En papirliste og en kuglepen kan ikke følge med 300 personer. Det kan en app til indtjekning med QR-koder, hvis du planlægger indgangene, eventteamet og wi-fi. Denne guide gennemgår den plan. Den bruger eventplatformen AttendBeacon som eksempel, men de fleste trin gælder for ethvert værktøj.
Det skal du bruge
Til 300 personer behøver du ikke særligt udstyr. Du skal bruge:
- En billet med en QR-kode til hver gæst. Eventplatformen AttendBeacon sender en på e-mail ved hver tilmelding. Koden er signeret, så en kopieret eller ændret kode afvises ved indgangen.
- Et par telefoner med kamera. Scanneren kører i browseren, på Android og på iPhone. Der skal ikke installeres noget.
- Et eventteam, der ved, hvad farverne på skærmen betyder.
- En plan for dem, der ikke har billetten klar.
Trin 1: Beslut dine indgange
En indgang er ethvert sted, hvor du scanner. Hvert event har én hovedindgang. Du kan tilføje flere:
- et lokale med et begrænset antal pladser, f.eks. en workshop
- et område, f.eks. frokosten, VIP-loungen eller aftenfesten
Hver indgang lukker de billettyper ind, du vælger. Den kan have en kapacitet, så et fuldt lokale afviser nye personer. Du vælger, om man må komme ind igen efter at være gået, og om du også scanner folk ud. Arbejdsområdet viser et liveantal over, hvem der er inde.
Start enkelt til en konference med 300 deltagere. Brug én hovedindgang og en indgang til hver workshop, der har færre pladser end interesserede. Hver ekstra indgang kræver folk fra eventteamet.
Trin 2: Få billetterne over på telefonerne før dagen
Billetten kommer på e-mail med sin QR-kode. Deltagerne kan også åbne den i eventappen, som gemmer billetten på telefonen og åbner den uden netværk. Hvis du sætter Apple Wallet- og Google Wallet-billetter op, kan deltagerne lægge billetten i deres wallet med ét tryk.
Send en påmindelse dagen før. Bed folk om at have koden klar, før de når skranken. En kø bevæger sig i samme tempo som den person, der stadig leder i sin indbakke.
Trin 3: Sæt scannerne op
Åbn scanneren på hver telefon, du vil bruge, og vælg indgangen. Kameraet læser koden, og skærmen svarer med det samme:
- Grøn betyder velkommen: den første scanning ved denne indgang.
- Gul betyder, at billetten er scannet her før og lukkes ind igen. Kig en ekstra gang, for en billet kan blive rakt tilbage over et hegn.
- Rød betyder, at personen ikke skal lukkes ind, og forklarer hvorfor: annulleret, ikke betalt, en billettype, som denne indgang ikke lukker ind, lokalet er fuldt, ingen genindgang, en kode, der ikke er ægte, eller en billet til et andet event.
At scanne nogen ud fejler aldrig. En indgang må aldrig forhindre folk i at gå.
Har du USB- eller Bluetooth-stregkodescannere ved en skranke, taster de koden direkte ind. Til 300 personer er telefoner som regel nok.
Trin 4: Planlæg efter dårligt wi-fi
Wi-fi på eventstedet har ofte svært ved at følge med, når salen fyldes. Scanneren holder eventets billetliste i hukommelsen, mens den er åben. Uden forbindelse træffer den afgørelsen på telefonen og sætter scanningerne i kø. Når forbindelsen er tilbage, kontrollerer serveren hver scanning igen og viser dem, den ville have afgjort anderledes, så du kan følge op.
To vaner får det til at virke:
- Åbn scanneren, mens du stadig har forbindelse, før dørene åbner.
- Genindlæs ikke siden, mens du er offline. Listen ligger i sidens hukommelse, så en genindlæsning har intet at vende tilbage til.
Mobildata på de scannende telefoner er en god reserve for eventstedets netværk.
Trin 5: Instruér dit eventteam
Invitér dit eventteam ind i den samme eventapp, som deltagerne bruger. Giv hver person en vagt ved en indgang. Deres værktøjer følger vagten: en frivillig ved en indgang får scanneren til sin indgang i sine timer og intet andet.
Gennemgå farverne sammen ti minutter før åbning. Aftal, hvem der tager sig af et rødt resultat, så køen ved scanningen bliver ved med at bevæge sig. Sæt én person ved siden af køen, ikke i den. Den person finder gæster på navn, retter et forkert stavet navn og tilmelder gæster uden tilmelding.
Trin 6: Håndtér gæster uden tilmelding og mistede billetter
Nogle vil ikke have billetten på telefonen. Nogle vil slet ikke have en billet.
- Mistet billet: find gæsten på navn ved skranken, og tjek vedkommende ind derfra.
- Gæster uden tilmelding: tilmeld dem ved indgangen. De betaler på deres egen telefon eller ved skranken med kort eller kontanter.
- Selvindtjekning: en lokaleskærm kan vise en QR-kode, der skifter hvert 30. sekund. Deltagerne scanner den med deres egen telefon, og indgangens regler gælder stadig. Det hjælper dem, der allerede har eventappen åben, og det tager dem ud af køen.
- En kiosk: på en tablet scanner eller finder deltagerne sig selv og udskriver deres eget første badge.
Trin 7: Badges, hvis du vil have dem
Badges er valgfrie ved denne størrelse, men de hjælper folk med at tale sammen. Du kan udskrive dem før dagen eller ved indgangen. Fra browseren kan du udskrive på et badge på 4 × 3 tommer, et CR80-kort, en rulle etiketter på 62 mm eller A6, med navn, stillingsbetegnelse, virksomhed og en QR-kode. Til en etiketprinter ved skranken styrer printagenten printere fra Zebra og Brother.
Udskrivning ved indgangen tilføjer et trin for hver gæst. Gør du det, så stil printeren efter scanneren, ikke før. Et rettet navn vises som Skal udskrives igen, så ingen går rundt med det forkerte badge.
Trin 8: Øv dig
Lav en prøve et par dage før med rigtige telefoner og udskrevne billetter:
- scan en gyldig billet, den samme billet igen og en annulleret billet
- sæt en telefon i flytilstand, scan, slå den tilbage, og se køen blive sendt
- tag tid på ti scanninger i normalt tempo
Brug din egen tidtagning til at beslutte, hvor mange scannende telefoner du skal bruge til ankomstspidsen. Det tal slår enhver tommelfingerregel, for dit eventsted, dit eventteam og dine gæster bestemmer tempoet.
Når dørene er åbne
Følg ankomsterne, mens de sker, i arbejdsområdet. Beskeder i Microsoft Teams eller Slack kan fortælle dit team, når dørene åbner, og hvordan ankomsterne går. Efter eventet viser rapporterne ankomstkurven, udeblivelser og belægningen i lokalerne. Brug dem til at planlægge næste års indgange.
Deltagernes side af dette kan du læse om i Sådan bygger du en eventapp, der installeres uden app store.