So organisierst du den Check-in per Smartphone für eine Konferenz mit 300 Personen

Mit einer Papierliste und einem Stift kommst du bei 300 Personen nicht hinterher. Mit einer Check-in-App und QR-Codes schon, wenn du Eingänge, Crew und WLAN planst. Dieser Ratgeber geht diesen Plan Schritt für Schritt durch. Als Beispiel dient die Veranstaltungsplattform AttendBeacon, aber die meisten Schritte gelten für jedes Werkzeug.

Was du brauchst

Für 300 Personen brauchst du keine spezielle Hardware. Du brauchst:

• Ein Ticket mit QR-Code für jeden Gast. Die Veranstaltungsplattform AttendBeacon verschickt es mit jeder Anmeldung per E-Mail. Der Code ist signiert, daher wird ein kopierter oder veränderter Code am Eingang abgewiesen.
• Ein paar Smartphones mit Kamera. Der Scanner läuft im Browser, auf Android und auf dem iPhone. Es muss nichts installiert werden.
• Eine Crew, die weiß, was die Farben auf dem Bildschirm bedeuten.
• Einen Plan für die Leute, die ihr Ticket nicht bereithaben.

Schritt 1: Lege deine Eingänge fest

Ein Eingang ist jeder Ort, an dem gescannt wird. Jede Veranstaltung hat einen Haupteingang. Du kannst weitere hinzufügen:

• einen Sessionraum mit begrenzten Plätzen, etwa für einen Workshop
• einen Bereich, etwa das Mittagessen, die VIP-Lounge oder die Abendparty

Jeder Eingang lässt die Ticketarten ein, die du auswählst. Er kann eine Kapazität haben, sodass ein voller Raum neue Personen abweist. Du entscheidest, ob jemand nach dem Verlassen wieder hinein darf und ob du Personen auch beim Hinausgehen scannst. Der Arbeitsbereich zeigt live, wer gerade drinnen ist.

Fang bei einer Konferenz mit 300 Personen einfach an. Nutze einen Haupteingang und dazu einen Eingang für jeden Workshop, der weniger Plätze als Interessierte hat. Jeder zusätzliche Eingang braucht Crew.

Schritt 2: Bring die Tickets vor dem Tag auf die Smartphones

Das Ticket kommt per E-Mail mit seinem QR-Code. Teilnehmende können es auch in der Veranstaltungs-App öffnen. Die App speichert das Ticket auf dem Smartphone und öffnet es ohne Netz. Wenn du Pässe für Apple Wallet und Google Wallet einrichtest, können Teilnehmende das Ticket mit einem Tippen in ihr Wallet legen.

Schick am Tag vorher eine Erinnerung. Bitte die Leute, den Code bereitzuhaben, bevor sie den Tresen erreichen. Eine Schlange bewegt sich so schnell wie die Person, die noch ihr Postfach durchsucht.

Schritt 3: Richte die Scanner ein

Öffne den Scanner auf jedem Smartphone, das du nutzen willst, und wähle den Eingang. Die Kamera liest den Code, und der Bildschirm antwortet sofort:

• Grün heißt willkommen: der erste Scan an diesem Eingang.
• Gelb heißt, das Ticket wurde hier schon gescannt und wird erneut eingelassen. Schau genauer hin, denn ein Ticket kann über einen Zaun zurückgereicht werden.
• Rot heißt, nicht einlassen, und nennt den Grund: storniert, nicht bezahlt, eine Ticketart, die dieser Eingang nicht einlässt, der Raum ist voll, kein Wiedereinlass, ein Code, der nicht echt ist, oder ein Ticket für eine andere Veranstaltung.

Das Hinausscannen schlägt nie fehl. Ein Eingang sollte niemanden am Gehen hindern.

Wenn du an einem Tresen USB- oder Bluetooth-Barcodescanner hast, tippen diese den Code direkt ein. Für 300 Personen reichen meist Smartphones.

Schritt 4: Plane für schlechtes WLAN

Das WLAN am Veranstaltungsort kommt oft an seine Grenzen, sobald der Saal voll ist. Der Scanner hält die Ticketliste der Veranstaltung im Speicher, solange er geöffnet ist. Ohne Verbindung entscheidet er auf dem Smartphone und stellt die Scans in eine Warteschlange. Ist die Verbindung zurück, prüft der Server jeden Scan erneut und listet alle auf, die er anders entschieden hat, damit du nachfassen kannst.

