Een evenement levert gegevens op die je CRM nodig heeft: wie zich aanmeldde, wie er echt was, welke sessies iemand bijwoonde, en welke bezoekers je team bij een stand sprak. In veel teams betekent dat na afloop een CSV-export naar Dynamics 365, en een dag dubbele contactpersonen opruimen.
Het evenementenplatform AttendBeacon werkt met Dynamics 365 en Customer Insights - Journeys. Het houdt je omgeving bij terwijl de aanmeldingen binnenkomen. De verbinding loopt via de Dataverse Web API, met een app-registratie die van jou is. Dynamics 365 is een product van Microsoft; AttendBeacon is een onafhankelijk evenementenplatform.
Wat er in Dynamics 365 binnenkomt
Jij kiest wat er wordt geschreven. De verbindingstest leest je omgeving en biedt alleen aan wat die heeft.
- Contactpersonen en AttendBeacon-activiteit. Elke persoon wordt een contactpersoon, of wordt gekoppeld aan een bestaande. Een notitie op de tijdlijn van de contactpersoon legt elke aanmelding, annulering, check-in en bijgewoonde sessie vast. Deze modus gebruikt alleen standaardtabellen en werkt dus in elke omgeving.
- Tabellen voor evenementbeheer. Heeft je omgeving de tabellen voor evenementbeheer van Customer Insights - Journeys, dan komen het evenement, de sessies, de aanmeldingen en de check-ins daarin. Segmenten en trajecten gebruiken ze dan als hun eigen gegevens. Een geannuleerd ticket maakt de aanmelding inactief.
- Realtime-trajecttriggers. Heb je in Customer Insights - Journeys aangepaste triggers gemaakt, dan kan elk signaal er een afvuren: aangemeld, geannuleerd, ingecheckt of lead vastgelegd. Je marketeers starten daar trajecten mee. Een annulering stopt alleen het traject van dat ene ticket.
- Leads. Bezoekers die hebben toegestemd hun gegevens met een sponsor te delen, kunnen als lead in Dynamics komen, voor de sponsors die je per evenement kiest. Elke lead wordt één keer aangemaakt, met de beoordeling en de leadbron Beurs. Daarna is hij van je salesteam: latere wijzigingen aan de kant van het evenement overschrijven hun werk nooit.
Zo voorkom je dubbele contactpersonen
Dubbele records zijn de belangrijkste reden dat niemand evenementgegevens in een CRM vertrouwt. De koppeling gaat er zorgvuldig mee om:
- Contactpersonen worden gekoppeld op e-mailadres, in alle drie de e-mailkolommen.
- Nieuwe contactpersonen gaan door je eigen regels voor duplicaatdetectie. Een duplicaat wordt gemeld, zodat iemand het kan samenvoegen.
- Een inactieve match wordt niet verdubbeld. Je krijgt de vraag die te heractiveren of samen te voegen.
- Waarden die al in Dynamics staan, blijven staan, tenzij je in de toewijzing kiest om ze te vervangen. Kolommen worden nooit leeggemaakt.
- Een bedrijf wordt gekoppeld aan het account met precies die naam, als er precies één is. Er worden nooit accounts aangemaakt.
Voordat je verbinding maakt
Je Dynamics 365-beheerder regelt eenmalig een paar dingen. De werkruimte toont dezelfde stappen onder Zo maak je verbinding.
- Registreer een app in het Microsoft Entra-beheercentrum. Kies alleen deze organisatiemap, zonder omleidings-URI. Kopieer de toepassings-id (client) en de map-id (tenant).
- Geef de app een referentie. Een certificaat heeft de voorkeur; een clientgeheim kan ook. Noteer wanneer het verloopt.
- Maak een beveiligingsrol in de omgeving, via het Power Platform-beheercentrum. Die krijgt de bevoegdheden die de werkruimte opsomt: contactpersonen, accounts en notities, en afhankelijk van wat je synchroniseert ook leads en campagnes, de tabellen voor evenementbeheer en leesrechten op triggers.
