la que conozcan tus ponentes y revisores.
Lista de comprobación
- Acepta y programa tus sesiones en Sessionize.
- Exporta sesiones y ponentes, en Excel o JSON.
- Importa con Trae tu evento y lee la revisión.
- Añade las entradas, un tipo de entrada oculto para ponentes y tu cuenta de pago.
- Envía a cada ponente su propio enlace.
- Haz los cambios posteriores en el espacio de trabajo del evento.
Para una jornada de comunidad gratuita, consulta Entradas gratuitas para grupos de usuarios y jornadas de comunidad.