Zwei Gewohnheiten sorgen dafür, dass das funktioniert:

1. Öffne den Scanner, solange du noch eine Verbindung hast, bevor der Einlass beginnt.
2. Lade die Seite nicht neu, während du offline bist. Die Liste liegt im Speicher der Seite, ein Neuladen hätte also nichts, worauf es zurückgreifen kann.

Mobile Daten auf den Scan-Smartphones sind eine gute Reserve für das Netz des Veranstaltungsorts.

Schritt 5: Weise deine Crew ein

Lade deine Crew in dieselbe Veranstaltungs-App ein, die auch deine Teilnehmenden nutzen. Gib jeder Person eine Schicht an einem Eingang. Ihre Werkzeuge folgen der Schicht: Wer am Eingang hilft, bekommt während seiner Stunden den Scanner für diesen Eingang, und sonst nichts.

Geht zehn Minuten vor Beginn die Farben gemeinsam durch. Legt fest, wer sich um ein rotes Ergebnis kümmert, damit die Scan-Schlange in Bewegung bleibt. Stell eine Person neben die Schlange, nicht hinein. Diese Person sucht Gäste nach Namen, korrigiert einen falsch geschriebenen Namen und meldet Personen vor Ort an.

Schritt 6: Kümmere dich um Vor-Ort-Anmeldungen und verlorene Tickets

Manche haben ihr Ticket nicht auf dem Smartphone. Manche haben gar kein Ticket.

• Verlorenes Ticket: Suche den Gast am Tresen nach Namen und checke ihn von dort ein.
• Vor-Ort-Anmeldungen: Melde sie am Eingang an. Sie bezahlen auf ihrem eigenen Smartphone oder am Tresen mit Karte oder bar.
• Selbst-Check-in: Ein Raumbildschirm kann einen QR-Code zeigen, der alle dreißig Sekunden wechselt. Teilnehmende scannen ihn mit ihrem eigenen Smartphone, und die Regeln des Eingangs gelten weiterhin. Das hilft Leuten, die die Veranstaltungs-App schon geöffnet haben, und holt sie aus der Schlange.
• Ein Kiosk: Auf einem Tablet scannen sich Teilnehmende selbst oder suchen sich heraus und drucken ihr erstes Namensschild selbst.

Schritt 7: Namensschilder, wenn du sie möchtest

Bei dieser Größe sind Namensschilder optional, aber sie helfen Leuten, miteinander ins Gespräch zu kommen. Du kannst sie vor dem Tag drucken oder am Eingang. Aus dem Browser druckst du auf ein Namensschild im Format 4 × 3 Zoll, eine CR80-Karte, eine 62-mm-Etikettenrolle oder A6, mit Name, Funktion, Firma und QR-Code. Für einen Etikettendrucker am Tresen steuert der Druckagent Drucker von Zebra und Brother.

Drucken am Eingang fügt für jeden Gast einen Schritt hinzu. Wenn du das machst, stell den Drucker hinter den Scanner, nicht davor. Ein korrigierter Name zeigt „Neudruck nötig“, damit niemand mit dem falschen Namensschild herumläuft.

Schritt 8: Probe den Ablauf

Mach ein paar Tage vorher einen Testlauf mit echten Smartphones und gedruckten Tickets:

• scanne ein gültiges Ticket, dasselbe Ticket noch einmal und ein storniertes
• schalte ein Smartphone in den Flugmodus, scanne, schalte zurück und sieh zu, wie die Warteschlange gesendet wird
• stoppe die Zeit für zehn Scans in normalem Tempo

Entscheide anhand deiner eigenen Zeitmessung, wie viele Scan-Smartphones du für den Ansturm brauchst. Diese Zahl schlägt jede Faustregel, denn dein Veranstaltungsort, deine Crew und deine Gäste bestimmen das Tempo.

Wenn der Einlass läuft

Verfolge die Ankünfte live im Arbeitsbereich. Benachrichtigungen in Microsoft Teams oder Slack können deinem Team sagen, wann der Einlass beginnt und wie die Ankünfte laufen. Nach der Veranstaltung zeigen die Berichte die Ankunftskurve, die No-Shows und die Raumbelegung. Nutze sie, um die Eingänge für nächstes Jahr zu planen.

Für die Seite der Teilnehmenden siehe Eine Veranstaltungs-App, die sich ohne App Store installiert.