Sessionize ist ein beliebtes Werkzeug für den Call for Speakers bei Community-Konferenzen. Es erledigt diese Aufgabe gut, und viele Vortragende haben dort schon ein Profil. Es verkauft keine Tickets, regelt nicht den Einlass und gibt Teilnehmenden keine App, in der ihr Ticket steckt.
Dieser Ratgeber zeigt, wie du Sessionize für seine Aufgabe behältst und das Ergebnis für den Rest in die Veranstaltungsplattform AttendBeacon holst. Es geht nicht darum, Sessionize zu ersetzen.
Wer was macht
- Sessionize: der Call for Speakers, die Begutachtung und die eigenen Profile der Vortragenden.
- Die Veranstaltungsplattform: Tickets und Zahlungen, das Programm, das Teilnehmende sehen, die Veranstaltungs-App, E-Mails, der Einlass, Sponsoren und Feedback.
Zwischen beiden gibt es keine Live-Verbindung. Du importierst einmal, wenn dein Programm fast fertig ist, und nimmst spätere Änderungen im Arbeitsbereich der Veranstaltung vor. Plane deinen Zeitpunkt danach.
Schritt 1: Schließe deine Auswahl in Sessionize ab
Nimm deine Sessions an. Wenn du in Sessionize planst, gib jeder Session einen Raum und eine Uhrzeit. Der Import setzt jede Uhrzeit in die Ortszeit des Veranstaltungsorts.
Eine Session ohne Endzeit endet mit der nächsten Session im selben Raum, wenn diese innerhalb von zwei Stunden beginnt. Andernfalls endet sie nach 45 Minuten. Der Prüfschritt zeigt dir, wo das passiert ist, damit du es korrigieren kannst.
Schritt 2: Exportiere aus Sessionize
Du hast zwei Möglichkeiten:
- Excel-Export. Exportiere deine angenommenen Sessions und deine Vortragenden. Der Import erkennt das Sessions-Blatt und das Speakers-Blatt von Sessionize an ihren Spalten.
- JSON. Speichere die Antwort der Sessionize-API deiner Veranstaltung als Datei: die Ansicht All oder die Ansichten Sessions und Speakers.
So oder so bekommst du dasselbe Programm. Nimm das, was dir leichter fällt.
Schritt 3: Bring deine Veranstaltung herüber
Wähle im Arbeitsbereich Bring deine Veranstaltung zu AttendBeacon und zieh die Dateien hinein. Du kannst bis zu zwanzig Dateien auf einmal hinzufügen, als CSV, Excel oder JSON. Wenn du eine Ticketliste oder eine Sponsorentabelle hast, füge sie ebenfalls hinzu.
Der Import:
- baut das Programm aus den Sessions, mit ihren Räumen, Zeiten, Titeln und Beschreibungen
- legt die Vortragenden mit Bio, Tagline und Foto an und verbindet das Speakers-Blatt mit den Sessions, die sie nennen
- zeigt dir eine Prüfung, bevor etwas angelegt wird: Sessions, Vortragende, Ticketarten, etwaige Konflikte und was er korrigiert hat
Nichts geht live, und niemand bekommt eine E-Mail. Die Veranstaltung wird als Entwurf angelegt. Deine hochgeladenen Dateien werden gelöscht, sobald die Veranstaltung angelegt ist.
Zu Fotos: Sie werden beim Anlegen in die Veranstaltungsplattform kopiert. Behalte nur Fotos, die dir deine Vortragenden für diese Veranstaltung gegeben haben.
Schritt 4: Füge Tickets hinzu
Füge jetzt hinzu, was Sessionize nicht macht. Lege deine Ticketarten an, jede mit einer Kapazität und einem Verkaufszeitraum. Verbinde für bezahlte Tickets dein eigenes Mollie- oder Stripe-Konto; das Geld geht direkt an dich.
Füge eine versteckte Ticketart für Vortragende hinzu und stelle allen Vortragenden ein Ticket aus. Ausgestellte Tickets werden mit ihrem QR-Code per E-Mail verschickt und belegen keine öffentlichen Plätze.
Schritt 5: Gib Vortragenden eine eigene Seite
Alle Vortragenden bekommen im Programm eine Seite mit Foto, Bio und Links. Ihre E-Mail-Adresse wird nie angezeigt.
Schick allen Vortragenden ihren eigenen Link. Er öffnet eine Seite, auf der sie Bio, Funktion, Firma, Links und Foto aktuell halten und die Folien für ihre Sessions hochladen. Sie brauchen kein Konto. Ein neuer Link ersetzt den alten.
Schritt 6: Lass Vortragende beim Verkaufen helfen
Vortragende sind oft dein bestes Marketing. Das Teilen-Kit erstellt für alle Vortragenden und Sessions eine Karte in den Farben deiner Veranstaltung, in fünf Größen, von Linkvorschauen bis zu Storys. Alle Vortragenden bekommen einen persönlichen Link und einen Rabattcode aus ihrem Namen.
Eine Rangliste zeigt Besuche, Bestellungen und Umsatz pro Person, ohne irgendein Gerät zu verfolgen. Vortragende können auf LinkedIn mit einem Text posten, der zum Kopieren bereitsteht.
Wenn sich das Programm ändert
Das wird es. Nimm nach dem Import Änderungen im Arbeitsbereich der Veranstaltung vor:
- Verschiebe eine Session per Drag-and-drop. Eine Warnung erscheint, wenn ein Raum schon belegt ist.
- Wenn sich ein Raum verspätet, verschiebe alle späteren Sessions in diesem Raum auf einmal. Teilnehmende, die diese Sessions gespeichert haben, bekommen eine dringende Benachrichtigung.
- Wenn jemand absagt, aktualisiere das Programm hier, und auch in Sessionize, wenn du es als Referenz behältst.
Teilnehmende, die eine Session gespeichert haben, erfahren von Änderungen daran.
Lieber ein Werkzeug?
Du kannst den Call for Speakers auch in der Veranstaltungsplattform selbst durchführen. Vortragende melden sich mit einem Code per E-Mail an und schreiben ihren Vorschlag mit einer Live-Vorschau der Programmkarte. Sie können einen Vortrag, den sie bei einer anderen Veranstaltung gehalten haben, direkt aus der öffentlichen Sessionize-API dieser Veranstaltung importieren. Dein Team stimmt ab, kommentiert und wählt auf einem Board aus.
Beide Wege funktionieren. Wähle den, den deine Vortragenden und dein Auswahlteam kennen.
Checkliste
- Nimm deine Sessions in Sessionize an und plane sie ein.
- Exportiere Sessions und Vortragende, als Excel oder JSON.
- Importiere mit Bring deine Veranstaltung zu AttendBeacon und lies die Prüfung.
- Füge Tickets, eine versteckte Ticketart für Vortragende und dein Zahlungskonto hinzu.
- Schick allen Vortragenden ihren eigenen Link.
- Nimm spätere Änderungen im Arbeitsbereich der Veranstaltung vor.
Für einen kostenlosen Community Day siehe Kostenlose Tickets für User Groups und Community Days.