Paperilista ja kynä eivät pysy 300 ihmisen tahdissa. Tapahtuman sovellus, joka kirjaa saapumiset QR-koodeilla, pysyy, kun suunnittelet sisäänkäynnit, talkoolaiset ja Wi-Fin. Tämä opas käy suunnitelman läpi. Esimerkkinä on AttendBeacon-tapahtuma-alusta, mutta useimmat vaiheet sopivat mihin tahansa työkaluun.
Mitä tarvitset
300 hengelle et tarvitse erityisiä laitteita. Tarvitset:
- Jokaiselle vieraalle lipun, jossa on QR-koodi. AttendBeacon-tapahtuma-alusta lähettää sellaisen sähköpostitse jokaisen ilmoittautumisen yhteydessä. Koodi on allekirjoitettu, joten kopioitu tai muokattu koodi hylätään ovella.
- Muutaman kamerallisen puhelimen. Skanneri toimii selaimessa, Androidilla ja iPhonella. Mitään ei tarvitse asentaa.
- Talkoolaiset, jotka tietävät, mitä näytön värit tarkoittavat.
- Suunnitelman niille, joilla lippu ei ole valmiina.
Vaihe 1: Päätä sisäänkäynnit
Sisäänkäynti on mikä tahansa paikka, jossa skannataan. Jokaisessa tapahtumassa on yksi pääsisäänkäynti. Voit lisätä muita:
- ohjelmaosuuden tila, jossa paikkoja on rajallisesti, kuten työpaja
- alue, kuten lounas, VIP-tila tai iltajuhla
Jokainen sisäänkäynti päästää sisään valitsemasi lipputyypit. Sillä voi olla kapasiteetti, jolloin täysi tila ei päästä uusia ihmisiä sisään. Valitset, saako poistunut tulla takaisin ja skannataanko ihmiset myös ulos. Työtila näyttää reaaliajassa, montako ihmistä on sisällä.
300 hengen konferenssissa aloita yksinkertaisesti. Käytä yhtä pääsisäänkäyntiä ja lisää sisäänkäynti jokaiselle työpajalle, jossa on vähemmän paikkoja kuin halukkaita. Jokainen lisäsisäänkäynti tarvitsee talkoolaisia.
Vaihe 2: Vie liput puhelimiin ennen tapahtumapäivää
Lippu tulee sähköpostitse QR-koodeineen. Osallistujat voivat avata sen myös tapahtumasovelluksessa, joka säilyttää lipun puhelimessa ja avaa sen ilman verkkoyhteyttä. Jos otat käyttöön Apple Wallet- ja Google Wallet -liput, osallistujat voivat lisätä lipun lompakkoonsa yhdellä napautuksella.
Lähetä muistutus edellisenä päivänä. Pyydä ihmisiä pitämään koodi valmiina ennen kuin he tulevat tiskille. Jono etenee sen ihmisen tahdissa, joka vielä etsii sähköpostiaan.
Vaihe 3: Ota skannerit käyttöön
Avaa skanneri jokaisessa käytettävässä puhelimessa ja valitse sisäänkäynti. Kamera lukee koodin, ja näyttö vastaa heti:
- Vihreä tarkoittaa tervetuloa: ensimmäinen skannaus tällä sisäänkäynnillä.
- Keltainen tarkoittaa, että lippu on skannattu täällä aiemmin ja se päästetään uudelleen sisään. Katso tarkemmin, koska lipun voi ojentaa takaisin aidan yli.
- Punainen tarkoittaa, että älä päästä sisään, ja kertoo syyn: peruttu, maksamatta, lipputyyppi, jota tämä sisäänkäynti ei hyväksy, tila on täynnä, ei paluuta, koodi ei ole aito tai lippu on toiseen tapahtumaan.
Ulos skannaaminen ei koskaan epäonnistu. Sisäänkäynnin ei pitäisi koskaan estää ketään lähtemästä.
Jos tiskillä on USB- tai Bluetooth-viivakoodinlukijoita, ne kirjoittavat koodin suoraan. 300 hengelle puhelimet yleensä riittävät.
Vaihe 4: Varaudu huonoon Wi-Fiin
Tapahtumapaikan Wi-Fi takkuaa usein, kun sali täyttyy. Skanneri pitää tapahtuman lippulistan muistissa niin kauan kuin se on auki. Ilman yhteyttä se päättää puhelimessa ja laittaa skannaukset jonoon. Kun yhteys palaa, palvelin tarkistaa jokaisen skannauksen uudelleen ja listaa ne, jotka se ratkaisi toisin, jotta voit selvittää ne.