- Maak een toepassingsgebruiker voor de app, in de hoofdbedrijfseenheid, met die rol. Die heeft geen licentie nodig.
- Optioneel: maak aangepaste triggers in Customer Insights - Journeys en werk ze af tot ze de status Gereed om te gebruiken hebben.
- Kopieer de URL van de omgeving, zoals https://contoso.crm4.dynamics.com.
De app-registratie heeft geen API-machtiging nodig. Je importeert geen oplossing en verandert niets aan je tabellen.
Verbinding maken
Open in de werkruimte Integraties en kies Dynamics 365. De wizard heeft zes stappen.
- Omgeving: de URL, de tenant, de client en de referentie.
- Test: laat zien welke modi je omgeving ondersteunt.
- Wat er synchroniseert: contactpersonen en activiteit, tabellen voor evenementbeheer, triggers en leads.
- Toewijzing: welke waarde waar terechtkomt, en of een waarde die al in Dynamics staat vervangen mag worden.
- Evenementen: nieuwe evenementen synchroniseren standaard. Kies welke bestaande evenementen meedoen. Wat er gebeurde voordat je verbinding maakte, gaat alleen mee als je daarom vraagt met "Alles nu versturen".
- Toestemming: zie het volgende deel.
Toestemming en de AVG
Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je deelnemers, en het evenementenplatform verwerkt ze voor jou. Aanmeldingen naar je eigen CRM sturen om het evenement te organiseren is jouw besluit, en je privacyverklaring moet dat vermelden. Er synchroniseert niets tot een beheerder bevestigt dat dat zo is.
Je kunt verder gaan en per evenement een toestemmingsvraag verplicht stellen. Zonder vinkje wordt iemand niet verstuurd. Crewtickets en plekken in een teambestelling zonder naam gaan nooit mee.
Toestemming voor marketing is een andere zaak. Dat regel je met de toestemmingsinstellingen van Customer Insights - Journeys. Het evenementenplatform legt geen marketingtoestemming vast in Dynamics, al kun je het antwoord op een toestemmingsvraag wel aan een kolom naar keuze toewijzen.
Leads zijn van de sponsor. Ze komen alleen in je CRM voor de sponsors die je kiest, alleen zolang de bezoeker zijn gegevens deelt, en er gaat niets meer heen zodra hij daarmee stopt.
Terwijl het draait
Wijzigingen gaan meteen weg. Een controle om de 30 seconden vangt de rest op, zoals een naam die aan de balie is verbeterd. Vraagt Dynamics om rustiger aan te doen, dan wacht de koppeling zo lang als Dynamics aangeeft.
Een record dat mislukt, wordt in ongeveer een dag tot acht keer opnieuw geprobeerd. Daarna zie je het met de foutmelding van het CRM zelf en een knop Opnieuw proberen. Bij elke deelnemer staat in de werkruimte de CRM-status, met "Opnieuw synchroniseren".
De referenties staan in een sleutelkluis, nooit in de database. Verbreek je de verbinding, dan stopt de synchronisatie meteen en worden de referenties verwijderd.
Test vóór je evenement
Maak eerst verbinding met een test- of sandboxomgeving. Daarna:
- Meld twee of drie testdeelnemers aan en annuleer er een.
- Check er een in bij de deur en scan een lead bij een teststand.
- Open elk record in Dynamics 365 en controleer wat er binnenkwam, en waar.
- Vuur een trigger af als je die gebruikt, en kijk of het traject start.
- Verwijder de testrecords.
Leads die het evenementenplatform aanmaakt, zeggen dat in hun beschrijving, en de notities op de tijdlijn eindigen met "Created by AttendBeacon". Contactpersonen die het aanmaakte, hebben die notities. Zo vind en verwijder je ze makkelijk.
Andere CRM's
Dezelfde aanpak werkt voor Salesforce, HubSpot, Pipedrive en Zoho CRM. Bekijk alle koppelingen.