Sessionize er et populært værktøj til indkaldelse af oplæg på communitykonferencer. Det gør det job godt, og mange oplægsholdere har allerede en profil der. Det sælger ikke billetter, styrer ikke indgangen og giver ikke deltagerne en app med deres billet i.
Denne guide viser, hvordan du beholder Sessionize til det, det gør, og tager resultatet med over i eventplatformen AttendBeacon til resten. Det handler ikke om at erstatte Sessionize.
Hvem gør hvad
- Sessionize: indkaldelsen af oplæg, bedømmelsen og oplægsholdernes egne profiler.
- Eventplatformen: billetter og betalinger, det program, deltagerne ser, eventappen, e-mails, indgangen, sponsorer og feedback.
Der er ingen live forbindelse mellem de to. Du importerer én gang, når dit program er tæt på endeligt, og laver senere ændringer i eventets arbejdsområde. Planlæg din timing efter det.
Trin 1: Gør din udvælgelse færdig i Sessionize
Acceptér dine sessioner. Planlægger du i Sessionize, så giv hver session et lokale og et tidspunkt. Importen sætter alle tidspunkter efter eventstedets ur.
En session uden sluttidspunkt slutter ved den næste session i samme lokale, hvis den starter inden for to timer. Ellers slutter den efter 45 minutter. Gennemgangstrinnet fortæller dig, hvor det er sket, så du kan rette det.
Trin 2: Eksportér fra Sessionize
Du har to muligheder:
- Excel-eksport. Eksportér dine accepterede sessioner og dine oplægsholdere. Importen genkender Sessionize-arkene med sessioner og oplægsholdere på deres kolonner.
- JSON. Gem svaret fra dit events Sessionize-API som en fil: visningen All eller visningerne Sessions og Speakers.
Uanset hvad får du det samme program. Brug den, du synes er nemmest.
Trin 3: Tag dit event med over
Vælg Tag dit event med over i arbejdsområdet, og slip filerne ind. Du kan tilføje op til tyve filer ad gangen i CSV, Excel eller JSON. Har du en billetliste eller et sponsorark, så tilføj det også.
Importen gør derefter følgende:
- bygger programmet ud fra sessionerne med deres lokaler, tidspunkter, titler og beskrivelser
- opretter oplægsholderne med deres bio, tagline og billede og forbinder arket med oplægsholdere med de sessioner, der nævner dem
- viser dig en gennemgang, før noget oprettes: sessioner, oplægsholdere, billettyper, eventuelle konflikter og det, den har rettet
Intet bliver offentligt, og ingen får en e-mail. Eventet bygges som et udkast. Dine uploadede filer slettes, når eventet er bygget.
Om billeder: de kopieres ind i eventplatformen, når du bygger. Behold kun billeder, som dine oplægsholdere har givet dig til brug ved dette event.
Trin 4: Tilføj billetter
Tilføj nu det, Sessionize ikke gør. Opret dine billettyper, hver med en kapacitet og en salgsperiode. Til betalte billetter forbinder du din egen Mollie- eller Stripe-konto; pengene går direkte til dig.
Tilføj en skjult billettype til oplægsholdere, og udsted en billet til hver oplægsholder. Udstedte billetter sendes på e-mail med deres QR-kode, og de tager ikke offentlige pladser.
Trin 5: Giv oplægsholderne deres egen side
Hver oplægsholder får en side i programmet med billede, bio og links. E-mailadressen vises aldrig.
Send hver oplægsholder sit eget link. Det åbner en side, hvor vedkommende holder bio, stilling, virksomhed, links og billede opdateret og uploader slides til sine sessioner. Der skal ikke bruges en konto. Et nyt link afløser det gamle.
Trin 6: Lad oplægsholderne hjælpe dig med at sælge
Oplægsholdere er ofte din bedste markedsføring. Delingskittet tegner et kort til hver oplægsholder og session i eventets farver, i fem størrelser, fra linkvisninger til stories. Hver oplægsholder får et personligt link og en rabatkode lavet ud fra sit navn.
En rangliste viser besøg, ordrer og omsætning pr. person uden at spore nogens enhed. Oplægsholdere kan lave et opslag på LinkedIn med en tekst, der er klar til at kopiere.
Når programmet ændrer sig
Det vil det. Når du har importeret, laver du ændringer i eventets arbejdsområde:
- Flyt en session med træk og slip. En advarsel vises, når et lokale allerede er optaget.
- Er et lokale forsinket, så flyt alle senere sessioner i det lokale på én gang. Deltagere, der har gemt de sessioner, får en hastende notifikation.
- Melder en oplægsholder fra, så opdatér programmet her og også i Sessionize, hvis du bruger det som dit register.
Deltagere, der har gemt en session, får besked om ændringer i den.
Hellere ét værktøj?
Du kan også køre indkaldelsen af oplæg i selve eventplatformen. Oplægsholdere logger ind med en kode på e-mail og skriver deres forslag med en live forhåndsvisning af kortet i programmet. De kan importere et oplæg, de har holdt ved et andet event, direkte fra det events offentlige Sessionize-API. Dit team stemmer, kommenterer og udvælger på en tavle.
Begge veje virker. Vælg den, dine oplægsholdere og bedømmere kender.
Tjekliste
- Acceptér og planlæg dine sessioner i Sessionize.
- Eksportér sessioner og oplægsholdere som Excel eller JSON.
- Importér med Tag dit event med over, og læs gennemgangen.
- Tilføj billetter, en skjult billettype til oplægsholdere og din betalingskonto.
- Send hver oplægsholder sit eget link.
- Lav senere ændringer i eventets arbejdsområde.
Til en gratis communitydag kan du læse Gratis billetter til brugergrupper og communitydage.