Kaksi tapaa saa tämän toimimaan:
- Avaa skanneri, kun yhteys vielä toimii, ennen kuin ovet aukeavat.
- Älä lataa sivua uudelleen ilman yhteyttä. Lista on sivun muistissa, joten uudelleenlatauksen jälkeen sitä ei ole.
Skannaavien puhelinten mobiilidata on hyvä varajärjestely tapahtumapaikan verkolle.
Vaihe 5: Perehdytä talkoolaiset
Kutsu talkoolaiset samaan tapahtumasovellukseen, jota osallistujasi käyttävät. Anna jokaiselle työvuoro jollakin sisäänkäynnillä. Työkalut seuraavat vuoroa: sisäänkäynnin talkoolainen saa oman sisäänkäyntinsä skannerin vuoronsa ajaksi, eikä mitään muuta.
Käykää värit yhdessä läpi kymmenen minuuttia ennen avaamista. Sopikaa, kuka hoitaa punaiset tulokset, jotta skannausjono etenee. Laita yksi ihminen jonon viereen, ei jonoon. Hän etsii vieraat nimellä, korjaa väärin kirjoitetut nimet ja ilmoittaa ovella tulevat.
Vaihe 6: Hoida ovella ilmoittautuvat ja kadonneet liput
Joillakin lippu ei ole puhelimessa. Joillakin ei ole lippua lainkaan.
- Kadonnut lippu: etsi vieras nimellä tiskillä ja kirjaa hänen saapumisensa sieltä.
- Ovella ilmoittautuvat: ilmoita heidät ovella. He maksavat omalla puhelimellaan tai tiskillä kortilla tai käteisellä.
- Itse tehty saapumisen kirjaus: tilan näytöllä voi olla QR-koodi, joka vaihtuu kolmenkymmenen sekunnin välein. Osallistujat skannaavat sen omalla puhelimellaan, ja sisäänkäynnin säännöt pätevät silti. Tämä auttaa niitä, joilla tapahtumasovellus on jo auki, ja vie heidät pois jonosta.
- Itsepalvelupiste: tabletilla osallistujat skannaavat koodinsa tai etsivät itsensä ja tulostavat ensimmäisen nimikylttinsä.
Vaihe 7: Nimikyltit, jos haluat niitä
Tämän kokoisessa tapahtumassa nimikyltit ovat vapaaehtoisia, mutta ne auttavat ihmisiä juttelemaan keskenään. Voit tulostaa ne ennen tapahtumapäivää tai ovella. Selaimesta voit tulostaa 4 × 3 tuuman nimikylttiin, CR80-korttiin, 62 mm:n tarrarullaan tai A6-kokoon nimen, tehtävänimikkeen, yrityksen ja QR-koodin. Tiskin tarratulostimelle tulostusagentti ohjaa Zebra- ja Brother-tulostimia.
Ovella tulostaminen lisää vaiheen jokaiselle vieraalle. Jos teet niin, sijoita tulostin skannerin jälkeen, ei ennen sitä. Korjatun nimen kohdalla lukee Tulostettava uudelleen, joten kukaan ei kulje väärällä nimikyltillä.
Vaihe 8: Harjoittele
Tee koeajo muutamaa päivää ennen, oikeilla puhelimilla ja tulostetuilla lipuilla:
- skannaa voimassa oleva lippu, sama lippu uudelleen ja peruttu lippu
- laita puhelin lentotilaan, skannaa, palauta yhteys ja katso, kun jono lähtee
- ota aikaa kymmenelle skannaukselle tavallisella tahdilla
Päätä omien ajanottojesi perusteella, montako skannaavaa puhelinta tarvitset saapumishuippuun. Se luku on parempi kuin mikään nyrkkisääntö, koska nopeuden ratkaisevat tapahtumapaikkasi, talkoolaisesi ja vieraasi.
Kun ovet ovat auki
Seuraa saapumisia reaaliajassa työtilassa. Microsoft Teamsin tai Slackin ilmoitukset voivat kertoa tiimillesi, kun ovet aukeavat ja miten saapumiset etenevät. Tapahtuman jälkeen raportit näyttävät saapumiskäyrän, saapumatta jääneet ja tilojen käyttöasteen. Käytä niitä ensi vuoden sisäänkäyntien suunnitteluun.
Osallistujan puolesta kerrotaan oppaassa Tapahtumasovellus, joka asentuu ilman sovelluskauppaa.