Een evenementenapp helpt deelnemers op de dag zelf: het ticket, het programma, de zaal, de wijzigingen. Een app in de app store voor één evenement kost alleen wel wat. Iemand moet hem bouwen en door de keuring krijgen. Daarna moet je deelnemers overhalen hem te downloaden, en veel mensen doen dat niet.
Het kan ook anders. Een progressive web app, of PWA, is een website die je op het beginscherm van je telefoon zet en die werkt als een app. De evenementenapp van AttendBeacon werkt zo. Deze handleiding legt uit wat dat betekent voor jou en je deelnemers, en waar je op let.
Eén adres voor alles
Elk evenement heeft een eigen adres, zoals attendbeacon.com/e/jouw-evenement/. De openbare evenementpagina, de aanmelding, het ticket en de eigen dag van de deelnemer zijn dezelfde pagina's op dat adres. Wie zich aanmeldt, zit al in de app. Er is geen aparte downloadstap.
Hetzelfde adres werkt op een laptop, een tablet en een telefoon, in elke moderne browser.
Installeren
De app vraagt mensen hem te installeren als dat zinvol is, nooit bij een eerste bezoek. Hij vraagt het na het kopen van een ticket, het openen van het ticket, het inloggen, of een bezoek op een andere dag. Tikt iemand op "Niet nu", dan wacht hij drie dagen, en één evenement vraagt het hooguit drie keer.
Hoe het installeren gaat, hangt af van de telefoon:
- Android met Chrome: één knop, via de installatievraag van de browser zelf.
- iPhone en iPad: Deel, en dan Zet op beginscherm. De app toont die stappen zelf, voor Safari en voor andere browsers op recente versies van iOS.
- Binnen Instagram, LinkedIn of een mailapp: die ingebouwde browsers kunnen geen apps op het beginscherm zetten. De app vraagt mensen de pagina eerst in hun eigen browser te openen.
In je rapportages zie je op hoeveel apparaten de app is geïnstalleerd. Die telling bevat geen namen.
Wat offline werkt
De wifi op een locatie is vaak zwak. De app bewaart het evenement, het programma en het ticket van de deelnemer op de telefoon, zodat ze ook zonder netwerk openen. Toont de app een bewaarde kopie, dan staat dat erbij. De plattegrond van de locatie werkt offline zodra hij een keer is geladen.
De uitstraling van je evenement
De app neemt de kleuren, lettertypen en het logo van je evenement over, licht of donker. Op het beginscherm staat het eigen icoon van je evenement. Deelnemers zien jouw evenement, geen algemene app.
Elke deelnemer kan ook kiezen uit alle talen die je voor het evenement aanbiedt.
Inloggen zonder wachtwoord
Deelnemers loggen in met een code van zes cijfers, die naar het e-mailadres op hun ticket wordt gestuurd. De code werkt vijftien minuten. Daarna blijft de telefoon zestig dagen ingelogd, en die termijn wordt verlengd zolang ze de app gebruiken. Er is geen wachtwoord om te vergeten of te herstellen.
Meldingen
De web-app kan pushmeldingen sturen voor mededelingen, chat, verzoeken om af te spreken, plekken die vrijkomen op de wachtlijst en feedback over sessies. Deelnemers kiezen welke soorten ze willen, en kunnen stille uren of een samenvatting in de avond instellen. Loopt een zaal uit, dan krijgen mensen die daar een sessie bewaarden een urgent bericht.
Op de iPhone en iPad werken webmeldingen pas als de app op het beginscherm staat. Dat is een regel van Apple, vanaf iOS 16.4. Noem dat als je mensen vraagt de app te installeren.
Walletpassen
Sommige deelnemers hebben hun ticket het liefst in Apple Wallet of Google Wallet. Heb je de ondertekening ingericht, dan voegen ze de pas met één tik toe vanuit de bevestigingsmail of de app. De pas scant aan de deur zoals elk ander ticket, en wordt bijgewerkt als de tijd, de locatie of het ticket verandert.
Waar een web-app minder goed in is
Wees eerlijk over de nadelen:
- Sommige mensen verwachten een evenement in de app store te vinden, en hebben nog nooit iets op hun beginscherm gezet. Zet de stappen in je bevestiging en je herinnering.
- Oudere iPhones en sommige browsers kunnen geen web-app installeren of webmeldingen ontvangen. In de browser werkt de app dan nog steeds.
- Een web-app kan niet bij alle hardware waar een app uit de store wel bij kan, zoals de ingebouwde barcodescanner van een robuuste handscanner aan de deur.
En de apps in de store?
De evenementenapp van AttendBeacon bestaat ook als app voor iPhone, iPad en Android, gebouwd op dezelfde pagina's. Eén app bevat elk evenement. Deelnemers openen het jouwe met de evenementcode, zoals BEACON26, of door de QR-code op je poster te scannen. Download hem in de App Store of op Google Play.
Niemand hoeft iets te installeren. De web-app is hetzelfde evenement, op hetzelfde adres.
Een plan voor de lancering
- Publiceer de evenementpagina en open de aanmelding. Dat adres is de app.
- Vertel in de bevestigingsmail dat het ticket ook in de app staat, en hoe je die op je beginscherm zet.
- Print een poster met de QR-code van het evenement voor op de locatie.
- Stuur de dag ervoor een herinnering met dezelfde stappen en één tip: open de app thuis een keer, zodat hij op de locatie al is opgeslagen.
- Laat op de dag zelf de infobalie mensen helpen met installeren, uit de buurt van de rij bij de ingang.
Voor de deur zelf, lees Zo regel je inchecken met de telefoon voor een congres van 300 mensen.